Vraker Notes, velger Google

Vraker Notes, velger Google

Narvik kommune går fra IBM og Notes til nettskyen med Google Apps.

I ti år har Narvik kommune brukt Lotus Notes for epost. Nå går de over til Google.

- Vi har hatt Lotus Notes i en årrekke, men vi har sett lenge at det er vanskelig og dyrt å få tak i kompetanse for å videreutvikle systemet, sier Per Jakobsen, enhetsleder for it drift og utvikling i Narvik kommune til Computerworld.

- Det kostet uforholdsmessig mye å tilpasse Notes-løsningen til mobile enheter. IBM har en løsning for det, men det blir for dyrt. Derfor begynte vi å se på mulgheten for å løfte en del drift ut i skyen, og Google hadde en god løsning, sier han.

Nye tjenester, sparer penger

Jakobsen forteller at avtalen med Google gir et stort teknologiskifte med mindre ressursbruk på it-drift og samtidig en rekke fordeler for brukerne.

- Hvor mye sparer dere?

- Vi sparer noe, kanskje rundt 100.000 kroner i året. Men vi får en del tjenester vi ellers måtte betalt ganske mye for, i et slikt regnestykke sparer vi mer, sier Jakobsen og legger til:

- Muligheten for nye samhandlingsløsninger er det viktigste.

Mer samhandling

Behovet for spesialtilpasning for arkivering av epost og vedlegg til kommunens arkivsystem ga noen tekniske utfordringer som ble løst sammen med Google og konsulentselskapet Avalon Innovation fra Stockholm.

- Vi jobber mye med informasjon som ikke skal flyte ut på noen måte. Vi har mange dokumenter som ikke nødvendigvis inneholder sensitiv informasjon hvor vi kan benytte Google Docs.

- På it har vi testet dette ut de siste åtte månedene og er veldig fornøyd og overrasket hvilke muligheter vi nå har, sier Jakobsen.

Fra brukersiden har det lenge vært etterspurt mulighet for synkronisering av epost og kalender til mobile enheter. Gjennom samarbeidet med Google og Avalon er det utviklet et modul for utveksling av informasjon fra epost til saksbehandlersystem som på sikt kan tilgjengeliggjøres for andre.

- Jeg føler at vi har tatt et langt teknologisk sprang. Nå vil brukerne blant annet få mulighet til å lagre epost og dokumenter inn sakssytemet.

- Er sikkerheten god nok?

- Sensitiv informasjon vil fortsatt ligge og behandles i interne sakssystemer, men for samhandling utover saksbehandling vil vi kunne bruke Google, sier Jakobsen.

Les om: