De vet når du sender brev

De vet når du sender brev

Posten kan anslå morgendagens postvolum med en treffsikkerhet på nesten 90 prosent.

Hver dag samler postens ansatte inn brev fra nesten 35 000 steder over hele Norge. Den store utfordringen er at mengden brev varierer kraftig. Dermed har det vært vanskelig å beregne kapasiteten på bemanning og transport. Fra en dag til en annen kan antall brev i postens system variere med nesten 400 prosent.

- Med de store variasjonene var det vanskelig å planlegge bemanningen, ikke minst i forhold til oppdekking, vikarbruk og sykefravær, sier Arne Bjone i Postens Distribusjonsnett.

Bedre forutsigbarhet

Derfor valgte Posten lage et system hvor volumestimatene kunne brukes til planlegging av ressursene. Arbeidet med et business intelligence-verktøy startet for tre år siden og målet var en høy treffsikkerhet på volumestimatene. I dag ligger treffsikkerheten på mellom 80-95 prosent, den varierer med størrelsen på enhetene og for ulike typer produkter.

- Vi har store sesongvariasjoner, typisk høydepunkt ved juletider og lavsesong om sommeren. Men antall brev som sendes varierer også kraftig fra dag til dag i løpet av året. Vi lagde et system hvor vi nå har estimater brutt ned på de fleste enheter i distribusjon og produksjon, og med minst 14 dagers tidshorisont for de fleste ledere i distribusjonsnett - i ett system, sier Bjone.

På en måte kan man si det slik at Posten ikke har kontroll over sin egen verdikjede. Det er kundene som skyver volumene inn i virksomheten - uten innflytelse eller kontroll fra Posten selv.

- Vi er i en situasjon hvor vi ikke kan snakke med alle kundene for å høre hvor mange brev de har tenkt å sende fremover. Derfor må vi basere våre estimater på erfaringer og historiske data. Men vi har etter hvert opparbeidet en god dialog med våre største kunder og de har bedre forståelse for vår situasjon nå enn for en tid tilbake, sier Bjone.

Mer effektive

Posten har i flere år jobbet mot bedre estimater. Ifølge Bjone har dette ført til en effektivisering hvor mye av overkapasiteten nå er borte. Antall ansatte i distribusjonsnettet har gått ned med hele 24 prosent fra 2001 til 2006 og teller nå rundt 11.000 hoder. Besparelsen skyldes ikke bara bedre estimater, men også mer automatiserte prosesser. Blant annet flere sorteringsmaskiner som leser tekst og kan sortere 30 000 brev i timen. Posten har som mål at maskinen skal utføre mer enn 80 prosent av sorteringsjobben.

- Med analyseverktøyet klarer vi nå å forutse volumet med en stor treffsikkerhet på daglig basis og planlegger ressursene deretter, sier Bjone.

Fra en verden med en haug med Excel-ark med uttallige kolonner, som det tok lang tid å analysere, har Posten nå et system, levert av BI-leverandøren SAS, som gir dag til dag estimater. Bjone forteller at logistikken nå er så tidsstyrt at en forsinkelse på noe minutter kan gjøre at posten ikke kommer frem, når den skal transporteres videre fra terminalen til fly, tog eller bil. Viktigheten av at posten kommer frem i tide handler ikke bare om tilfredse kunder.

Posten har også et krav på seg fra myndighetene om at 85 prosent av A-posten skal komme frem i løpet av natten.

- Vi treffer stadig bedre på estimatene og målet er å nærme oss de faktiske volumene så mye som mulig. For å få til dette er vi helt avhengige av en god historikk, med kontinuerlig presisjon i datafangsten kombinert med relevant kundeinformasjon, sier Bjone.