Endelig kvitt nittitalls-ERP

LILLEHAMMER: Medieselskapet Gudbrandsdølen Dagningen (GD) på Lillehammer har akkurat satt i drift et nytt ERP-system. Det gamle er kastet ut til fordel for en moderne skyløsningen.

- Jeg har jobbet her i to og et halvt år, og vårt gamle ERP-system ble kjøpt inn lenge før min tid, sier Ketil Skjåk som er økonomisjef i GD.

Han forteller at systemet ble kjøpt inn på en tid hvor hele selskapet brukte Mac og at det den gangen dermed ikke var så mye å velge mellom.

- Det er et veldig gammelt system, uten at jeg vet hvor gammelt.

På den norske leverandørens hjemmesider står det at Ixmal, som også er navnet på det gamle systemet, i 1990 er første selskap i Norge med administrativ programvare for regnskap og lønn med grafisk brukergrensesnitt, basert på Mac. Dermed kan ERP-systemet til GD godt være nærmere 20 år gammelt.

- Det var lite effektivt og veldig papirbasert, sier Skjåk.

Papir i mapper

Økonomisjefen forteller om fakturaer i blå mapper, og at man måtte inn i permer for å sjekke tall og bilag.

- Jeg ville ha det elektronisk og mulighetene for å drille meg inn tallene og kunne eksportere til Excel. Vi trengte noe mer fremtidsrettet.

- Hva så du etter?

- Jeg visste ikke hvordan jeg skulle gå frem, så jeg lette litt på internett og ble med på noen konferanser for å orientere meg, sier Skjåk.

It-driften hos GD er satt ut til Amedia, selv om de er et selvstendig mediehus. Amedia kjører Agresso og det er for stort og tungt for GD, forteller Skjåk.

- Det jeg hadde mest lyst på var en skyløsning og ikke drive med servere og ditt og datt.

Han landet på Xledger hvor økonomisjefen får sine digitale rapporter, og avdelingene det samme.

- Før fikk man alt på papir i mapper rundt omkring. Nå godkjennes bilag elektronisk.

Nytt system, nytt år

Gundbrandsdølen Dagningen begynte nå i januar med det nye systemet, så det er litt tidlig å konkludere fullstendig.

- Det er jo litt ekstra jobb i starten. Gamle poster inn i det nye systemet og slike ting. Men jeg syns det virker lovende, sier Skjåk.

- Hvordan ble det tatt i mot?

- Man ser at det er litt merarbeid i starten, men også lyset i tunnelen. En viktig del av jobben er å selge det nye systemet inn internt til dem som fører regnskapet.

- Hva er det største utfordringene med å skifte ERP-system?

- Du vil aldri vite helt hva du får. I en hektisk arbeidshverdag får man ikke testet alle systemer i markedet i forkant. Det er en utfordring. Og når du først har valgt må du bare la det stå til.

- Men et nytt system midt i årsoppgjøret må være krevende?

- Ja, men vi har testet det ut forkant og i tillegg blir det enklere enn å forholde seg til to systemer i årsoppgjøret – mer clean cut fra 2012 til 2013, sier Skjåk og legger til:

- Desto mer jeg tenker på, jo mer riktig føler jeg det er at vi gikk for en skytjeneste. Hadde vi valgt et tradisjonelt system med lokal installasjon på servere og maskiner, hadde vi etter min mening sannsynligvis valgt et produkt som ville vært i utfasingsstadiet i løpet av et par år. Skyløsninger er fremtiden.