Det handler om å kommunisere!

Det handler om å kommunisere!

DEBATT: Karsten Eskelund gir råd om hvordan kommunisere effektivt i outsourcings-prosjekter.

I sin kronikk «

Forståelse gir suksess
», skrev Vikramjit Singh Grewal om viktigheten av at kunde og leverandør forstår hverandre for å lykkes med outsourcingsprosjekter. Det er ikke vanskelig å være enig i dette. En forutsetning for å forstå hverandre er at man får til en effektiv kommunikasjon.

Etter å ha bodd og jobbet i IT-industrien i India i flere år, og senere forsket på kommunikasjonsutfordringer i globale prosjekter har jeg følgende råd å komme med:

- Kjenn ditt team

En leverandør på andre siden av jordkloden kan føles langt unna. Det er likevel viktig at du får et forhold til de du jobber sammen med. Bare tenk på viktigheten av korridorpraten på kontoret.

I min forskning kom jeg over prosjekter der den norske prosjektledere ikke en gang visste at hans indiske team var spredt over flere byer! Dette gjorde i hvert fall ikke kommunikasjonen noe enklere. Husk at du jobber med individer selv om de sitter langt unna. Det å bygge opp en tett relasjon til din partner tar tid, men er svært viktig.

- Planlegg kommunikasjonen

Ofte så ser jeg at den overordnede prosjektplanen inneholder informasjon om eksempelvis når man skal ha styringsgruppemøter og liknende. Dette er vel og bra. Men den daglige kommunikasjonen planlegges ikke i like stor grad. Dette er for meg et paradoks. Det er jo på lavere nivåer mesteparten av kommunikasjonen faktisk skjer. Å sette opp en plan som indikerer når man skal bruke hvilke kommunikasjonskanaler, når det skal eskaleres, hvem som skal stå på kopi på mailer og liknende vil være til stor hjelp.

En slik plan kan forhindre misforståelser og at småting eskalerer. Prosjektledere som drukner i e-post fordi kommunikasjonen har eskalert er noe av det siste man ønsker.

- Det handler om å lede

Å håndtere kommunikasjonen i et prosjekt handler i bunn og grunn om prosjektledelse. Det er prosjektleders ansvar å sørge for at dette fungerer. Unnskyldninger som at «det er så vanskelig å kommunisere med India» holder ikke. Offshoring er ikke noe nytt lengre. Det bør være en kjent sak for en prosjektleder at det må kommuniseres annerledes i globale team.

Den ekstra tiden dette tar må estimeres og legges inn i prosjektplanen. At man sitter på forskjellige steder må ikke bli en sovepute for prosjektet!

Karsten Eskelund er seniorrådgiver i Infocom Group. Hans avhandling «Exploring communication challenges in global IT-projects», levert ved Universitetet i Oslo publiseres i disse dager.

Les om:

Enterprise