Styrer it-budsjettet som en portefølje

Styrer it-budsjettet som en portefølje

Løpende ressursvurdering kan barbere budsjettet med 30 prosent.

For virksomheter som er avhengige av effektive it-systemer for å drive sin virksomhet, er finansverdenens idé med portefølje en smart måte å se sine behov og ressurser i sammenheng på.

Prosjekter, infrastruktur og ressurser skal hele tiden vurderes på samme måte som aksjer i en portefølje. De skal følges opp og samstemmes, hvilket medfører ytterligere satsning, reduksjon eller avvikling.

- Porteføljestyring har som mål å flytte fokus fra enkeltstående prosjekter og applikasjoner til den samlede virkningen på forretningen, sier Lars Erik Johannessen, administrerende direktør i Avenir.

Selv om det er porteføljen som er viktig, må innsatsen også ta hensyn til prosess, ressurs og prosjektplanlegging. Ifølge analysefirmaet Gartner bør virksomhetene først jobbe med å identifisere behovet for endringer i roller, kunnskap og prosesser. Først med den bakgrunnen er det fornuftig å se på verktøy. CA, Compuware, HP og Microsoft er førende, skal man tro Gartner.

Realistisk vurdering

Konsulentselskapet Avenir er et datterselskap av EDB Ergogroup. Tidligere var Avenir et av de mest anerkjente konsulentselskapene i Norge. I de senere årene har det vært stille rundt selskapet, etter at det er blitt oppkjøpt flere ganger.

- Porteføljen er det du har for å tilfredsstille krav og ønsker innenfor rammen av strategi og budsjett, sier Erik Lehne direktør for rådgivning i Avenir.

Ifølge Avenir er det vesentlig å gjøre en realistisk vurdering av ideene. Mange ideer er viktig for å utvikle bedriften, men man må unngå å bruke halvgode ideer som grunnlag for prosjekter som kanskje utvikler en it-applikasjon som bare delvis blir benyttet. Kundene må tørre å strupe ideer.

Erfaringen til Avenir tilsier at store kjente nordiske selskaper er dårlige på å håndtere sin portefølje.

- Åtte av ti er gode på å beregne gevinstpotensial. Bare to av ti er gode på å hente potensialet, fortsetter Erik Lehne.

Ofte skyldes det at man ikke tør gjøre endringer, fordi det påvirker organisering, ansatte og ansattes funksjoner.

For dårlige

Det er når man skal hente ut potensialet at det lett oppstår sure toner. Derfor anbefaler Avenir at kundene utvikler og får vedtatt en plan for å følge opp realiseringen av gevinstpotensialet og måler realiseringen mot planen.

- Bedriftene er for dårlige til å stoppe dårlige prosjekter tidlig nok, hevder Erik Lehne.

Avenir anbefaler at kundene seriøst ser på hva it-budsjettet brukes til. Normalt er mellom 10 og 40 prosent disponibelt til nyutvikling og forbedringer, ofte ikke mer enn 20 prosent.

Hvis driften vesentlig tar seg av gamle systemer, er en liten andel for nyutvikling problematisk for virksomheter som ønsker å være toneangivende innen sitt arbeidsfelt. Hvis systemene er helt nye, er det fornuftig med en lav andel til ytterligere forbedringer. Nye systemer må samstemmes, til ansatte, infrastruktur og drift.

Som datterselskap av EDB Ergogroup jobber Avenir tett med Guide, et søsterselskap i Sverige, på nordiske prosjekter.

Erfaringer

Erfaringene fra en nordisk bank, et forsikringsselskap og en mobiloperatør tilsier at samtliges prosesser var mangelfulle. Eksempelvis hadde mobiloperatøren ikke gode nok prosjekter på å bygge master for den trådløse kommunikasjonen.

- Selv om en bedrift har startet et prosjekt, tilsier ikke det at prosjektet skal avsluttes, fremhever Erik Lehne.

For banken og forsikringsselskapet har Avenir drevet prosessrådgivning, for mobiloperatøren design av prosessene. Felles for alle var behovet for å implementere systemstøtte.

Forbedret kostnadskontroll og kostnadsallokering kunne forsikringsselskapet vise til. Dashboard for ledelsen som er løpende oppdatert, ble ett av resultatene i banken, mens mobiloperatøren oppnådde riktigere prioritering av prosjekter, forbedret kostnadskontroll og kortere innføringstid for nye tjenester.

Ideen er å se kostnadene for den totale virksomheten og for den enkelte avdeling. De færreste bedriftene har gode kostnadsoverslag før de begynner å se på prosesser i et totalt perspektiv slik at det er vanskelig å vurdere kostnadene mot hverandre.

I USA er det oppnådd dramatiske forbedringer ved å se alle initiativer som en del av en portefølje. I Norge tror man på typisk 30 prosent forbedring.

- En av konsekvensene er at en bedrift kan få bedre og mer bruk av nøkkelpersoner, fremhever Erik Lehne.

Til å hjelpe seg å gjøre en profesjonell jobb har Avenir valgt CA Clarity som får høyest score av Gartner. Dette verktøyet hjelper kundene med prosessadministrasjon, ressursplanlegging, prosjektstyring i tillegg til porteføljeadministrasjon.

Les om: