Sparer penger på insourcing

- Det føltes som om jeg sendte epost til verdensrommet.

Slik beskriver eks-kassasjef Kristin Tronvik Maxbos tidligere brukerstøtte. Maxbo er eid av familiebedriften Løvenskiold, som på slutten av 90-tallet valgte de å sette ut mye av sin it-drift til eksterne leverandører. Outsource, på godt norsk. I 2006 var it-avdelingen på tre stykker.

- Eneste forskjellen på å sende epost til verdensrommet og brukerstøtten, var at det var større sjanse for å få svar fra verdensrommet, smiler Tronvik.

Grunnen til det store smilet, er at tidene har forandret seg. Hun jobber ikke lenger bak kassa på Maxbo. Hun jobber i bedriftens nye it-avdeling.

SKAL SPARE STORT

I 2006 gjennomførte Løvenskiold en undersøkelse, hvor de ansatte kunne peke på hva bedriften burde bli bedre på. 46 prosent mente it-driften var for dårlig.

- Vi kunne leve med det, eller gjøre noe med det, sier it-direktør Arne Bjørn Mildal.

De begynte å gå gjennom hele it-strukturen, og likte dårlig det de så. Driften og hjelpen de fikk fra de eksterne leverandørene var ikke god nok, og det hele var dyrt. Mildal og kollegaene regnet på det, og fant noe ganske oppsiktsvekkende: Ved å ta tilbake it-avdelingen, kunne de gå 10 prosent under budsjettet, samtidig som de kunne øke omfanget av driften og få bedre service. 3,5 millioner kroner årlig, trodde Mildal og kompani de kunne tjene.

- Og med disse tallene fikk vi gehør ovenfra, smiler it-direktøren.

I mars 2007 kom godkjenningen, og Mildal kunne endelig sette i gang med å få it-avdelingen sin tilbake.

MORSOMMERE OG BEDRE

Siden den gang har det kommet elleve nye mennesker, og it-gjengen er nå på fjorten stykker. Det har blitt investert i nytt utstyr for ni millioner kroner, og leid inn konsulenter for 1,5 million kroner. Alt måtte bygges opp fra grunnen av. De 10,5 millionene det har kostet, regner Mildal med at de vil ha tjent inn på tre år.

- Ofte har man ikke noe annet valg enn å outsource. Men for en bedrift på vår størrelse var det fullt mulig å gjøre det motsatte, forteller han.

Det jobber 1100 stykker i bedriften til sammen, og it-avdelingen skal drifte 35 Maxbo-butikker rundt om i landet 24 timer i døgnet, hele året.

- Hvorfor klarer dere dette billigere enn hva de eksterne klarer?

- De skal jo tjene penger de også. Så når vi klarer å gjøre det samme like effektivt selv, sparer vi penger på det. De skal jo ikke bare lønne sine it-folk, men også selgerne og administrasjonen og så videre, sier Mildal, som også sparer penger på nytt utstyr som bladservere, virtualisering og grønne it-løsninger.

En ny undersøkelse er utført blant de ansatte, og et overveldende flertall synes it-hjelpen har blitt mye bedre nå som it-folket sitter i samme hus.

- Er det morsommere å være it-sjef nå?

- Ja, det er det! ler Mildal.

EKSPERT ADVARER

En annen som ler, men av helt andre grunner, heter Nils Molin, og er sjef i analyseselskapet IDC i Norge og Sverige.

- Dette tror jeg ikke noe på! sier svensken.

- Mange opplever at man får mange nye kostnader når man outsourcer. Ringer man brukerstøtte, får man plutselig en faktura. Men disse utgiftene har jo alltid vært der, så dette er snakk om en misforståelse, sier Molin, som bare har hørt om to andre tilfeller hvor en bedrift insourcer.

- All logikk tilsier at det er billigere å outsource.

- Hva med kvaliteten ved outsourcing?

- Mange opplever at det var bedre før, da en kunne ringe Jocke og Pelle som man kjente godt. Men mange outsourcer faktisk for å få bedre kvalitet på tjenestene, sier Molin, som ikke tror Løvenskiold kommer til å tjene penger på insourcingen sin.

Tronvik, tidligere kassadame og nå it-hjelper, er derimot storfornøyd.

- Klart jeg er, humrer hun.

- Jeg har jo fått ny jobb!