Orden i kaoset

Orden i kaoset

KOMMENTAR: Sporing er tidens stikkord. Lover og forordninger krever at data skal gjenfinnes. Selv uten lovverket bør virksomhetene rydde opp i dokumentkaoset.

Siden 1990 har vi hatt tilbud på Microsoft Office. Siden den gang har det blitt mye post og mange dokumenter, så mange at det nå flommer over. Det har fått mange virksomheter til å innse at det bør ryddes opp.

For en ting har Bill Gates bidratt til før han går av siste fredag i juni. Han har i praksis avskaffet sekretærene. Dermed har mye arkivering av dokumenter blitt borte.

Derfor kreves det innføring av nye arkiver, ikke fysiske, men virtuelle og et regime for håndtering; Content Management.

Det store byråkratiet

Svindel tollereres ikke av børsnoterte aksjeselskaper. I USA kom det derfor en rekke forordninger hvorav SOX (Sarbanes-Oxley) har blitt det store byråkratiet for nødvendig dokumentasjon.

I Europa har man ikke vært like fanatiske. Mye praktisk regelverk har vært på plass. Men fra første juli gjelder EUs regulativer 43 og 46, i praksis det som betegnes Eurosox.

Regulativene skal innarbeides i norsk lov, men hva de får å bety er usikkert. Prosjektet Norsox har satt opp sine krav. De synes å gå langt utover Eurosox i å etablere profesjonell virksomhetsstyring.

Etter en diskusjon med to skarpskodde advokater i Føyen Advokatfirma DA i mer enn halvannen time ble konklusjonen at norske virksomheter som har en ryddig økonomi og en fornuftig styring, ikke trenger å gjøre noe.

Innsideinformasjon

Det har vært nok skandaler hvor ledelse og store eiere tar hensyn til sine interesser på bekostning av små investorer.

Uansett hva børs og meglerhus sier, har mange investorer gjort det bra på innsideinformasjon.

Viktig informasjon må derfor tas vare på. Hva som er viktig er ikke like lett å se i øyeblikket. Når en forespørsel kommer, kan det være vesentlig å dokumentere hva som har skjedd.

Mange innser at det trengs opprydding, men så trøster man seg med at det finnes søk. De moderne søkesystemene finner alt. Til det er svaret tja. Det forutsetter at ingen data går tapt og at alt det lagrede materialet gjennomsøkes for indeksering.

Så lenge man ikke har et regime for å ta vare på og fjerne post og dokumenter, vil tekstkaoset båre øke. De færreste sletter innkommende post.

Arkivering i kabinetter

I administrasjonen i større organisasjoner hadde man tidligere et sekretariat. I alle virksomheter hadde man sekretærer. Noe av det de kunne var å arkivere.

Kabinetter, skuffer, mapper og ryttere var kjent. Klassifisering av det som skulle arkiveres var innlært. Gjorde man en god jobb, var det greit å finne tilbake selv om det kunne ta tid. Med store rullekabinetter kunne det ta mye tid.

I dag snakker man ikke lenger om sekretærer. Utdannelsen får man i kontorfag med it. Hvor vidt den også omfatter klassifisering av dokumenter, i praksis opplæring i dokumentets metadata, er usikkert.

For nå er det lite arkivering i kabinetter. Nå er det lagring som filer spredd over alle lagringsmedia. Veldig mye arkivmateriale er på den enkeltes pc. Med så mye data spredd rundt omkring er det ikke underlig at ansatte bruker inntil 30 prosent av tiden på søk.

Klassifisering

Virksomheter må derfor ta innhold alvorlig. Innholdshåndtering må bli et innsatsområde. Det nytter ikke bare å si Sharepoint. Det trengs et sentralisert regime for innhold.

Det kan gjerne starte med å klassifisere og arkivere post. Alt som er viktig for virksomheten skal klassifiseres. Derfor trengs det bibliotekskompetanse. En bibliotekar vil være nyttig i et prosjekt.

For til nå har innholdshåndtering stort sett handlet om strukturering av web-sider. Det regimet er ikke spesielt bra.

Men det finnes en rekke leverandører som kan mye om strukturering og administrasjon av dokumenter. Det omfatter alt fra innskanning og tolking av dokumentet til arkiveringskrav i henhold til offentlige regelverk.

I Norge har dokumentrike organisasjoner gode systemer. Det gjelder til dels offentlige, for vi forstår at dokumenter lever som en del av en saksgang. Software Innovation drømmer om at dokumenthåndteringssystemet 360 skal dekke hele sirkelen.