Slik unngår du it-sprekk i småbedrifter

Slik unngår du it-sprekk i småbedrifter

De fleste it-prosjekter blir dyrere og tar lengre tid enn planlagt. SMB-markedet har store utfordringer med små it-prosjekter. Her er tipsene for å unngå it-sprekk.

It-prosjekter har en tendens til å bli dyrere enn planlagt, og mer smertefulle enn leverandørene liker å fortelle. Tall fra Simula Research Laboratory viser at et it-prosjekt i gjennomsnitt blir hele 30 prosent dyrere enn planlagt. Teknologi har gjort det mulig for mindre bedrifter å jobbe smartere. Riktig brukt er teknologi en konkurransefordel mot de større selskapene. Da er det viktig å ha stålkontroll på It-prosjektene. Forskerne Magne Jørgensen og Stein Grimstad ved Simula Research Laboratory har forsket mye på hva som gjør at et it-prosjekt feiler.

- En viktig årsak til sprekk er at man ikke er grundig nok på forberedelser og gjennomføring av it-prosjektet. Her er de mindre selskapene ofte mer uprofesjonelle som kunder enn de store selskapene, sier Jørgensen.

Dyrt å velge billig

Faren er at man ender i en negativ spiral. Kunden mangler kompetanse om it. Leverandøren er avhengig av kundens kompetanse for å gjøre prosjektet best mulig. Resultatet er økte kostnader, forsinkelser og fare for et dårlig system. Muligheten til en konkurransefordel smuldrer bort.

- Kunden kan ende opp med et system i henhold til spesifikasjonene, men som er totalt ubrukelig. Et tett og kompetent samarbeid mellom leverandør og kunde er en suksessfaktor som ofte undervurderes, sier Stein Grimstad.

LES OGSÅ: Irrelevant informasjon skader it-prosjekter

I anbudsprosessen er pris viktig, men bør ikke være det viktigste parameteret. Anbudspris er ikke alltid ensbetydende med reell pris. Simula gjennomførte nylig en studie hvor 35 leverandører ble invitert til å gi anbud på et it-prosjekt med identisk kravspesifikasjon. Fire ble valgt ut til å gjennomføre prosjektet. Én med lav pris, to med middels og én med høy pris. Det viste seg at det bare var det kostbare anbudet som ikke sprakk på pris. De tre andre ble forholdsvis mye dyrere.

- Tilbudene ga et skjevt bilde av faktisk pris, fordi vi måtte bruke mer av vår egen tid på de rimeligste leverandørene. Samtidig var sluttresultatet, for særlig det aller laveste anbudet, av dårligere kvalitet, sier Magne Jørgensen.

Simula hadde selv god kompetanse på området, og opplevde mer ekstraarbeid med oppfølging av de rimeligste leverandørene.

- Poenget er at de totale kostnadene ofte blir skyhøye ved velge det laveste anbudet, særlig når man ikke selv har kompetanse nok til å følge opp. SMB-markedet kan tjene på å tenke mer på de totale kostnadene, fremfor å fokusere på anbudsprisen, mener Stein Grimstad.

Mange SMB-ere har knapt med tid til å vurdere Total Cost of Ownership (ToC). Faren er at man kan miste strategisk fokus på it-anskaffelser, og ende opp med brannslukking på de gamle systemene. Da går man lett glipp av fordelene teknologien kan gi.

Riktig person

Når man skal velge mellom leverandører, bør man vite noe om de ulike leverandørene. Man bør også vite noe om personene som faktisk skal gjøre jobben. Personene må ha nødvendig teknisk innsikt, og ikke minst ha nødvendig forståelse av ditt forretningsområde.

- Det er nyttig med en grundig evaluering av de personene som faktisk skal gjøre jobben. En CV kan nemlig være misvisende, sier Stein Grimstad.

Det er gjort forskning på arbeidsfordelingen i et selskap som jobber med it-utviking. Det viste seg at 20 prosent av utviklerne gjorde 80 prosent av jobben. Enkelte av medarbeiderne bidro i realiteten med negativ omsetning.

- Da er det ekstremt viktig å få tak i noen av de beste. Det er gull verdt, selv om man må betale mer for kompetansen, mener Magne Jørgensen.

Hvis kunden ikke har kompetansen selv, har man i realiteten bare to valg. Enten stole fullt og helt på leverandøren. Eller hente inn ekspertise fra konsulenter. Første alternativ gir fort høy risiko, siden du ikke har mulighet til å stille gode krav til hva som skal leveres eller kvalitetssikre det som faktisk blir levert. Andre alternativ krever en høyere investering i forkant.

- Konsulentene som brukes til å støtte kundens anbudsprosess må også velges med omhu. Det er også viktig at interne ressurser jobber sammen med konsulenten, slik at ikke kompetansen du betaler for forsvinner når oppdraget er utført, sier Jørgensen.

Enterprise