Få kontroll på lisensene

Hvert år bruker norske småbedrifter nesten to milliarder kroner på programvare, men bare halvparten av bedriftene har kontroll på lisenskostnadene.
Spørsmålet er om mange bedrifter betaler lisenser for programvare som bare samler støv på skrivebordet. Har din bedrift noe å spare på bedre lisensstyring?

Først og fremst bør man skaffe seg oversikt over hvilke programmer som brukes av hvem, og vurdere om man kan kutte ut antall lisenser. Har du mange brukere å holde styr på, finnes egen programvare som kan gi bedriften bedre oversikt over lisensavtalene. Du kan selvsagt ikke regne med å få kostnadene refundert fra leverandøren hvis man allerede har godtatt en 12 måneders avtale. I beste fall kan man få en annen og mer nyttig programvare som erstatning. Lengre avtaler en 12 måneder bør man heller ikke gå inn på uten en skikkelig vurdering av behovet.

God tro koster

Det er vanlig å teste programvaren før man tar den i bruk. Trenger du lang tid til testing, så pass på at du har gjort avtale om det. Har du fått en versjon til test, bør man passe på at ingen i bedriften tar den profesjonelt i bruk etter testperioden. Det slås det hardt ned på, og ikke regn med tilgivelse og tillatelse.

Finner en programvareutvikler ut at du misbruker en lisensavtale, kan han komme til å avkreve en klekkelig erstatning hinsides det en lisensavtale koster. Det betyr at man heller ikke tar i bruk programmet utenfor det lisensavtalen dekker. En vanlig felle å gå i er å tro at en bedriftslisens innbefatter en installasjon på hjemmemaskinen. Noen lisensavtaler inkluderer hjemmebruk, andre ikke.

Bruker eller ansatt

Det er viktig å definere sine behov tydelig. Et finansfirma med mange maskiner og få brukere, vil tjene på å betale per bruker, mens et firma med flere skift og mange brukere på samme maskin, tjener på å betale per arbeidsstasjon.

Hvis du ikke skiller mellom bruker og ansatt kan du ufrivillig bryte en lisensavtale. Har man sluttet seg til en avtale basert på antall ansatte, er det viktig at du tar hensyn til om du også har sesongarbeidere eller deltidsansatte.

Eksempelvis kan du i noen programmer som Word og Excel åpne så mange samtidige dokumenter som du vil med en singel lisens, mens en CAD-bruker må betale lisens for hver åpne kopi på maskinen.

Abonnement

Det er flere måter å betale en lisens på. Noen tar per bruker, andre per arbeidsstasjon, noen vil ha lisens i forhold til oppdeling av harddisken eller per hovedkort. Pengene kan betales på forhånd, fordeles ut over perioden eller leases ut gjennom en abonnementsavtale.

Det er ikke alltid en abonnementsavtale er det riktige valget selv om leverandører presser hardt på for undertegne en slik avtale. Få klart med i avtalen hva abonnementet inkluderer av oppgraderinger og nye versjoner. En del inngår faste avtaler som gjerne medfører at vedlikehold og oppgraderinger tilbys, men at man må betale ekstra for det.

Vedlikehold og oppgradering

De fleste leverandører ønsker å skvise så mye så mulig ut av sine eksisterende kunder, slik at vedlikeholds- og supportavtaler gjerne koster like mye som selve anskaffelsen. Mange leverandører krever vedlikeholdsavtaler for at man skal få tilgang til oppgraderinger. Av og til ender bedrifter opp med å signere en vedlikeholdsavtale som ikke inneholder oppgraderingene de trodde de betalte for. Etter en stund viser det seg at den antatte oppgraderingen er pakket inn i et nytt og 8bedre8 produkt som leverandøren ønsker å selge til dem på nytt.

For noen leverandører er en vedlikeholdsavtale bare en mulighet til å ringe supporttelefonen. Andre tilbyr punktvise oppgraderinger fra for eksempel versjon 2.1 til 2.2, men uten mulighet for den helt nye 3.0-versjonen. Atter andre tilbyr hele pakken.

En kostbar felle er å gå inn på en lav etableringspakke med et års support, og oppdage etter et år at supportkostnaden øker dramatisk. Sørg for en opsjon på forlengelse og avtal at prisen ikke kan øke mer enn en bestemt prosentsats eller konsumprisindeksen.

Garanti

Produktgarantier er ikke evigvarende og det er ikke uvanlig at garantien utløper etter 90 dager. Hvis det ikke er spesifisert i avtalen, er du ikke garantert at programvaren etter en tid fungerer slik bedriftens trodde ved anskaffelsen. Her er det viktig at man har ikke avtaler et kjøp uten mulighet til å teste produktet skikkelig, og at produsenten ikke får betalt før programmet er testet og innkjørt.

En del leverandører vil selvsagt ikke uten videre bli med på en avtale uten at det betales ved overlevering av varen, men her er det mulig å forhandle. Microsoft tilbyr blant annet et visst antall prøvelisenser slik at kunden kan prøve ut og oppdatere seg på varen. De garanterer også at hver versjon av et kommersielt produkt i minst et år framover fungerer i overensstemmelse med brukeravtalen.

Beregn svingninger

Det er også viktig at man ikke velger avtaler som låser bedriften i skiftende tider. Enten bedriften ekspanderer eller innskrenker, er det viktig at lisensavtalene er så fleksible at de kan tas med inn i nye selskaper som oppstår i forbindelser med sammenslåinger og oppdelinger.

Pass på at du benytter anledningen når nye lisenser skal kjøpes inn. Er du misfornøyd med deler av lisensavtalen du hadde, er det en god anledning til å reforhandle.