Epost er forretningskritisk

Epost er forretningskritisk

Epost er forretningskritisk på linje med telefon, faks og normal postgang. Norske bedrifter må bestemme seg for om de ønsker å utvikle epost- kompetanse internt eller kjøpe denne tjenesten.
Norsk næringsliv har bare delvis tatt opp dette spørsmålet.

Den seneste tids problemer med vekst i uønsket epost (spam) samt spredning av virus viser tydelig at epost i dag er foretningskritisk. Men utstrakt bruk av epost i næringslivet er mindre en 10 år gammelt og bærer fremdeles preg av å være i startfasen. Epost bruk i de fleste bedrifter har vokst organisk, mange introduserte epost i midten av 90-årene som et tillegg til andre kommunikasjonsverktøy. Epost var for de fleste bedrifter ikke forretningskristisk når det ble lansert for noen år siden, har blitt det de seneste årene.

For mange bedrifter ble epost-tjenesten lansert av bedriftens it-avdeling eller -person, og har vært driftet av denne avdelingen eller personen siden starten.

Større firmaer med flere enn 200 ansatte har som oftest heltidsansatte it-folk i en it-avdeling, og relativt gode rutiner for vedlikehold av epost-funksjonen. Problemet ligger hos små og mellomstore bedrifter (SMB). I SMB-markedet er epost-tjenesten ofte drevet av en server underholdt av en enkeltstående it-ansatt. Dette er uheldig fordi det er sårbart på flere punkter.

Epost er i dag blitt et så spesialisert felt at en person vanskelig kan være oppdatert på alle de nye sikkerhetsutfordringer og systemoppgraderinger et fungerende epost-system krever. Når en person er satt av til drift, åpner også et fundamentalt problem i og med at en person ikke kan være tilgjengelig til enhver tid til å rette opp de problemer som kan oppstå.

Bedriftsledere bør derfor tidlig gjøre en beslutning om de har eller innen nær fremtid ønsker å ha nok ressurser til å drifte en fortetningskritisk epost-løsning. I hovedsak vil det kun være større bedrifter og bedrifter som arbeider innen it-industrien at det er logisk å ha en intern epost-tjeneste. Andre bedrifter bør kjøpe inn epost-tjenesten på samme måte som de kjøper strøm, telefoni og andre tjenester.

Dersom man fortsetter å drifte en epost-tjeneste internt i bedriften men mangler ressursene til det vil man oppleve økende problemer i årene som kommer. Mengden uønsket epost (spam) er raskt økende, og antallet og graden av alvorlighet hos fremtidens virus er sterkt økende.

Dersom man ikke har eller ønsker å ha denne kompetansen i bedriften, bør man finne en ekstern leverandør til epost-tjenester. Som minimumskrav til denne leverandør skal man begjære dokumenterte rutiner for sikkerhetsoppdateringer og oppgraderinger av programvare, 24 timers vaktordning 365 dager i året samt mulighet for skreddersøm av løsninger, dersom dette behovet skulle oppstå senere. Det er vokst frem flere aktører på det norske markedet som kan levere dette.

Hans Jørgen Lysglimt
er grunder og daglig leder i Runbox AS,
et norsk firma som arbeider med epostløsninger basert på åpen kildekode.