Samhandling med brett og video

Samhandling med brett og video

Veritas og Oppland fylkeskommune satser på begge på samhandling, men med forskjellige utgangspunkt.

Samhandling er et tema som opptar mange it-avdelinger. De ansatte er i stadig større grad spredt på ulike lokasjoner og også på ulike teknologiske plattformer. Dermed står utfordringene i kø, det være seg knyttet til sikkerhet, synkronisering, mobilitet, nettbrett eller sosiale medier.

Computerworld har snakket med to norske organisasjoner som har kommet godt i gang med å takle de nye utfordringene. Den ene er Den norske veritas (DNV), som har 9.000 ansatte spredd over 100 land. Den andre er Oppland Fylkeskommune, som innen norsk offentlig sektor har kommet forholdsvis langt på vei innen samhandling.

Elling Rishoff, it-direktør i DNV, bekrefter at samhandling er en av de sentrale verdiene for selskapet.

- Vi har samhandling som en av åtte grunnleggende verdier i Veritas. Vår ytelse som bedrift er veldig avhengig av evnen til å samhandle, sier han.

Over 100 datakilder

For at informasjon skal kunne flyte så sikkert og fritt som mulig har DNV tatt i bruk en rekke verktøy, de fleste er basert på Microsoft-teknologi med Sharepoint 2010 i bunn.

- For å angripe samhandlingsproblemer har vi satset på et program vi har kalt "Generation Work Plate", som implementerer samarbeidsverktøy.

Det første verktøy Rishoff nevner er "Mysite" som hos DNV også kalles "pulten din".

- Det er der folk finner hva de er opptatte av, der kan de synliggjøre ferdigheter og interesser, og de kan velge hvordan de skal fremstå i en digital verden. Dette har vi ved siden av en konsernplattform, "landskap". Det er der vi jobber sammen, med dokumenter og andre prosesser. Der kan vi lage grupper og bruke ulike maler, sier Rishoff.

Gjennom den åpne delen får man tilgang til informasjon gjennom en Fast-basert søketeknologi i Sharepoint. En gruppemal, "Møteplassen", skreddersyr sikkerhet for brukerne når de kommuniserer med andre, eksterne relasjoner, som kunder og partnere.

- Vi har indeksert litt mer enn 100 datakilder. Søk forteller oss hvor vi kan finne teknologi, kompetanse, prosjekter, folk og markedsføringsresurser på tvers av alle enheter, sier Rishoff.

Avhengig av prosjekt.

DNV baserer seg også en del på Microsofts Lync, en kommunikasjonsplattform som har integrasjon mot Office og Sharepoint. Dermed kan selskapet blant annet kartlegge hvilke ressurser som er tilgjengelige i organisasjonen. I tillegg bruker DNV videokonferanse.

- Dette er et høyende verktøy som brukes til planlagte møter og workshops, mest internt, men stadig oftere også ut mot kunder. Vi opplever at det fungerer best når man har gode, etablerte relasjoner. Vi har mye glede av det og vil skalere bruken opp.

Rishoff poengterer at det er fryktelig viktig med nok kompetanse blant de ansatte om hvordan de ulike løsninger bør brukes på en fornuftig og sikker måte. Styringskomiteen har med seg HR, treningsavdelingen, utvikling og it-avdelingen.

- Samhandlingsplattformen må konfigureres forskjellig, avhengig av om man jobber i prosjekt eller ikke. I tillegg starter vi jobben med nettbrett. Snart er vi over fra én plattform til tre ulike enheter, pc, mobil og nettbrett.

HTC og Iphone.

Også i Oppland er samhandling høyt på agendaen. Petter Kolstad, it-leder for Oppland Fylkeskommune, forteller at samhandling internt og med andre står sentralt for å oppnå mer effektivitet.

- For oss bor i mer grisgrendte strøk er det mye å spare på reisetid. Vi kan oppnå bedre kontakter og samhandling ved å bygge en god infrastruktur, sier han.

- I tillegg kan vi med økt bruk av video tilby nye og moderne undervisningstilbud ved våre Studiesentre. I Oppland Fylkeskommune har vi standardisert videokonferanse på Tandberg, som nå er Cisco. Vi har bygget et eget kommunikasjonsnett for video som knytter 60 steder sammen. Vi jobber også med å integrere videodelen med Microsoft OCS/Lync, noe som jeg vet ikke mange andre har gjort.

Fylkeskommunen bruker ellers Microsoft Communication som fullverdig telefoni og samhandlingsløsning, bygget på en felles infrastruktur.

- Vi har i 2011 vært ute med anbud på telefoni, og har valgt en trinnvis strategi. Vi kan ikke kvitte oss med fasttelefonen helt, men satser på et hovedkonsept som kombinerer Lync med mobiltelefon. Vi har i praksis standardisert på HTC og Iphone.

Kan spare millioner.

Oppland fylkeskommune har fått mye oppmerksomhet for å gitt en Ipad til alle politikerne. Dette ble gjort etter å ha gjennomført en lengre pilotperiode i forkant av fylkestingsvalget. Ipad-ene utstyres med en løsning fra Software Innovation for å lage "eMeetings". Kolstad håper at it-avdelingen i løpet av 2012 også er klar for andre typer lesebrett basert på Android og Windows.

- Vi regner med at Ipad-prosjektet vil kunne gi oss en besparing på 1,6 millioner kroner i løpet av fire år, primært på sparte utgifter til papir og distribusjon. Generelt tror vi det er mulig å spare mellom 10 og 20 prosent på reisebudsjettene ved økt bruk av videokonferanser, som i 2010 lå på 17 millioner kroner. Altså opp til 3,5 million kroner pr. år, mens investeringen er under en million kroner, forteller Kolstad.

- Hva med sikkerheten når så mange mennesker får forskjellige enheter?

- Selve plattformen for dataene er basert på Sharepoint. Alle tvinges til å bruke sikre passord og for å bruke app-en i eMeetings må man gjennom en autentisering. I opplæring snakker vi om datasikkerhet og at man må passe på enheten sin. Vi oppfordrer også til at våre politikere ikke deler bruken med familien. Vi har også mulighet å fjernslette dataene og å sperre for bruk, både for mobiler og lesebrett.

Les om:

Enterprise