Ville du bygd hus uten tegninger?

KOMMENTAR: Det ligger konkurransefortrinn i optimaliserte arbeidsprosesser, skriver Henrik Bibow.

Publisert Sist oppdatert

Skal en bedrift lykkes med å jobbe smart er det avgjørende at forretningsprosesser og it-portefølje er optimalisert, samt synkronisert med virksomhetens strategi. It-transformasjonsanalyse er en "industrialisert2 metode for å beskrive beste praksis for forretningsprosesser, og analysere hvilken påvirkning disse har på it.

It-transformasjonsanalyse er basert på TOGAF og IAF. Dette er ledende rammeverk for utførelse av virksomhetsarkitektur.

En it-transformasjonsanalyse gjennomføres av et tverrfaglig team, hvor en virksomhetsarkitekt vil være ansvarlig for å drive prosessen. En viktig del av denne oppgaven vil være å få til en god kommunikasjon mellom forretningssiden og it.

En ansvarlig virksomhetsarkitekt vil typisk være en erfaren person med kunnskap både innen forretning og teknologi. Resultatet av en it-transformasjonsanalyse vil være:

  • Et målbilde som gir en oversikt over gapet mellom nå-situasjon og ønsket situasjon for forretning og it
  • Fullstendig business case
  • Risikomatrise
  • Et transformasjonsveikart, hvor de viktigste stegene for å gå fra nå situasjon til ønsket situasjon er definert og organisert grovt i forhold til domene og tid.

Ett slikt grunnlag reduserer risikoen betraktelig, og bidrar til å levere prosjekter som går innenfor budsjett og med ønsket funksjonalitet. Årsaken til dette er rett og slett at du kjenner ønsket situasjon i tillegg til gevinster, kostnader og risiko før oppstart av prosjektene og kan bruke dette aktivt i dine prioriteringer samt i planleggingen.

Min påstand er at hovedårsakene til at et it-prosjekt feiler er:

  • Manglende kommunikasjon mellom forretning og it
  • Manglende analyse- og designarbeid i forkant av implementering.

Som et eksempel er det ingen som ville funnet på å bygge et hus uten å ha alle tegninger klare, i tillegg til en kvalitetssikring av konstruksjon og styrkeberegninger. Du som huskjøper vil med all sannsynlighet også kreve å få se og godkjenne designet.

Jeg har utført x antall ryddejobber for å redde prosjekter, ofte "quick win-prosjekter", av ulik størrelse. En fellesnevner for disse prosjektene har vært at implementering av it-løsning startes uten at nødvendig design er på plass, og uten at forretningen, har forstått og akseptert designet.

Jeg har sett hvor stor risiko slike prosjekter tar og hvor lett dette ender opp med manglende kontroll på kost, leveranse og funksjonalitet. I tillegg til at det fører til en frustrert forretning som bare ser et pengesluk.

Skal vi klare å gjennomføre mer treffsikre it-prosjekter må vi få kontroll på omfang, funksjonalitet og risiko i forkant av implementering. Det er her virksomhetsarkitektur og it-transformasjonsanalyse spiller en viktig rolle.

Skal vi lykkes med treffsikre it-løsninger som bidrar til at virksomheten jobber smart, er det avgjørende at vi etablerer tverrfaglige team som kan belyse alle relevante problemer. Både sett fra et forretnings- og et it-perspektiv.

Dette må skje i forkant av implementering. I tillegg må vi sikre at det etableres en felles forståelse for de ulike problemstillingene, samt en felles forankring i begge miljøer. En viktig suksessfaktor for å oppnå disse målene er, i tillegg til en felles tverrfaglig møteplass, en klart definert gjennomføringsprosess, hvor både rekkefølge og ansvar samt innflytelse er klart definert. Sett fra et virksomhetsperspektiv er hensikten med it å støtte forretningsprosessene.

Det er derfor vesentlig med en prosess som tar utgangspunkt i reelle forretningsbehov, for så å analysere faktiske it-behov. Dette betyr ikke at ikke it har innflytelse på endelig løsning, men at utgangspunktet for it er faktiske forretningsbehov. I de tilfeller hvor forretningskrav skaper uakseptabel risiko eller kostnad i forhold til it, må dette tas hensyn til, og en ny runde må gjennomføres.

Gjennom et antall slike iterasjoner sikres et vellykket og bærekraftig design.

Bedrifter som evner å etablere it-transformasjonsanalyse som en naturlig del av sine utviklingsprosesser og it-satsinger vil med all sannsynlighet evne å jobbe smartere, ved at bedriftens forretningsprosesser og it-løsningen er synkroniserte og i henhold til strategi.

På denne måten vil bedriftene skaffe seg et konkurransefortrinn, i tillegg til at den oppnår betydelig bedre kostnadskontroll, samt redusert risiko ved gjennomføring av nye it-prosjekter.

Henrik Bibow, sjefskonsulent for virksomhetsarkitektur i Capgemini