Slakter bruken av pasientjournaler

Slakter bruken av pasientjournaler

- Mangel på opplæring og rutiner er livsfarlig, mener Helsetilsynet.

Helsetilsynet går knallhardt ut mot bruk av pasientjournaler i Norge. Tilsynet har avdekket flere hårreisende tilfeller hvor liv av norske pasienter settes i fare på grunn av svikt i rutiner rundt bruk av it-systemene.

Ved samkjøring av administrasjonen til Ahus og Oslo Universitetssykehus ble det oppdaget rundt 60.000 dokumenter som ikke er godkjent eller ikke er ferdig.

”Statens helsetilsyn ser svært alvorlig på dette” skriver tilsynet i rapporten ”Svikt i pasientadministrative systemer og elektroniske pasientjournaler ved flere av landets helseforetak”.

Overrasket

Seniorrådgiver Bjørn Jamtli er saksbehandler av brevet som er nå sendt til Helse- og omsorgsdepartementet.

- Er dere overasket over resultatet?

- Ja, jeg må si vi er overrasket, fordi de feilene som er registrert i all hovedsak er oppdaget ved tilfeldigheter. Det finnes alt for få rutiner å kontrollere hva skjer i sykehusenes it-systemene i Norge, sier han til Computerworld.

Jamtli forteller om et tilfelle hvor en pasient ble utredet for høyt blodtrykk. I forbindelse med utredningen fant man på CT en kreftsvulst med spredning, som er et alvorlig funn. Det ble sendt en melding til legen, men i og med at dette bare var en vikar kom den i postkassen til ”avdelingsoverlegen”. Der lå det store mengder med epost, og prøvesvaret ble ikke videreformidlet blant annet som følge av at det i dataprogrammet var mulig å signere prøvesvaret uten at legen faktisk hadde sett det. Kreften spredde seg videre og pasienten døde.

Jamtli påpeker at det ikke nødvendigvis er selve datasystemene som det er noe feil med, men måten de brukes på.

- Vi har tilfeller hvor et datasystem har funksjonaliteten, men noen har slått det av eller endret det. For eksempel det å godkjenne henvisninger uten å ha åpnet dem i systemet.

Dårlig kontroll

De fleste tilfeller som Helsetilsynet trekker frem er oppdaget tilfeldig. Et av tilfellene er en tilsynssak, mot Sykehuset Asker og Bærum/Vestre Viken HF. I et brev januar påpekte tilsynet svikt på flere områder tilknyttet virksomhetens internkontroll, herunder styring og bruk av sykehusets pasientadministrative system Dips.

”Helseforetaket hadde ikke gjennomført risikovurderinger eller på annen måte identifisert kritiske prosesser knyttet til håndtering av pasienter som ble henvist til undersøkelse, behandling og oppfølging. Helseforetaket hadde ikke tilstrekkelig overordnet oppfølging, rapportering og kontroll med ventelistepasienter og oppfølging av behandlingsfrister. Ansatte som håndterte ventelistepasienter manglet opplæring i aktuelt regelverk og bruken av Dips”, skrives det blant annet i vurderingen.

- Her viste det seg at en seksjonsoverlege hadde flere hundre prøvesvar og epikrise-oppsummeringer skulle vært sendt ut til fastleger som var usignert, forteller Jamtli.

Bekymret

- Da har vi i sum har et bilde av noe vi er veldig bekymret for, fortsetter senoirrådgiveren.

- Hva er det som svikter? Og er det verre enn i et papirbasert helsesamfunn?

- Slik vi har sett det er det først og fremst svikt kontrollrutinene og opplæring i systemer. Vi har ikke tall på hvordan det var før. Men vi synes det tas en uakseptabel risiko på de norske sykehusene.

- Så det ikke nødvendigvis slik at it-systemene i seg selv er dårlige?

- Nei, det er det ikke. Vi har for eksempel sjekket et tilfelle med Dips (systemprodusenten, red.), som i i utgangspunkt ikke hadde mulighet å signere prøvesvar uten at disse var åpnet. Ifølge Dips ba imidlertid kunden, altså sykehuset, om at denne funksjonen skulle fjernes. En leverandør gjør til slutt det kunden ber om, sier Jamtli.

Statens helsetilsyns vurdering

Slik oppsummerer Statens helsetilsyn funnene :

  • Mangelfulle risiko- og konsekvensanalyser knyttet til kritiske prosesser ved innføring og bruk av elektroniske pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal.
  • Mangelfull kontroll og oppfølging av ikke ferdigstilte dokumenter, særlig oppfølging av laboratorie- og røntgensvar, og dokumentasjon av dette.
  • Mangelfull opplæring av helsepersonell både når det gjelder bruk av pasientadministrative systemer og interne rutiner.
  • Mangelfulle kunnskaper om myndighetskrav.
  • Mangelfull tilgangskontroll til elektronisk pasientjournal.
  • Mangelfull bruk av kunnskap om den løpende drift og avviksmeldinger til systematisk forbedringsarbeid på nevnte områder.

"Statens helsetilsyn ser svært alvorlig på dette. At svikten hovedsakelig oppdages tilfeldig og ikke som ledd i noen form for egeninitiert intern gjennomgang eller kvalitetssikring av virksomheten, styrker vår oppfatning av mangelfull styring og ledelse på disse områdene. Omfanget, både i tid og geografisk spredning, indikerer også at dette kan være et gjennomgående problem. Vi mener derfor at det er nødvendig å iverksette tiltak på et nasjonalt nivå og ber Helse- og omsorgsdepartementet om å vurdere hvilke tiltak som er nødvendig for å avdekke og forebygge denne typen svikt", heter det i rapporten.

Computerworld har forsøkt å innhente kommentarer fra Helse- og omsorgsdepartementet og Sykehuspartner, it-leverandør for Helse Sør-Øst, men ikke fått svar. Vi følger saken videre.

Les om:

IT-Helse