Bydelsreform med mye it

Bydelsreform med mye it

Oslo kommune har redusert antall bydeler fra 25 til 15. Det regner kommunen over en treårs-periode å spare 200 millioner kroner på. Blant annet skal mer effektiv it bidra til dette.
1. januar 2004 ble Oslo redusert fra 25 bydeler til 15 bydeler.

Når det gjelder de gamle bydelenes "skjebne" så kan de grovt sett deles i tre. Noen har blitt splittet i to eller tre, noe har blitt slått sammen med en eller to andre bydeler og noen har forblitt uendret. Spesialrådgiver i Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester i Oslo kommune Stein Schatvet, slår imidlertid fast at beborne i liten grad har merket omleggingen . Det er primært administrasjonene som er berørt av bydelsreformen.

-- It-delen av bydelsreformen, og kvaliteten på denne, har vært helt avgjørende for at reformen skulle la seg gjennomføre

. Mye av it-prosjektet har rett og slett handlet om flytting av informasjon mellom databaser og sammenslåing av andre databaser. Dette har vært den trivielle siden av prosjektet, sier Schatvet.

-- Vi har i tillegg prøvd å legge inn løft på andre områder. Eksempelvis har vi fått etablert et felles sektorsystem for pleie- og omsorgssektoren - og har forøvrig benyttet anledningen til å bytte ut et foreldet barnehagesystem med et nytt barnehagesystem.

Oslo kommune har en rekke fagsystemer innen de enkelte sektorene.

Alle bydelene benytter samme sosial- og barnevernsystem. Bydelene benytter imidlertid to ulike sak/arkiv-systemer og to ulike helsestasjonssystemer. I tillegg til sosial og barnevern er det felles fagsystem på pleie- og omsorg og på barnehageområdet, samt at hele kommunen har felles systemer for økonomi og lønn.

Personvern

-- Mye av dataene og informasjonen vi behandler i kommunen er personsensitive. Dette gjelder spesielt sosial, barnevern og pleie og omsorgssektoren. Derfor har vi valgt å operere med ulike databaser i de ulike bydelene, forklarer Schatvet. På disse feltene har kommunen nå gått fra å ha 25 ulike databaser til å operere med 15 ulike databaser.

-- Registret over barn med barnehageplass er på den andre siden mer å betrakte som et kunderegister. Derfor har vi gjennom bydelsreformen nå kunnet slå sammen alle de tidligere databasene over barnehagebarn, til èn database som driftes på ett sted.

-- Vi kjenner til at flere har fått rare fakturaer på nyåret med regninger merket helt andre bydeler enn den de har tilhørt, eller den de nå tilhører. Har dette vært et spesielt problem?

Etter det Schatvet har brakt på det rene må dette handle om enkelttilfeller. Sentralt i kommunen har de ikke mottatt en eneste klage på dette, og man regner derfor med at dette må handle om et lite innkjøringsproblem.

-- Når informasjonen nå er sentralisert i èn database har de enkelte barnehagekundene blitt merket på nytt i henhold til hvilket bydel de nå tilhører. Her kan det selvsagt ha skjedd feil. Ellers har det vært vår målsetting at beboerne i sin praktiske hverdag i minst mulig grad skal ha merket omleggingen, forteller Schatvet.

Lite drift

Oslo kommune har valgt å organisere it-funksjonen slik at de selv står for systemforvaltning, men der driften av de fleste systemer er satt ut til leverandører i it-bransjen. Det er Steria som drifter kommunens økonomisystem, Cap Gemini Ernst & Young drifter bydelenes fagsystemer, mens EDB drifter lønn- og personalsystemene. Ementor fikk i fjor en stor kontrakt med Oslo kommune på å bygge et nytt nettverk for kommunen. Etter planen skal bydelene 8gå på lufta8 med nytt netverk høsten 2004. Øvrige deler av kommunen vil etter planen komme etter i 2005. En stor utfordring for Oslo er at mange av fagsystemene i kommunal sammenheng er utviklet for bruk i små kommuner.

Det jobbes derfor aktivt i kommunen med å bygge løsninger som bidrar til at systemene fungerer i storskalasammenheng. Inntil nå har det vært opp til den enkelte bydel å velge eget nettverk og infrastruktur for sine it-løsninger.

-- Det er på dette området vi har hatt mest støy. I enkelte bydeler har man i kortere perioder opplevd at ansatte har sittet uten tilgang til egne systemer. Samordningsarbeidet har vært en stor utfordring, men det har i hovedsak gått bra, forteller Schatvet.

Beholder jobben

Selv om det har vært litt støy rundt nettverk og infrastrukturproblemer, mener Schatvet at den aller største utfordringen i reformen har vært å ta vare på den ansatte.

-- Mange har blitt overtallige gjennom denne prosessen. Det å ta vare på disse og sørge for nye arbeidsoppgaver og utfordringer har vært en kjempejobb, sier Schatvet.

Ingen har mistet jobben på grunn av bydelsreformen

. De overtallige møter fast på samme sted hver dag for å utføre nødvendige arbeidsoppgaver inntil naturlig avgang åpner for tilvisning til ordinære stillinger. Antall overtallige har ifølge Schatvet falt raskt fra i overkant av 200 rundt årsskriftet, til rundt 90 etter få uker. Siden har antallet falt ytterligere.