Delt prosjekt i milliardklassen

Forsvarets omlegging til et fagsystem på logistikk, økonomi og regnskap er en av Norges aller største it-omlegginger. Så langt er det bevilget eller foreslått bevilget 1,2 milliarder kroner til Program Golf.
Omleggingsarbeidet er ikke bare blant de aller største it-omlegginger i det offentlige, det har også krevd masse tid og arbeid bare å komme i gang med prosjektering.

Den mest dramatiske endringen i prosjektet skjedde sommeren 2001. Frem til da hadde Forsvarsledelsen tenkt og prosjektert hele omleggingen som ett stort prosjekt. Og det mange advarsler til tross. Dette arbeidet hadde på det tidspunktet pågått i mer enn seks år.

Sommeren 2001 bestemte imidlertid forsvarsledelsen seg for å bytte strategi, med støtte fra departementet, og de aller fleste eksperter på prosjektering ble skiftet ut.

Golf-programmet ble lagt ut på anbud som et prosjekt i enkelte deler. Når man ved årsskiftet 2001/2002 valgte leverandør, bestemte man seg likevel for at man ønsket å bruke SAP som hovedsystem i hele prosjektet. Golf-programmet er nå lagt opp slik at det kan avrundes ved hver eneste store milepæl.

Gode erfaringer

-- Vi har utelukkende gode erfaringer med den metoden vi nå jobber etter, sier ansvarlig for Golf-programmet i Forsvaret, brigader Jon Rikter Svendsen. Han har hatt dette ansvaret siden forsommeren 2003.

Han bemerker imidlertid at løsningsmodellen medfører at alt tar litt lengre tid.

-- Men vi er ikke i tvil om at vi har fått en sikkerhet i gjennomføringen av prosjektet som langt overstiger alternativet. Vi taper litt tid, men vinner et bedre prosjekt med større styring og muligheter til kontroll. I tillegg sikrer vi oss slik at prosjektet kan avrundes ved hver store milepæl, og at de resultater vi oppnår underveis uansett er anvendbare, uttaler Rikter Svendsen.

Gå tilbake

Et poeng Jon Rikter Svendsen trekker frem når han skal forklare hvorfor ting tar lengre tid, er at man hele tiden må gå tilbake i tidligere prosjekter for å justere gamle valg med tanke på nye utfordringer.

I september var den første prøveproduksjonen med det nye systemet i gang. 1. januar 2004 er såpass mye skiftet ut at Forsvarsjefen kan fortelle finansministeren at han tilfredsstiller statens økonomireglement.

1. mai 2004 avsluttes første del av program Golf. Da er antall økonomisystemer redusert fra elleve til sju. Samtidig er man nå i gang med å beskrive neste fase av Golf, nemlig logistikksystemet for innkjøp og lagerstyring. Dette prosjektet vil igjen medføre at enda flere enheter i Forsvaret vil bytte til det nye økonomisystemet, som i prinsippet skal være det ene økonomi- og regnskapssystem Forsvaret bruker.

Topp-forankring

-- Dere bruker mye tid, og ikke minst et hav av statlige kroner, og høster stadigvekk offentlig storm, hvordan påvirker dette prosjektarbeidet?

-- For oss internt betyr ikke den offentlige kritikken mye for vårt arbeid. Prosjektet vårt er forankret helt i vår toppledelse, og vi har dermed solid støtte og sikkerhet i egne rekker. Det er en stor styrke for et prosjekt av de dimensjoner vi her snakker om at hele organisasjonen er involvert i arveidet. Både at prosjektet er forankret i toppledelsen, men også at vi har sikret at grunnplanen i organisasjonen, de som faktisk skal bruke sluttresultatet også er med i arbeidet hele veien, påpeker Rikter Svendsen.

Bonusmodell

Forsvaret har osgå valgt en helt speisell avlønningsmodell for sin leverandør.

-- Vi har laget et slags bonussystem som måler hva leverandøren klarer å levere underveis til gitte milepæler. Klarer de god leveranse før tiden, gir det bonus. Går de over de oppsatte tidsfrister eller ikke klarer å levere den kvaliteten vi har blitt enige om, blir det straffebøter.

-- Hvor mye bonus eller bøter har det blitt så langt?

-- Det vil vi først oppsummere når hele delprosjekt en er overlevert Forsvaret 1. mai neste år, sier Rikter Svendsen, som så langt kan slå fast at Program Golf siden omleggingen i 2001 har vært gjennomført helt etter oppsatt timeplan.

Sjefen fornøyd

I mai i år besøkte forsvarssjefen, general Sigurd Frisvold, programstaben i Golf-prosjektet. Han uttrykte stor tilfredshet med det arbeidet som er gjort så langt, og slo fast at det er tydelig at prosjektledelsen har god kontroll.

-- Program Golf er uhyre viktig for Forsvaret. Dette er ikke først og fremst et it-prosjekt, men det er grunnlaget for omstillingen Forsvaret er midt oppe i, sa Frisvold.