Onenote 2007: strukturerer dataene

OneNote kommer i en ordentlig oppdatert versjon i forhold til den spede starten for fire år siden. Det muligens mest spennende tillegget til Office 2003 har sprunget ut i full blomst.

Publisert Sist oppdatert

OneNote har litt feilaktig blitt kalt et notaprogram, som er omtrent like nøyaktig som å beskrive en god vin med at «den har rød farge». OneNote kan selvsagt brukes til notater, men også til en hel del mer – som lagring av alle typer digitale dokumenter som bør samles et sted, i et format som er indeksert og søkbart. Grunnorganiseringen er kategorisering av innhold med støtte for maler om alt mulig fra møtereferater til prosjektgruppemøter eller rene løsark.

I hver kategori kan det legges inn en meget stor mengde digitale dokumenter, eller hva som best kan beskrives som underkategorier – med samme mengde tillegg. De digitale dokumentene kan flyttes eller kopieres til andre kategorier. Hadde det ikke vært for søkefunksjonen som raskt finner det du spør etter – i alle fall om det er skrevet riktig – hadde det hele blitt ulidelig komplisert og uoversiktlig. Men det blir det ikke, og man kan fort se at årene som student hadde artet seg annerledes med OneNote som støtteprogram.

LES OGSÅ:

Stilige tema-maler i PowerPoint 2007

Outlook 2007: små, men bra endringer

Publisher 2007

Visio 2007

Rent bortsett fra rydding i grensesnittet, vil nye og erfarne brukere sette pris på at OneNote både kan være «mål» for utskrifter – slik at du kan skrive ut papirer som før, men lagre og ha dem tilgjengelig digitalt. Med OCR (karaktergjenkjenningsstøtte) innebærer det at det meste blir søkbart – OneNote kan nemlig kjenne igjen bokstaver og tall de fleste utskrifter. Spesielt for den som drukner i visittkort, og blir litt matt ved tanken på jobben som vil følge med en dedikert visittkortskanner: OneNote er en billig utvei. De fleste typer innskannede dokumenter, også visittkort, som lagres i OneNote blir lesbare og søkbare gjennom OCR-funksjonen. Grunnen til forbeholdene vi tar om dette, er at vi ikke har testet all verdens dokumenter eller visittkortuttegninger den tiden vi har hatt OneNote i ferdig utgave. Nedsiden er naturlig nok at de ikke havner i adresseboka i e-postklienten din.

Samler overalt

I praktisk bruk er det egentlig påfallende hvordan OneNote dukker opp overalt i et system hvor det er installert. En ting er at det støtter skannere, og er en virtuell skriver. Men den er også i stand til å utveksle informasjon med en Windows-basert håndholdt pc, og om man skulle finne på å bruke OneNote som et notat- og prosjektsystem, så vil linjer og oppgaver som merkes for oppfølging havne ut som en liste med oppfølgere. Dette kan du sette opp til å synkroniseres med oppgavelisten som er i Outlook. Vi fikk ikke det siste til å gå helt smertefritt, men om man bruker OneNote så er det mer enn nok i oppfølging i de automatiske oppgavelistene den lager selv. En nyvinning er muligheten til å lage lenker mellom notater og annen digital informasjon i OneNote og en kontakt i kontaktlistene til Outlook.

En rose er utsprungen: Office OneNote 2007 er blitt en sterk støtte for å samle og søke i ustrukturert digital informasjon.

Om man ser produktet som samarbeidsverktøy, kan notater og innhold settes opp og deles med flere. Den er integrert både med Groove-samarbeidsverktøyet når det er ene og alene, og når det operer med en Groove-tjener som arkiv og dokumentflytstøtte. OneNote 2007 kan også jobbe mot fil eller dokumenttjenere og dermed bli en dokumentbehandler. Det er ikke en avansert tekstbehandler, men støtter elementær tekstformatering og oppsett. Programmet støtter også lydopptak, i den forstand at lyd kan legges inn som lydsnutter i dokumentene som er relatert til dem. De er også søkbare, både i OneNote og som fil i Windows, noe som gjør at applikasjonen temmelig multimedial.

Verdt å se på

OneNote 2007 overrasker positivt i denne versjonen. Den er glimrende som et utgangspunkt for å bli papirløs, og integrasjonen mot givere av informasjon overgås bare av søkbarheten. Programmet egner seg for alle kunnskapsarbeidere som samler, får tilsendt og må ta vare på digital informasjon i allehånde formater, og trenger dette i en samling som er en blanding av strukturert og ustrukturert informasjon.

For mobilarbeideren er det et fantastisk hjelpemiddel sammen med Outlook. I tillegg vil naturlig nok vordende kunnskapsarbeidere som elever og studenter kunne finne nytte i et verktøy som støtter mer disiplinert tilnærming til digital informasjon og samarbeid og samhandling i nettete miljø. Dette er ikke programmet for den som trives med store mengder med papir, eller som ikke ser noen grunn til å ta vare på notater og annen informasjon over tid.

OneNote selges alene eller buntet i student-, Ultimate og Enterprise-pakkene i Office-suite-variantene. Om du ser etter en unik applikasjon i Office-suiten, se på OneNote 2007.

LES OGSÅ:

Word 2007: Innebygd proff-hjelp

Excel 2007: Bedre støttespiller

Access 2007

Project 2007