Office 365 vokser opp

Microsoft har lenge tilbudt nettbaserte tjenester som hadde fellestrekk med Office 365. Først kom Microsoft Online Services, og den direkte forgjengeren til Office 365 hadde det klingende navnet Business Productivity Online Standard Suite (også kjent som BPOS).

Interessen for disse tilbudene kunne ikke akkurat beskrives som overveldende, men da Office 365 ble lansert i fjor sommer, representerte det et godt skritt fremover. Den fokuserte ikke bare i langt større grad på Office, men kom også i en tid da det allerede var økende interesse for nettbasert databehandling i «skyen».

Office 365 har mange attraktive funksjoner, men på en del områder leverer den likevel ikke det vi hadde håpet på. Den nye utgaven blir imidlertid kraftig forbedret, og det vi har sett så langt er absolutt lovende.

Lever på nettet

At den nye versjonen av Office 365 heter Office 365 er verdt å legge merke til. Det understreker nemlig at den fullt ut lever på nettet. Tradisjonelle Office-oppgraderinger fikk alltid nye navn slik at vi skulle forstå at de var nye produkter vi burde kjøpe, og de ble levert i nye esker.

Office 365 kommer ikke i eske, den skal ikke installeres og du kan faktisk ikke engang kjøpe den – du leier den. Dermed er det verken nødvendig å skifte produktnavn eller å installere nye versjoner. Oppgraderingen er ganske enkelt på plass med det samme den er klar.

Pr. i dag finnes Office 365 med forskjellige abonnementer som er tilpasset småbedrifter med opptil 50 brukere og store virksomheter med inntil 50 000 brukere. Abonnementet betales pr. bruker pr. måned, prisen er avhengig av innholdet.

En viktig utvikling er at nye Office 365 også blir tilgjengelig for private brukere. Dessuten vil den få et langt tettere samliv med Office 2013, noe vi kommer tilbake til.

Kontoret på nett

Som bruker av Office 365 får du tilgang til skybasert e-post, delte kalendere, direktemeldinger, anrop fra PC til PC og videokonferanser. I tillegg kommer de viktige web-appene for Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Disse gjør det mulig å vise og redigere Office-dokumenter i nettleseren, uten at programmene må installeres på pc-en.

Du slipper likevel ikke helt unna en liten installasjon, fordi det er Microsoft Lync som tar seg av direktemeldinger (chat), samtaler og møter. Lync er en videreføring av Messenger og installeres enkelt under oppstartsprosessen i Office 365.

LES OGSÅ:

Office 365 dreier seg i stor grad om tilgjengelighet og dokument­sam­arbeid. Dette er organisert i form av såkalte gruppeområder for deling av filer – som rett og slett er SharePoint.

Exchange på to minutter

Det vi ganske lettvint omtalte som skybasert e-post og delte kalendere ovenfor, bygger faktisk på intet mindre enn en ekte Exchange Server, Microsofts serverbaserte e-postløsning.

Installasjon og drift av en Exchange Server er ingen triviell oppgave, og krever gode IT-kunnskaper og godt med tid. I Office 365 ble det allerede enkelt å komme i gang med Exchange-basert e-post, men i den nye versjonen er det svimlende raskt: I løpet av bokstavelig talt et par minutter er du i gang med å motta og sende e-post. Det er imponerende.

Det dreier seg heller ikke om noen miniversjon, men en fullverdig løsning som du kan koble til Outlook på samme måte som en intern Exchange-server. I tillegg får du full tilgang til alt fra nett med Outlook Web App.

E-post og nettsteder i Office 365 bruker i utgangspunktet domenet on­mic­ro­soft.com med et selvvalgt subdomene foran. I vårt tilfelle kunne det for eksempel bli pc­world.on­mic­ro­soft.com, noe som ville gi e-postadresser av typen ola@pc­world.on­mic­ro­soft.com.

Kan bruke eget domene

Standarddomenet gir altså god reklame for Microsoft, men dersom du allerede eier et domene eller har tenkt å anskaffe dette, kan du gjerne knytte dette til Exchange-oppsettet ditt. Vi har testet dette i nåværende Office 365, og det er en ganske enkel prosess.

Du eller din domeneleverandør må gjøre et par DNS-oppdateringer, og i løpet av en times tid er du på lufta med e-post til eget domene. Mesteparten av tiden går da med til å vente på oppdateringer av DNS-tjenere. (DNS-systemet er enkelt sagt en telefonkatalog som oversetter domenenavn til IP-adresser.)

Tips: Hvis du bare trenger Exchange-basert e-post, kan du i dag få dette fra Microsoft for kr 28 pr. bruker pr. måned. Dette tilbys under Office 365-paraplyen som en av abonnementsmulighetene. Skulle dette ikke bli videreført når nye Office 365 kommer, er det ikke så farlig. Mange andre tilbyr også Exchange-vertskap og -drift.

Ikke helt Office...

Outlook Web App som vi nevnte ovenfor, er en kraftig og velprøvd løsning med rik funksjonalitet. Millioner av mennesker har i over ti år brukt den for å arbeide med e-post og andre Outlook-elementer via nettlesere.

Mens Outlook Web App altså er godt etablert og i en klasse for seg, kom de tilsvarende appene for Word, Excel, PowerPoint og OneNote ikke før i 2010. Og først da Office 365 ble lansert for et drøyt år siden, fikk de for alvor en mer fremtredende plass.

LES OGSÅ:

Microsoft forestilte seg faktisk at mange brukere ikke ville trenge annet enn web-appene til alt de ønsket å gjøre i Office. Dette reflekteres i dagens Office 365, der de grunnleggende abonnementene ikke inkluderer skrivebordsutgavene av Office. Det gjelder både små og store bedrifter.

Problemet er at appene er for enkle. Dokumentene er riktignok fullt kompatible med Office 2007 eller 2010, men så stopper det ganske snart opp. Er du vant til å bruke Word eller Excel litt utover de helt grunnleggende funksjonene, vil du raskt oppleve at du ikke kan gjøre det du ønsker i de tilsvarende web-utgavene.

Et viktig fortrinn med Office-produktene er at de kan tilpasses med maler, makroer og egne brukergrensesnitt. Dette gjør det mulig å utvikle alle slags spennende og skreddersydde løsninger, noe vi har skrevet mye om i PC World Norge. Det aller meste av dette går tapt når du bruker Office-programmene som web-apper.

Ett skritt tilbake, to frem

Microsoft ser ut til å ha innsett begrensningene nå, for når nye Office 365 kommer, blir det tre store endringer på dette området. Den første av disse representerer et godt skritt tilbake i ambisjonsnivået for web-appene:

Knappen som i dag heter «Rediger i leser» har i den nye versjonen (foreløpig på engelsk) fått den forklarende underteksten «Make quick changes right here in your browser».

I første utgave av Office 365 ble web-utgavene av Office-programmene altså sett som fullgode for mange brukergrupper. I nye Office 365 beskrives de derimot som verktøy for å gjøre «kjappe endringer». Det er en helt annen og mer realistisk beskrivelse.

For å bedre på situasjonen, kommer Microsoft med to interessante tiltak:

For det første blir skrivebordsutgavene av Office-programmene inkludert i alle abonnementene på Office 365, også for privatbrukere. Når du abonnerer på Office 365, slipper du altså å kjøpe Office. I stedet leier du programmene.

Men var ikke poenget med Office 365 nettopp at du skal kunne bruke Office hvor som helst, også der hvor Office ikke er installert? Joda, og når web-appen ikke er flink nok til å gjøre jobben du skal gjøre, får du tilgang til det ordentlige Office-programmet i stedet.

Office på et blunk

«Har du ikke Office der du er? Bare et øyeblikk, så installerer vi den for deg.»

Det høres ut som for godt til å være sant, men med Office on Demand er du i løpet av noen minutter i gang med Office-programmet du trenger der og da.

Det aktuelle programmet lastes ned på maskinen du bruker (som riktignok må ha Windows) og installeres i et virtuelt miljø. Andre programmer på samme maskin påvirkes derfor ikke, heller ikke om en vanlig Office-versjon skulle være installert fra før.

LES OGSÅ:

Det spesielle med denne løsningen er at den installeres trinnvis. Allerede etter et par minutter kan du ta i bruk programmet, mens de øvrige bitene fortsetter å installere seg i bakgrunnen etter behov.

SkyDrive og Skype

Mens Office 365 nå bruker SharePoint for å tilby nettbaserte gruppe- og filområder, kommer den nye versjonen til å bruke SkyDrive (skylagringstjenesten til Microsoft) fullt ut. Det gjelder for øvrig også Office 2013, som vil bruke SkyDrive som standardvalg for lagring av dokumenter. Synkronisering skal dessuten bli enklere, ikke så lite inspirert av Dropbox.

LES OGSÅ:

Generelt blir det et enda mer sosialt fokus, der også Skype (som Microsoft overtok for et år siden) blir fullt ut integrert i det nye Office-miljøet. Skype-kontakter blir tilgjengelig i Lync og i mange andre sammenhenger. Office 365-brukere skal dessuten få 60 minutter med Skype-tid pr. måned inkludert i abonnementet.

Høres det spennende ut? Du kan prøve preview-utgaver av både Office 365 og Office 2013 fra Microsofts nettsted. Men vær oppmerksom på at det spesielt for Office 365 bare dreier seg om en forhåndstitt: Alle kontoer og data slettes når prøveperioden er over.