Enkel logistikk ga god vekst

Enkel logistikk ga god vekst

I Elkjøp er det syv personer i it-avdelingen som støtter en omsetning på 10,7 milliarder kroner.
-- Det er filosofien som er avgjørende, ikke it-systemet du velger, sier Øyvind Gangnes som er it-hjernen i Elkjøp-konsernet.

Elkjøp, Nordens største handelsforetak innen forbrukerelektronikk og elektriske husholdningsapparater, ble kjøpt opp av den britiske butikkjeden Dixons i 1999. Den norske stoltheten var ikke lenger norsk. Men administrerende dirktør Per Bjørgås uttalte kort tid etter oppkjøpet at de med muskelhjelp fra Dixons skulle doble omsetningen i de nærmeste fire årene. Det klarte de.

Ifølge Scott Engebretsen, informasjonssjef i Elkjøp, har de vokst i Norden og utover Europa gjennom fokus på sine tre bærende pilarer; innkjøpsmakt, butikkens utforming og ikke minst logistikken. Elkjøp sin vekst har blitt styrt fra konsernets hovedkontor på Lørenskog utenfor Oslo, under stor frihet fra sine eiere.

Stort puslespill

Men med over 170 butikker, de største på 4.000 kvadratmeter, og tusenvis av produkter, blir logistikken et gedigent puslespill og en avgjørende suksessfaktor for å holde prisene nede.

-- Logistikken er selvfølgelig svært viktig for oss. Men vi har ingen spesielt sofistikerte løninger. Vårt fokus er enkle budskap og enkle it-løsninger, sier Øyvind Gangnes, it-prosjektleder i Elkjøp

Gangnes har vært i Elkjøp-systemet siden 1967 og er en ringrev på it. I perioden 1985 til 1995 hadde han en pause fra selskapet og jobbet som konsulent for blant annet løsninger fra IBM. Han har også vært it-direktør i Elkjøp, men har nå trukket seg seg tilbake til en jobb som prosjektleder i den lille it-avdelingen på syv mann, men som støtter en omseting på 10,7 milliarder kroner.

Beholder det som funker

Øyvind Gangnes sier selv at de har vært flinke til å ha enkle systemer i alle delene av Elkjøp, også i perioder med vekst og oppkjøp.

-- Der vi har kjøpt virksomheter har vi beholdt det som fungerte godt og i organisk vekst har vi bare kopiert egne løsninger, sier Gangnes.

Hos eierselskapet Dixons er imidlertid tilstanden noe annerledes. De har også vokst gjennom et betydelig antall oppkjøp, men elektronikkgiganten har en rekke forskjellige systemer fra forskjellige innlemmede virksomheter, noe som også har bidratt til at de har over 300 personer i sin it-avdeling, til tross for at de er snaut åtte ganger så store som Elkjøp.

-- Skal man ha en effektiv it-avdeling må man ha kjernekompetansen samlet på få personer. I vår it-avdeling kjenner samtlige ansatte it-systemene i hele konsernet og har stor forståelse for de forskjellige forretningsprosessene. Og de er involvert i alt som skjer.

Alle må kunne it

Prosjektlederen sier også at det er viktig at eierskapet til forskjellige applikasjoner og systemer går utover i organisasjonen. Økonomi er eiet av økonomiavdelingen, og så videre.

-- Vi kan ikke sitte å velge hvilke systemer som økonomi skal bruke. De som bruker systemene daglig må være de som bestemmer. Men selvsagt har vi et viktig ord med i laget, sier Gangnes.

Han understreker at ingen avdelinger får lov til å utvikle it-systemer uten at it-avdelingen får styre det. Systemeierne utenfor it-avdelingen har også fått et ansvar i å holde seg oppdatert på de teknologiske mulighetene som finnes.

-- Hvis man ikke har it-kunnskap som en leder av en fagavdlingen, er man ikke en leder av i dag, er Gangnes' klare tale.

Alle ledere i Elkjøp må altstå orientere seg i it-markedet, for på den måten å kunne ytre sine ønsker og behov utfra hva som er praktisk og teknologisk mulig. Øyvind Gangnes mener at det er Elkjøps historie som en veldig praktisk organisasjon, som gjenspeiles i deres enkle it-systemer.

Hjernen i logistikken

I Elkjøps logistikksystem er sentrallageret i Jönköping i Sverige selve hjernen. Ut herfra går 85 prosent av det hardt styrte varesortimentet til alle butikkene i Norden. For Elkjøp er ikke problemet å finne varer, her står leverandørene i kø. Og i følge Gangnes bidrar den solide innkjøpsmakten til gode priser. Men gevinsten disse fordelene gir, kan fort bli spist opp av en inneffektiv logistikk.

-- Vi har ikke mange varer i hver gruppe. Det hadde eksempelvis ikke vært noe problem å fått kjøpt 1.000 forskjellige typer av vaskemaskiner, men så mange trenger vi ikke. Styringen av antallet produkter har betydning for vårt it-systemer. For mange forskjellige produkter ville bidratt til et mer komplekst it-system, sier Gangnes.

Fra hjernen i Elkjøps logistikk, lageret på 80.000 kvadrameter, går lastebilene rundt i Norden. I en slik logistikk blir man avhengig av velfungerende it-systemer. En enkel ting som lasting av bilene, må planlegges svært nøye ved hjelp av it, slik at den første butikken ikke skal ha de varene som ligger innerst.

Presise lastebiler

Og lastebilenes ankomst til butikkene skal verken være før eller etter avtalt tid, fordi bemanningen i butikkene skal være tilpasset at det kommer varer. Selve bestillingen er det hver enkelt butikk som er ansvarlig for. Den enkelte innkjøper har direkte tilgang til de sentrale lager-, innkjøp-, og logitikksystemet som kjører på en IBM AS 400, gjennom butikksystemet ElGuide.

SattStore 2000 er systemet Elkjøp bruker på lageret i Jönköping, her får truckførerne oppdragene sine på skjerm i sitt lille kjøretøy. I et lager på størrelse med 13 fotballbaner hadde det vært lett å kjøre seg bort med trucken, hvis det ikke hadde vært for at it-systemet legger opp den mest rasjonelle ruten for å hente de forskjellige varene.

-- Vi har et datavarehus som får data fra hver butikk hver natt. Dette viser salg, bestillinger og lagersituasjon, og vi bruker dette til analyser for å finne ut hvordan vi skal bygge opp sortimentet, hente varer og hvordan vi skal pakke bilene smart, sier Gangnes.

Vil ikke ha SAP

Øyvind Gangnes sier at de ikke er potensiell SAP-kunde og at de har valgt "best of breed" i alle sine løsninger.

-- Jeg er skeptisk til de store og komplekse logistikksystemene hvor du ikke kan bytte ut enkeltdeler. Da sitter du med et system som er lite fleksibelt. Og de utgjør en stor risiko fordi selv mindre endringer blir komplekse og kostbare. Og det tror jeg mange bedrifter sliter med, sier Gangnes.

Elkjøp har kjøpt enkle og rimelige systemer, og i følge Gangnes har de heller brukt pengene på integrasjonen. It-prosjektlederen sier at de har en særdeles god oversikt over hele virksomheten, selv om de aldri valgte en totalleverandør av it-systemet.

-- Våre salgsdata ligger på et sted. Vår finansdirektør får konsolidert de økonomiske resultatene i eksempelvis i Sverige i løpet av noen får timer. Og vi har til en hver tid oversikt over hva vi har av varer enten de er på lager, underveis, eller i butikken. Det er er det vi trenger, sier Gangnes.

Strategisk eksport

Elkjøps it-strategi er eksportert til Dixons butikkjede ElectroWorld når de skal ekspandere ut i Europa. Dette er butikker på opp mot 4.000 kvadratmeter.

-- Vi er stolte at de valgte å bruke Elkjøps løsninger. Det er mange som har kommet til oss for å selge oss "fantastiske" løsninger bare vi erstatter alle våre gamle systemer og velger ett. Vi ønsker forbedring fremfor forandring, sier Gangnes. Vår suksess er en filosofi og ikke en it-løsning, sier Gangnes.