It i hjertet av Ikea

It i hjertet av Ikea

Ola Troedson er en it-direktør med ressurser i milliardklassen. Ikeas it-støtte skal sørge for at 20 millioner kubikkmeter i året havner i riktig møbelvarehus.

På Ikeas it-avdeling jobber det 1200 møbelhandlere. Det er Ola Troedsson nøye med å påpeke: På Ikea jobber nemlig alle med å selge møbler. Gründeren Ingvar Kamprads ånd er påtakelig levende også i it-avdelingen, kostnadsbevisstheten er stor og overalt henger plansjer med budskap om de ideene som driver virksomheten. Ola Troedsson har vært møbelhandler i 15 år nå, og dessuten også it-direktør og styreformann i Ikea IT.

Uken før Computerworld treffer Troedsson, har han stått og stablet varer ved Ikeas varehus utenfor Malmö. Det var hans "i frontuke" – alle sjefer på Ikea har hvert år en uke hvor de jobber ute i butikkene.

- Er du ikke klar for å ta på deg det blå antrekket og møte kundene – så skal du kanskje ikke jobbe i Ikea.

Av Ola Troedssons 15 år i møbelgiganten har seks år blitt tilbragt i it-avdelingen. De første ni årene var han ren forretningsmann. Han begynte i Hong Kong og jobbet i fem år med investeringer i Asia, blant annet som finansdirektør.

LES OGSÅ: Norges mektigste it-sjef

For to år siden tok Ola Troedsson steget opp som it-direktør, eller CIO som er den korrekte internasjonale stillingsbeskrivelsen. Det er et stort og viktig ansvar. Ikeas resept på suksess bygger på en velfungerende logistikk og apparatet er gigantisk: 20 millioner kubikkmeter varer skal hvert år kjøres ut til 254 varehus verden rundt fra 26 distribusjonsselskaper i 16 land. I sortimentet finnes 9500 ulike varer som kommer fra 1300 leverandører.

Ola Troedsson har som CIO fortsatt de omfattende endringsprosessene som startet i 2000. Tidligere hadde Ikea 14 ulike it-enheter rundt i verden. Disse var organisert under syv landsenheter. I dag har man i stedet en eneste it-avdeling, som er global og prosessorientert. Arbeidet er inndelt i fem funksjoner: Helpdesk, arkitektur, informasjonssystemer, forretningsutvikling og drift.

Denne nye organisasjonen er ennå ikke helt ferdig. Ola Troedsson og it-sjef Sven Henriksson bygger nå også opp en egen bestiller- og leverandørorganisasjon.

Ute men midt i virksomheten

Av tekniske grunner ligger it-avdelingen i et eget selskap, Ikea IT. Ledelsen består av seks menn og fire kvinner, som alle har bakgrunn fra forretningssiden og altså ikke teknisk bakgrunn. På toppen sitter Ola Troedsson som er styreformann og Sven Henriksson er administrerende direktør. Selskapsstrukturen er imidlertid bare juridisk – i praksis er Ikea IT den interne it-avdelingen. Når Computerworld spør om det har vært diskutert å selge Ikea IT, lyner det i øynene til Ola Troedsson.

- Det ville være som å selge en del av hjertet.

Men hva med outsourcing? Også dette spørsmålet vekker en en merkbar irritasjon. Ola Troedsson oppfatter outsourcing som noe negativt. Det er ikke noe Ikea driver med. Ikeas it-virksomhet er altfor viktig til å overlate til andre.

- Jeg tror det er veldig farlig å selge kontrollen. Dra pluggen i et varehus og se hva som skjer. Når ting ikke fungerer endrer vi superraskt fokus. Vi har korte beslutningsveier.

LES OGSÅ: It-sjefen som får Volvo til å rulle

Ola Troadsson er stolt over at Ikea stod i mot outsourcingsbølgen rundt år 2000, nå vil han heller snakke om sourcing.

- Vi våget å si at vi ville ha merverdi, og at vi ikke var så opptatt av å pynte på balansen i regnskapet. Men nå pågår prosjekter hvor en del arbeid legges til underleverandører, i blant annet India. Akkurat nå kjøres to prosjekter og det er to til på gang. Hovedformålet er å øke kapasiteten.

En grunn til at Ikea velger sourcing er mangelen på ledig kompetanse i hjemlandet Sverige.

- Det begynner å bli lite it-kunnskap å oppdrive i Sverige. Jeg bor i Lund og hørte et tall som sa at det var 19 søkere til it-systemstudiet. Det holder ikke om vi skal ha en levende it-avdeling.

Ordning och reda

Utover omorganiseringen og sourcing-prosjektene gjennomfører Ikea IT også en enorm renovering av systemene. Siden Troadsson begynte som CIO har han brukt mye krefter på skaffe seg oversikt. I fokus nå er innkjøpssystemene. Millioner av kubikkmeter varer til alle varehusene krever sitt. Renoveringen skal gi en mye bedre presisjon i behovsbergningene, og øke effektiviteten – Ikea skal ikke kjøre med halvfulle lastebiler og sende ting unødvendig rundt om kring. Dessuten skal antallet systemer og applikasjoner som fantes i de forskjellige landene kraftig ned.

- Tidligere hadde vi 19 former for behovsberegninger. Nå har vi kjøpt ett system. Vi rensker opp i alt sølet.

Ikea IT har vært kjent for mange egenutviklede systemer, men nå er det standardisering som gjelder.

- Det tar lang tid å bygge selv. Vi kjøper standardverktøy og limer det sammen. Vi merker en økning i kundenes ønsker og krav med hensyn på funksjonalitet.

Men de gamle systemene kommer ikke til å forsvinne over natten. Ikea IT skal bevare de systemene som fortsatt trengs og integrere disse og trekke ut ny funksjonalitet. Etter at innkjøpssystemet er renovert, står retail – det vil systemene for hver møbelbutikk. Alt skal vurderes.

Stålkontroll

Ola Troadsson forteller at investeringsprosessen, uansett om det gjelder nye systemer eller noe annet, er en svært nøye prosess hos Ikea IT. Ingen ordrer aksepteres uten en kommersiell pay-off. Hver måned samles Ikeas it-investeringskomité, hvor CIO Ola Troadsson, it-sjefen og Ikea ITs forretningsutvikler Bodil Ahl sitter. Komiteen går gjennom hvert eneste case, alle investeringer som gjøres må forstås av denne gruppen. Forstår man ikke prosjektet, blir det ingen penger og vedkommende søker må komme tilbake med en bedre forklaring.

- Dette er en måte å holde kontroll på. It blir gjerne litt hokuspokus. Når jeg begynte med it var jeg dødstrøtt i hodet et helt år av å måtte forstå alt. Det er viktig at it klarer å forklare forretningssiden hva vi holder på med.

Alle it-investeringer følges opp. Hver investering på it-siden skal også kunne lønnsomhetsberegnes av andre i virksomheten. Ola Troadsson jobber nært Ikeagruppens CFO (Chief finacial officer) Sören Hansen med å følge opp og måle investeringene. Besparelsen eller inntektsøkningen som it-investeringen gir, skal vises i tallene.

Mye å rutte med

Ikeas it-budsjett ligger på rundt 1,4 prosent av selskapets omseting, ifølge Ikea ITs egne tall. Eksakt hvor mye det dreier seg om vil de ikke avsløre, men det handler om milliardbeløp. Dette gigantiske budsjettet har Ola Troadsson en stor innflytelse over. Vil han øke it-budsjettet med 0,5 orisent går det bra, forutsatt at han leverer på it-avdelingens mandat: Å gi kundene en god handleopplevelse.

- Kan vi selge fem prosent mer gjennom å øke it-kostnadene med 0,5 prosent, ville det gitt en vannvittig merverdi. Det er feil å se på it som en kostnad. Det handler om tillitt. Leverer man et resultatet med den økte kostnadene får man fornyet tillitt.

Resultat og merverdi er ord som Ola Troadsson bruker mange ganger under intervjuet.

- Selv når du sitter og skriver kode skal man ha i tankene at en møbelhandler i Barcelona kommer til å bruke din kode for å hjelpe kundene. Det er viktig å kjenne at vi er en del av prosessen.

Les om:

Enterprise