Arkivirvar

Arkivirvar

Virksomhetene må finne ut hva de vil. Uten orden på dataene kan det ikke bli orden på forretningsprosessene.
En prosent vekst i verdi, men 50 prosent økning av lagringsvolumet er øyeblikkets status. Fem år til med tilsvarende vekst vil skape kaos i virksomhetene.

Platelagre i tjenestemaskinene bør nærmest bannlyses, fordi brukerne ikke vet, og fagfolkene lett mister oversikten, hvor data befinner seg.

Sentralisering vil hjelpe, men selv om ikke antallet fysiske lagringskabinetter øker, vil egne arkiver nærmest måtte dedikeres til data om dataene. Spørsmålet er hvordan vi skal organisere dataene i forhold til behovene. Vi må lære av de som har lært. Bibliotekarer bør benyttes for å skape ordnede forhold.

Encyclopædia Britannica utviklet seg til et stort leksikon. I 1968 hadde Britannica to hundre års jubileum. Da kom det siste leksikonet i 24 bind ordnet fra A til Z. Siden ble alt snudd opp ned.

Fortsatt gjelder indekseringen fra de store leksikonene, eller indekssekvensiell organisering som det heter i fil og databasesystemer.

Ideen ved et blikk å kunne plukke ut riktig bind, for så å lete sekvensielt til informasjonsgrunnlaget er funnet, har påvirket tilgangen til data som bør lagres i en bestemt rekkefølge.

Indekssekvensiell er ikke den eneste adresseringsmåten. Det finnes mange alternativer, mange mye kjappere, hvis ikke dataene må ordnes. Ulike alternativer utnyttes for raskt å finne data i enorme arkiv. Da må det jobbes i forkant for å skape effektive tilgangsnøkler.

Utviklingen gjør data foreldet. Leksikonene løser det ved årsbind, men etter noen år blir det rotete. På et tidspunkt kommer derfor leksikonet i en ny utgave.

Helt tilsvarende blir det rotete på platelagrene. Med stadig mer data i filen kreves det en samordning. I praksis gjøres en defragmentering som ordner opp slik at dataene igjen henger sammen.

Det økende datavolumet kan håndteres enkelt, hvis data kan gå tapt uten at det spiller noen rolle. Men kan data gå tapt, er det liten grunn til å ta vare på dem. Konsekvensen er at data som samles, må tas vare på.

All erfaring tilsier at går forretningsdata tapt, går virksomheten tapt, ikke med en gang, men i løpet av noen år.

Men alle data er ikke like viktige. Noen kan mistes uten at det blir katastrofe. Andre krever bare ekstra kostnader å gjenskape. Spørsmålet er hvor raskt og i hvilken rekkefølge.

Data må kategoriseres i klasser i henhold til viktighet. Forretningsdata er livsviktige å beskytte. Men ikke alle er like livsviktige å gjenskape med umiddelbar virkning etter et sammenbrudd.

Data har dermed behov for en dobbel klassifikasjon. Viktighetsgrad med hensyn til daglig bruk, viktighetsgrad med hensyn til å gjenskape. De viktigste å gjenskape, må være på plass få timer etter at et sammenbrudd har skjedd.

Viktighetsgrad med hensyn til daglig bruk har vi begynt å adressere. Livssyklus er stikkordet. Men før data kan ordnes i nivåer avhengig av responstid, må data ordnes.

Sett fra et bedriftsperspektiv er ikke data ordnet når de ligger spredd på alle ansattes brukermaskiner og i alle tjenestemaskinene. En bibliotekar med dataerfaring vil være en god diskusjonspartner. For det gjelder å samle data, sentralt, avdelingsvis og personlig. Rent praktisk kan avdelingsvise data plasseres sentralt.

Bibliotekaren kan sannsynligvis lite om forretningsdata, men mye om å klassifisere data, mye om generelle data, data som benyttes i forbindelse med beslutninger og ekstern kommunikasjon.

Bilder er et nytt område virksomheter må ta stilling til. Tidligere ble bilder hengt på veggen i forbindelse med jubileer. Nå trengs bilder i forbindelse med all informasjonsvirksomhet. Web er et sentralt stikkord.

Web-sider uten bilder er drepende kjedelige. Web kommer til å bli stadig viktigere i forbindelse med alle virksomheters kommunikasjon. Da gjelder det å ha illustrasjoner og alternative bilder av bygninger, miljøer, personer og produkter.

Konsekvensen er at selv vanlige virksomheter trenger et datastyrt bildearkiv. For få kan noe om indeksering og arkivering.