Milliarder å spare på gode prosjekter

Ifølge tall fra Simula-senteret brukes det hvert år rundt 60 milliarder kroner på it-utvikling i privat og offentlig sektor. Hele 24,6 milliarder av dette er overskridelser i forhold til oppsatt budsjett.

Det krever ikke mange timene matematikkutdanning å skjønne at bedre prosjekthåndtering vil gi store gevinster.

- Det skjer mye på området prosjektledelse for tiden, forteller Halvard S. Kilde.

Han er administrerende direktør i selskapet Metier. De har ett hovedfokus, prosjekter og prosjektledelse, og har holdt på siden 1982. I dag er de nærmere 80 ansatte, og fungerer blant annet som kvalitetsikrer for Finans- og Forsvarsdepartementet.

Eget fag

En av de viktige trendene Kilde trekker frem er anerkjennelse av prosjektledelse som eget fag. Man ser egne faggrupper og linjer på universitet og høyskoler. I tillegg ser man at stadig flere krever at konsulenter og andre som skal lede et prosjekt, ikke bare har erfaring men har en sertifisering som dokumenterer deres kompetanse.

Metier har selv et eget "academy" for prosjektledere, og har de to siste årene kurset rundt 6000 personer gjennom sine programmer. Metier er et skandinavisk selskap som har internasjonale ambisjoner på prosjektområdet. De er etablert i Stockholm og København, og er i ferd med å etablere seg i Benelux-landene, Storbritannia og Tyskland.

En annen viktig trend Kilde trekker frem er at prosjektarbeid i seg selv blir stadig viktigere, både i privat og offentlig sektor. Prosjekter tar mer og mer over for tradisjonelle arbeidsmetoder. Og prosjekter blir i stadig større grad tatt i bruk for å effektivisere virksomhetene.

Metier mener at man i Norge har en god prosjektmodenhet, man har gode forutsetninger for å bli flinke på dette området. Noe av dette skyldes at vi tradisjonelt sett har en langt flatere struktur i bedriftene enn i mange andre land, og at det derfor er enklere og implementere prosjektarbeid som en viktig arbeidsmåte.

Passer ikke alle

Slett ikke alle passer til å være prosjektleder. Det er en svært krevende jobb, og man bør ha sterk rygg og mage.

-- Du må ha talent for en slik rolle. I tillegg er det altså svært viktig med formal kompetanse og praktisk erfaring, sier Kilde.

Kilde peker på at en god prosjektleder blant annet er en person som tar de ubehagelige telefonene med en gang, og sjekker opp usikkerhetsmomenter nesten før de har oppstått. Personer som er konfliktskye, eller som helst går utenom vanskeligheter, bør ikke søke seg til en slik rolle.

-- Sånn sett kan man kanskje si at en god prosjektleder faktisk likevel sover godt om natten, fordi uovernstemmelser, uklarheter og usikkerhet ryddes av veien med en gang, sier Kilde.

Ikke synlig

It-prosjekter har en ulempe sammenlignet med mange andre prosjekter, at prosjektet kan være vanskelig å visualisere eller å se utviklingen av, mens det skrider frem.

-- Er jeg prosjektleder for et stort byggeprosjekt, kan jeg se med egne øyne hvordan prosjektet skrider frem. Bygget vokser og fremdriften eller mangel på sådan er enkel å se. Når er it-prosjekt eksempelvis er 60 prosent ferdig implementert, er det ikke mulig å visualisere dette på samme måte. Desto viktigere blir det at prosjektledelsen og organisasjonen i et it-prosjekt har god kompetanse og gjennomføringsevne. Prosjektledere på it, må kanskje ha enda bedre kompetanse og dyktighet enn i andre typer prosjekter.

Kilde peker på at det kan være lett å se it og it-prosjekter som et mål i seg selv, mens it jo egentlig bare er et verktøy for å oppnå andre mål.

-- Det er viktig at både ledelsen, men også prosjektorganisasjonen har god oversikt over hva slags mål man egentlig har med it-prosjektet. Hvilke gevinster ønsker man å realisere, hvilke prosesser skal forbedres. I tillegg er kanske samspillet mellom kunde og leverandør om mulig enda viktigere, når det er et it-prosjekt det handler om, sier Kilde.

Ti gode råd

10 gode råd for prosjektledere:

1. Forankre målsettinger og planer hos viktige interessenter

2. Definer og avgrens mål og akseptansekriterier

3. Definer leveranser og milepæler

4. Fokuser på gevinstrealisering

5. Bruk kontrakten som styringsverktøy

6. Fokuser spesielt på endringshåndtering

7. Definer prosjektorganisering og roller tydelig

8. Fokusere på å få frem et veldefinert samarbeid mellom kunde og leverandør

9. Sørge for å ha riktig kompetanse i prosjektet

10. Sørg for løpende håndtering av usikkerhet, og ha kontinuerlig kvalitetssikring, gjerne gjennom et såkalt tredje øye

(Kilde: Metier)