Bedret innsyn?

Bedret innsyn?

KRONIKK: Det er grunn til å stille spørsmål ved om rutinene for hva som faktisk journalføres i forvaltningen er gode nok, og om de faktisk blir etterlevd.

Regjeringen vedtok fredag 17. oktober i statsråd forskrift til den nye offentlighetsloven. Den nye "Offentleglova" og tilhørende forskrifter trer i kraft fra 1. januar 2009. Gjennom den nye loven og forskriften vil retten og den praktiske muligheten til innsyn i forvaltningens saker utvides og forbedres i forhold til det som er tilfellet med den nå gjeldende offentlighetsloven.

Et grunnleggende spørsmål som må stilles, er imidlertid om rutinene for hva som faktisk journalføres (og som det dermed gis innsyn i), er gode nok, og om de faktisk blir etterlevd, i dagens uformelle og kjappe "e-post saksbehandling".

Den nye loven styrker retten til innsyn i offentlig forvalting i forhold til den loven som gjelder nå. Virkeområdet utvides til å omfatte flere organer og virksomheter, samtidig som adgangen til å gjøre unntak fra innsynsretten begrenses. I tillegg utvides omfanget av hvilke typer informasjon det kan kreves innsyn i, og det innføres en plikt til å begrunne avslag på krav om innsyn.

Prøveprosjekt i 15 år

I dag føres journalen så vidt jeg vet elektronisk i alle sentrale organer som er underlagt offentlighetsloven, og det har siden 1993 vært et prøveprosjekt (i 15 år!) med innsyn for pressen i elektronisk postjournal (EPJ). Innholdsleverandørene har vært 31 departementer og direktorater. Statsministerens kontor og Finansdepartementet har vært holdt utenfor. Brukersiden har omfattet 155 medieredaksjoner i en adgangsbegrenset tjeneste.

Som følge av den nye loven og forskriften, vil nå Offentlig elektronisk postjournal (OEP) bli etablert. Fornyings- og administrasjonsdepartementet skal ha ansvaret for etablering av OEP, som vil være en nettside for søk i og bestilling av innsyn i offentlige postjournaler. Denne tjenesten skal være tilgjengelig for alle. Den skal lanseres i løpet av første halvår i 2009.

Det er selvfølgelig svært viktig at lov- og forskriftsverket om innsyn i forvaltingen oppdateres, både med hensyn til omfang og med hensyn til bruk av ny teknologi for å bedre og effektivisere den reelle muligheten for innsyn i forvaltningens håndtering av konkrete saker.

Begjære innsyn

Ved å undersøke hvilke saker som er ført inn i journalene, kan man begjære innsyn i dokumentene i konkrete saker som fenger interessen. Henvendelser om dette må rettes til det enkelte forvaltingsorgan.

Et betimelig spørsmål som man må stille, er imidlertid om kravene til hva som skal føres inn i journalene er klare nok, og om rutinene for å følge disse kravene i praksis fungerer tilfredsstillende.

Forskrift om offentlige arkiv (11.12.1998) sett i sammenheng med offentlighetsloven avgjør hva som skal føres inn i journalen. I generelle ordelag er dette "alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon".

Allerede i de formuleringene som brukes i lov og forskrift ligger det mange skjønnstema, med tilhørende mulighet for forskjellige tolkninger.

Egen postmester

I tidligere tider, med sentral åpning av post og journalføring før fordeling til saksbehandler for videre oppfølging, var det relativt kontrollerbart og oversiktlig hva som skulle skje, og å følge det opp i praksis. Dette har endret seg ved at alle kan være sin egen postmester for elektronisk post. Det er innført regler og rutiner også for en elektronisk verden, men den er nok noe mer uoversiktlig, og vanskelig å følge opp i praksis.

Det foregår i dag en utstrakt uformell kommunikasjon via epost direkte med saksbehandlere i forvaltningen. Det byr på betydelige utfordringer for forvaltningen å sørge for at alle de dokumenter (i form av e-post eller vedlegg til e-post eller lignende) som utveksles elektronisk faktisk blir ført inn i journalene - og ført inn i journalene på en meningsfull måte - slik at de gir relevant informasjon om hva det enkelte dokumentet omhandler).

Det hjelper ikke med all verdens bra portaler for utøvelse av innsynsrett, dersom det man får innsynsrett i er mangelfullt eller av dårlig kvalitet. Det gamle SISU-prinsippet (søppel inn – søppel ut) gjelder fortsatt.

Parallelt med etableringen av den nye portalen må det derfor legges økt vekt på enhetlige og klare rutiner for hva som skal journalføres – og på drilling i at reglene og rutinene faktisk følges. Bare når kvaliteten på journalene er god, vil Offentlighetsloven i ny utgave få full effekt.

Arve Føyen, Føyen Advokatfirma

Les om: