Velg riktig økonomisystem

- Funksjonaliteten i økonomisystemene i dag gir mindre selskaper de samme mulighetene som de store. Skillet har blitt mindre, sier Nils Molin, analytiker i IDC Norden.

Mens de store selskaper kan ta seg råd til å være innovatører, drar mindre selskaper nytte av eksisterende teknologi. SMB-markedet har i dag i stor grad de samme mulighetene som de store.

LES OGSÅ: Få utnytter erp-løsningen optimalt

- Det gjelder å finne noe som passer til sitt eget behov, og som ikke er for stort og komplisert. Muligheten ligger der, men for små bedrifter uten store it-ressurser kan det være fornuftig å jakte på bransjeløsninger i stedet for fancy funksjonalitet. For mye funksjonalitet kan være like uheldig som for lite, mener Molin.

Strategiske systemer

Store selskaper har større muskler enn de små. Likevel kjemper ofte små og store selskaper på samme arena i dagens marked. SMB-aktørenes forretningsmulighet ligger i at de er mer fleksible. En beslutning kan fattes på kortere tid. Teknologi har også en egalitær virkning. Riktig teknologi brukt på riktig måte gir effektiviseringsgevinster, som igjen kan gi økt konkurransekraft. Små selskaper med raskt hode kan kjempe med store selskaper med store muskler. Ikke minst gjelder dette for økonomisystemer.

- Økonomisystemene har blitt langt mer strategisk for bedriftene. Man har koblinger mot ulike systemer, som ordre og logistikk. Å velge riktig system er svært viktig for å lykkes, sier Nils Molin, analytiker i IDC Norden.

Det finnes en flere standardiserte økonomisystemer i markedet som er rettet mot spesifikke bransjer. Fordelen er at man slipper å bruke konsulenter til skreddersøm, samtidig som man har løsninger som i stor grad svarer til behovene. En løsning som Handyman fra ePocket er tilpasset håndverkere som kan fakturere direkte hos kunden, eller registrere innkjøp hos grossist, og er integrert mot økonomisystemet. De vanligste økonomisystemene på markedet har i større eller mindre integrasjon mot ulike bransjer. Mamut, Visma, 24SevenOffice og Superoffice har mange tilpasningsmuligheter.

- Det viktigste rådet når man kjøper inn økonomisystem er å definere hva som er mest kritisk for virksomheten. Det er lett å bli forledet av nye teknologier, sier Morten Jensen, produktsjef for Visma Business.

Mest effektivt

Syklusen for å skifte økonomisystem er gjerne mellom fem og ti år. Før man skifter er det viktig å stille seg spørsmålene som: Bygger økonomisystemene opp under strategien i selskapet? Har man planer om å innføre efaktura? Er det god nok integrasjon mellom ordresystemet og økonomisystemet? Hvilke teknologier og løsninger er mest kosteffektiv i innkjøp og bruk?

- Bruk lang tid på å analysere behovet. Det er kanskje et selvsagt råd, men vår erfaring er at det er her mange bommer. Ikke ta for gitt at ethvert økonomisystem dekker dine behov, sier Morten Jensen.

Visma har flere ganger overtatt kunder som har bommet på leverandør, som ikke kunne tilby en funksjon som var helt essensiell for kunden. Resultatet har blitt mye tapt tid og penger og bytte av leverandør.

- Vi har hørt en del famous last words som: "Vi trodde det var sånn som alle hadde", sier Jensen.

De fleste leverandører anbefaler å tenke helhetlig. Vurder økonomisystemet helhetlig sammen med erp- og crm-systemet. Ulike selskaper har ulike behov. La oss tenke oss et selskap som selger pc-er. En pc består av mange komponenter, og kundene skal kunne konfigurere den i nettbutikken. I tillegg har butikken noen kremkunder som skal ha bedre rabatt enn andre. Da har man plutselig en ganske kompleks løsning, hvor ordresystemet og økonomisystemet kontinuerlig kommuniserer.

- Økonomisystemet kan ikke vurderes separat, men som en del av helheten. Vi ser også at kundene i større grad ser komplette suiter som den beste løsningen, sier Jensen.

Analysebyrået IDC er ikke i tvil om økonomisystemets betydning.

- Økonomisystemene er strategiske. Vi ser at man i større grad går over på web. Vi har bedre koblinger mot andre løsninger, som ordresystemet. Mobil teknologi blir trukket inn i økonomisystemet. Vi ser at kundene får et stadig bedre tilbud, sier Nils Molin.