Arendal reddet av effektiv it

Arendal reddet av effektiv it

Et underskudd på 50 millioner kroner er på fem år snudd til et like stort overskudd. Informasjonsteknologi har vært avgjørende for å få Arendal kommunes økonomi på rett kjøl.
Arendal kommune var for bare fem år siden på randen av konkurs. Underskuddet beløp seg ved utgangen av 1999 til 50 millioner kroner.

Nå er underskuddet snudd til tilsvarende overskudd. Kommunen har jobbet på mange fronter for å få redusert utgiftene, men rådmann Harald Danielsen slår fast at it har stått spesielt sentralt og er en sterkt medvirkende faktor til at Arendal kommune nå er likvid.

-- Vi har betalt de it-investeringene vi har gjort mange ganger. Det er ikke mulig å takle dagens utfordringer i kommunal sektor uten ikt. Både innbyggere og stat krever en helt annen kvalitet enn før, sier Danielsen.

Innbyggerne i fokus

Både Storting og regjering setter stor krav til kommunene. Ressursene skal i størst mulig grad skal knyttes til tjenesteproduksjon som kommer innbyggerne til gode. Pengene skal brukes på gode skole-, helse, eldre- og omsorgstjenester, og ikke på å betale en stor administrasjon. Det har vært et sentralt tema i arbeidet med å bedre økonomien i Arendal.

Nedskjæringene i kommunen, som har vært uunngåelige, har ifølge Danielsen ikke gått på bekosting av tjenestetilbudet. Selv om antall ansatte i kommunen er betydelig redusert, har det likevel blitt arbeidet kontinuerlig og aktivt med kvalitetsheving av tjenester og prosesser.

-- Minst mulig administrasjon har vært et omkvede i 20 år. Dette er veldig sentralt i det arbeidet vi gjør i kommunen. Min visjon er at jobb og administrasjon skal være lett. Vi må utvikle enkle prosesser. Brukervennlige ikt-verktøy bidrar i dette arbeidet. Bare se på epost. Det er et verktøy som helt klart å effektivisert kommunalt arbeid og som vi i dag ikke kan forstille oss å være foruten, sier Danielsen.

Nytt rådhus

Arendal har i flere sammenhenger blitt trukket frem som er foregangskommune i arbeidet med å effektivisere kommunal drift med it-verktøy. Blant annet var kommunen finalist i Servicekonferansen 2003 da årets servicekommune ble kåret. Den prisen stakk imidlertid Kristiansund kommune av med. Rosende omtale ble det likevel både på Arendal, Larvik, Orkdal og Tønsberg.

Det største digitale skrittet tar likevel Arendal i disse dager. På den gamle rutebilstasjon-tomten (mye omtalt i Lillelørdag) bygges det nå et nytt rådhus. Der flytter administrasjonen inn 15. november. Det blir startskuddet for en helt ny måte for kommunen å arbeide på. Hele organisasjonsstrukturen skal endres. 27 ledere skal bli syv og staben reduseres med 23 årsverk. I tillegg kommer en rekke it-baserte verktøy og effektiviseringstiltak.

Dette inkluderer blant annet et nytt prosjektstyringsverktøy, mulighet for digitale møter, et kompetansestyringssystem, en forenkling av Kontor 2000 - kommunenes sak/arkiv-system fra IBM - blant annet gjennom å gjøre systemet internettbasert, fax skal kunne sendes og mottas fra pc-en, data fra en rekke administrasjon- og fagsystemer skal over i èn database for bedre mulighet til å ta ut viktige nøkkeltall, den ansatte skal kunne logge seg på alle systemer med et passord, en rollebasert portal som gir tilgang til relevante applikasjoner for den ansatte skal implementeres og videokonferanse skal tas i bruk.

I tillegg har kommunestyret nylig banket gjennom et ambisiøst bredbånds- og ip-telefoni-prosjekt.

Til tross for de fundamentale endringene Arendal kommune både har gjort og skal gjøre, er ikke rådmann Danielsen redd for at de ansatte skal bli lei av stadig nye endringer i arbeidsprosesser og rutiner.

-- Jeg hører at endringstrøtthet kan være et problem. Men det er ikke noe vi opplever i vår organisasjon. Å jobbe moderne er motiverende i seg selv, sier han.

Et utstillingvindu

IBM er en sentral aktør i Arendals it-strategi. Brorparten av løsningene som skal inn i det nye rådhuset leveres av IBM - til rabatterte priser. Det gjør ikke Store Blå for å være snill. Motivasjonen er å kunne bruke Arendal som utstillingsvindu overfor andre kommuner.

-- Arendals arbeid med å både å bedre interne prosesser og tilbudet til innbyggerne er unikt i Norge. At kommunen flytter inn i helt nye lokaler er dessuten en gyllen mulighet til å bli enda bedre, slår direktør for forretningsutvikling Roar Fundingsrud i IBM fast.

Ikt-rådgiver Øyvind Haugmoen forteller at IBMs rolle er sentral blant annet fordi selskapet har levert plattformen for kommunens intranett. Det valget mener han det var naturlig å bygge videre på det valget.

-- Vi har gått opp et spor med IBM før og ønsker å fortsette det sporet. Det er en strategisk beslutning. Blant annet gir det oss mulighet for å kunne gå mer over til Linux etter hvert, hvis vi ønsker det, sier Haugmoen.

Må vise til gevinst

Haugmoen mener kommuneledelsen skal ha mye av æren for at Arendal utmerker seg på it-fronten. I mange kommuner sliter it-ansvarlige med å få både ledelse og politikere til å se potensial i moderne it-støttede arbeidsprosesser. Først og fremst fordi slike investeringer ofte passer dårlig inn i et presset kommune-budsjett.

Det mener Haugmoen ikke er tilfelle i Arendal.

-- Vi har en innovativ rådmann som finner kapital til gode prosjekter, sier han

Den største jobben er dermed å kunne dokumentere at et prosjekt faktisk vil gi reelle gevinster.

-- Prosjekter som ikke beviselig betaler seg over en periode på fem år er ikke aktuelle i Arendal, konkluderer Haugmoen.

Kommunen er nå midt i et bredbånd- og ip-telefoni-prosjekt som bygger på denne tesen. Gevinster grunnet mindre vedlikehold i et mer homogent miljø og sparte tellerskritt på all intern telefoni, skal sprøytes rett inn i fiber-investeringer. Det skal gi enda bedre ip-telefoni og nytte på mange andre felt.

-- Selv om noe av gevinsten går til fiber, vil vi i et perspektiv på ti år likevel spare 750.000 kroner i året. Vi har holdt på med prosjektet i ett år. 90 prosent av tiden har gått med til økonomiske beregninger for å måle lønnsomheten. Når det er på plass er det lett å overbevise både kommuneledelsen og politikerne, sier Haugmoen.