Styrk bunnlinjen med bedre printerkontroll

Styrk bunnlinjen med bedre printerkontroll

Smarte og moderne printerløsninger gjør det mulig å både bli en mer miljøvennlig bedrift, i tillegg til at bunnlinjen bedres.

I en FN-rapport fra i fjor svarte 712 av 766 toppledere verden over at bærekraftige teknologier er en forutsetning for suksess. Slike teknologer er ikke bare for «show off», men grunnleggende nødvendige for bedriften.

Allerede før grønn teknologi ble en del av dagligtalen, pekte vi på ting som bør gjøres på kontoret. Man må få oversikt over hva slag utstyr man har og hvordan det brukes. Printeren du ikke klarer deg foruten, kan være din største synder. Gamle printere bruker vanligvis for mye strøm, og printere med kun én funksjon er sjeldent like effektive som maskiner som også kan kopiere og skanne.

Små endringer av inngrodde vaner kan redusere virksomhetens CO2-avtrykk sterkt, som å slå helt av maskiner som er lite brukt, slå på energispare innstillinger, eller kjøpe energimerket utstyr hvis du først skal skifte ut eller anskaffe nytt.

Du kan også gå mer grundig til verks for å redusere bedriftens karbonavtrykk. Blant våre råd er:

  • Få oversikt og kontroll over hvordan og hva ansatte printer ut
  • Se på plassering av maskiner, og om de ut fra plassering er for lite eller for mye brukt for å få mest mulig ut av det du har
  • Vurdere om du har for mye forbruksartikler på lager: Et varelager er dyrt
  • Knytt printerne til IT administrasjon for sentral overvåking, vedlikehold og reparasjon: Direkte henvendelser til IT-avdelingen for hjelp er dyrt og tidkrevende
  • Sett opp og effektuer retningslinjer for bruk av printere, som for eksempel:
    - Krav om å printe tosidig
    - Begrense antall jobber
    - Enkelte dokumentformater skal kun trykkes på spesielle maskiner

Andre ting kan også hjelpe, som å skaffe energigjerrige maskiner som også kan gå i dvalemodus, som består av resirkulerte komponenter og for Xerox' del – smeltevoksbaserte maskiner uten tonerkassetter som gir store avfallsmengder.

Med kontroll over printerpark og bruk, redusert antall printere til det optimale og bruk av de mest miljøvennlige teknologiene, kan printerutgiftene reduseres med opptil 30 prosent og CO2-avtrykket med opptil 20 prosent, vist i rapporter fra blant andre IDC (juni 2011).

Vi tar printfunksjonen som en selvfølge. Mange av kostnadene er skjulte, i følge IDC utgjør kostnadene som kommer til syne i regnskapene en minimal del av totale printerkostnader. Kostnadsomfanget varierer sterkt, i følge analysebyrået, kan det i de mest ekstreme tilfellene utgjøre så mye som 12 prosent av selskapets omsetning, med et snitt på mellom ett og tre prosent. Det er uansett mye.

Hvor er det så mulig å spare? IDC har svaret i en undersøkelse de gjennomførte for Xerox om restrukturering og administrasjon av utskriftstjenester («Managed Print Services» eller MPS):

  • Total kostnadsreduksjon på mellom 20 og 30 prosent
  • Reduksjoner i maskinvarekostnader på mellom 25 og 60 prosent
  • Reduksjon i energibruk på 30 prosent
  • Reduksjon i tonerbruk på 20 prosent
  • Reduksjon på mellom 10 og 15 prosent på avfall
  • Reduksjon på mellom 7 og 14 prosent på support
  • En dramatisk reduksjon i administrative kostnader avhengig av antall tidligere leverandører

Med gjennomtenkte printerløsninger vil virksomheten fremstå mer bærekraftig og få mer ut på bunnlinjen, slik topplederne så for seg i den omtalte FN-undersøkelsen. Flere prosjekter anskueliggjør dette:

I Norge har vi flere eksempler på gevinstuttak. Bergen kommune gjennomførte en totalrenovering av sin printerpark og printerbruk med optimaliseringer av så vel park som bruk. Kommunen har i dag 1.800 skrivere mot tidligere 4.000, og betydelige miljø- og kostnadsbesparelser knyttet til energi, areal, strøm-, avfall og utslipp – alt i følge egne rapporter.

Color Line har gjort noe tilsvarende. I følge selskapet er utstyrskostnader redusert med 27,5 prosent og henvendelser til IT help desk er redusert med 27 prosent. Andre gevinster er foreløpig ikke målt. Selskapet hadde i utgangspunktet 396 printere fordelt på 111 modeller fra 12 produsenter, med en ratio på 2,16 ansatte per enhet og årlige kostnader på 14,7 millioner kroner.

Denne artikkelen er skrevet av Jens Petter Ørjansen, adm. dir. Xerox Norge.

Les om: