10 tips for bedre presentasjoner

Microsoft PowerPoint er både en velsignelse og en forbannelse for forretningsfolk, akademikere, analytikere, saksbehandlere, studenter og mediefolk. Og sikkert for mange andre yrkesgrupper og profesjoner også.

En velsignelse, fordi programmet gjør det så lett å lage visuell støtte til et foredrag, med umiddelbar klargjøring av for- og motargumenter.

En forbannelse, fordi programmet er blitt en sovepute for skrivingen av det gode foredraget – eller fordi det forstyrrer det gode foredraget.

LES OGSÅ: 10 brukertips for PowerPoint 2007

Noen lager spennende presentasjoner som trollbinder tilhørerne – gang på gang. Andre har kjørt seg fast i et spor og skjønner ikke hvorfor tilhørerne alltid sovner. Og noen får angstfornemmelser fordi det er så lenge siden sist at de ikke husker hvordan man bruker PowerPoint.

Her er 10 punkter som kan hjelpe deg til å lage bedre og mer effektive presentasjoner.

1. Bruk få ord

Det er ikke noe galt i å bruke mange ord. Vi har ingenting imot å høre på folk som snakker fort og mye, så sant det er mening i det de sier. Som presentatør eller foredragsholder kan du gjerne eksponere ordrikdom. Men gjør det muntlig. Presentasjonen bak deg, på lerretet eller storskjermen, skal bare understøtte det du sier, ikke konkurrere med det.

Derfor bør du bruke så få ord som mulig i selve presentasjonen. En liste med punkter («bullets») foran hver linje gjør det lettere å frigjøre seg fra lange setninger og i stedet bare bruke stikkord.

Noen ganger må du likevel bruke fulle setninger. Kanskje vil du dokumentere noe ved å sette inn et sitat der du ikke kan korte ned eller kutte ut noe. Da må du finne andre måter å begrense deg på, for eksempel med maks én setning per lysbilde.

2. Skap visuelt velvære

Det er viktig å velge fargekombinasjoner med tekst og bakgrunn som passer bra sammen. Ut fra hensynet til lesbarhet er hvit eller gul tekst mot blå bakgrunn blitt en favoritt.

Men hva er best – lys tekst mot mørk bakgrunn, eller mørk tekst mot lys bakgrunn? På papir foretrekker vi jo sort tekst på hvitt papir.

Det avhenger ofte av belysningen i rommet. Når man viser presentasjonen i dempet belysning, er mørk bakgrunn best, fordi lys bakgrunn kan gi for stor kontrast til omgivelsene og dermed være ubehagelig for øynene. Omvendt vil lys bakgrunn passe best når presentasjonen vises i et godt opplyst rom, hvilket normalt vil si et profesjonelt konferanserom med lyssterk projektor.

Fancy skrifttyper er sjelden noen forbedring av en presentasjon. Har firmaet ditt en fancy font i firmalogoen, bør du nøye det med å bruke skrifttypen bare i firmalogoen, og bruke mer nøkterne skrifttyper ellers. Du kan gjerne bruke spennende og eksotiske skrifttyper til lysbildeshowet fra ferien på Kreta, men i fag- og forretningspresentasjoner er det best å holde seg til nøkterne fonter som er lesbare også for dem på bakre rad.

Helvetica, Ariel, Verdana og Gill Sans MT er blant de fontene som gir best lesbarhet på skjerm og lerret.

3. Tilpass presentasjonen til mottakerne

Skal presentasjoner være enkle eller kompliserte – og dermed imponerende? PowerPoint blir stadig videreutviklet og tilbyr flere og flere effekter, og fra tredjeparter får du kjøpt tusenvis av designmaler. Dessuten kan man få tilleggsprogrammer som gjør PowerPoint-presentasjonene enda mer avanserte, med bevegelig grafikk, gjennomsiktige elementer og innfløkte overgangseffekter. Dagens tv-grafikk inspirerer. Gir dette bedre og mer spennende presentasjoner, eller drukner budskapet? Her strides både brukere, leverandører og de lærde.

Svaret avhenger av mange forhold. Hvem er målgruppen? Hva er budskapet? Hva slags sammenheng skal presentasjonen gjøres i?

Et faglig møte i en konferansesal klokka 9 om morgenen er en helt annen situasjonen enn når man skal orientere om den ikke-faglige delen av seminaret sent på ettermiddagen og oppmuntre til å delta i de sosiale aktivitetene. Det er også forskjell på ren faktaformidling og på å sette tilhørerne i en stemning som gjør dem mer mottakelig for salgsargumenter.

Uansett hvilken strategi du velger for dine presentasjoner, hold i hvert fall fast ved en enhetlig stil. Bruk malsystemet for alt det er verdt.

De tre neste tipsene (4 til 6)