Bli varslet ved endringer i Google Dokumenter

Nettbaserte kontorapplikasjoner som for eksempel Google Dokumenter gjør samarbeid til en lek. Å dele dokumenter som for eksempel et regneark er bokstavelig talt to museklikk unna.

Er man en flittig bruker av Google Dokumenter og har mange dokumenter som man har delt med mange, er ikke det enkelt å registrere om en samarbeidspartner har oppdatert/gjort endringer på dokumenter.

Standardinnstillingen i Google Dokumenter er å merke endrede dokumenter i fet skrift fra dokumentoversikten. Med mange samarbeidspartnere, for eksempel i ulike tidssoner, kan dette være noe upraktisk.

Men heldigvis finnes det en enkel måte å sette opp varslinger på, slik at man slipper å lure. Varslingsfunksjonen i Google Dokumenter kan settes opp slik at man får en e-post hver gang en samarbeidspartner har gjort en endring i dokumentet.

TIPS: MS Office og Google Docs i skjønn forening

Hvis ikke du har gjort det allerede, start nettleseren din og logg på Google Dokumenter. Finn frem et regneark som du har delt med en eller flere personer og som du ønsker å sette opp varsling for. Denne funksjonen fungerer for øvrig kun for regneark. Tekstdokumenter leveres av en eller annen merkelig grunn ikke med denne funksjonen.

Så fort nettleseren har åpnet regnearket, trykk på Verktøy fra programmenyen øverst i skjermbildet og deretter på innstillingen som heter Varslingsregler. Et lite dialogvindu vil nå sprette opp. Fra dette vinduet, merk av for innstillingen som heter Endringer gjøres.

Merk av også for valget som heter E-post med det samme (se skjermbilde). Er det mange samarbeidspartnere som har tilgang til det samme arket og det gjøres hyppige endringer kan det lønne seg å merke av for E-post med daglig sammendrag i stedet. Glem ikke å trykke på Lagre-knappen for at endringene skal lagres.