Bruk prekvalifisering

Bruk prekvalifisering

Aktørene i it-markedet har blitt stadig mer bevisst regelverket for offentlige innkjøp. Heldigvis har offentlige innkjøpere i økende grad tatt i bruk regelverket, men det er dessverre fremdeles en del eksempler på det motsatte.
Selv om regelverket benyttes, oppstår det stadig uenighet mellom offentlig innkjøper og leverandører om regelverket har blitt benyttet korrekt. Antallet klagesaker til Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) er et uttrykk for at det er mange konflikter omkring praktiseringen av regelverket. nn Et av de områdene det ser ut til å herske stor usikkerhet omkring er valg av innkjøpsprosedyre. Her står man i hovedsak overfor to valg: Anbudskonkurranse og konkurranse etter forhandlinger. Et særlig relevant kriterium for å bruke prosedyren konkurranse med forhandlinger er at det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner at valg av det beste tilbudet kan skje med anbudskonkurranse.

Når det gjelder anbudskonkurranse, er det absolutt forbud mot å føre forhandlinger med leverandørene. Det er en viss åpning for kommunikasjon mellom innkjøper og leverandør for å oppklare mulige misforståelser. Men det er ingen som helst mulighet for å justere på tilbudet. Eksempelvis kan ikke deler av løsningen tas ut av tilbudet eller justeres. Delpriser, totalpriser eller andre betingelser kan naturligvis heller ikke endres. En god dialog mellom kunde og leverandør før kontraktsinngåelse vil være en fordel for å oppnå en god løsning og redusere risiko ved de fleste it-anskaffelser av en viss størrelse og kompleksitet. I slike tilfeller vil det svært sjelden være feil regelbruk å benytte konkurranse med forhandlinger.

I forbindelse med konkurranse med forhandlinger ser det i praksis ut til å herske stor usikkerhet omkring bruken av prekvalifisering. Det er svært mange eksempler på at man ikke gjennomfører prekvalifisering også for innkjøp over terskelverdien.

Ved konkurranse med forhandlinger over terskelverdien skal det benyttes en totrinnsprosess; først prekvalifisering, deretter tilbudsinnhenting. Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon skal sendes prekvalifiserte leverandører samtidig og naturlig nok etter prekvalifiseringen. Til og med erfarne advokater som holdt kurs i offentlige anskaffelser på konferansen Software 2004 i februar i år så ut til å ha misforstått dette da de på spørsmål fra salen om prekvalifisering må brukes ved konkurranse med forhandlinger over terskelverdi, ga svaret: "Nei, det er helt valgfritt om man vil bruke prekvalifisering i slike tilfeller". En nærliggende årsak til at feil prosedyre ofte brukes, kan være at man følger forskriftens del III i stedet for forskriftens del II; del III gjelder kun innkjøp under terskelverdien. nn Ved valg av leverandør i kompliserte og viktige innkjøp av it, vil det være fornuftig å legge vekt på forhold ved leverandøren som økonomisk og finansiell stilling, tekniske kvalifikasjoner, erfaring med lignende oppdrag osv.

Legg da merke til at slike forhold ikke skal hensyntas ved vurderingen av hvem som skal tildeles kontrakten og kan dermed ikke tas med som tildelingskriterier. Det avgjørende i den prosessen er hvem som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Forhold ved leverandøren som økonomisk stilling, generell kompetanse og erfaring skal kun brukes som kvalifikasjonskriterier. Ingen er tjent med at leverandører bruker store mengder tid til å utarbeide tilbud dersom de likevel blir diskvalifisert på grunn av forhold som kan avgjøres før tilbud utarbeides. Realitetene er samtidig slik at mange leverandører naturlig nok vurderer konkurransesituasjonen opp mot kostnadene ved å delta når man velger hvilke konkurranser man skal delta i. En søknad om prekvalifisering er som oftest vesentlig enklere og rimeligere å utarbeide enn et tilbud. Når det ikke brukes prekvalifisering, er det ofte mange titalls konkurrenter, mens det etter prekvalifisering som regel vil være et vesentlig mindre antall. Derfor vil mange leverandører la være å levere tilbud dersom det ikke brukes prekvalifisering, når sjansene til å vinne kontrakten med så mange konkurrenter er små i forhold til kostnadene ved å delta i konkurransen.

Konklusjonen er at dersom valg av beste tilbud ikke kan foretas gjennom svært presise spesifikasjoner (og naturligvis tildelingskriterier), men avhenger av dialog mellom kunde og leverandør, bruk prosedyren konkurranse med forhandlinger med prekvalifisering. Hvis man i tillegg klarer å angi og forholde seg til tildelingskriteriene på en god måte, blir alt så mye greiere, både for leverandører, innkjøpere og KOFA i et viktig marked for oss alle.

Jan Erik Ressem,
Computas AS

Tuva Aas Bakke,
Advokatfirmaet Hjort DA