Erp - obligatorisk infrastruktur

Erp - obligatorisk infrastruktur

KRONIKK: Dette er mine erfaringer etter 30 års arbeid med erp-systemer.

Jeg har hatt gleden av å arbeide med it-baserte forretningssystemer (erp-systemer) i mer enn 30 år.

I særlig grad har jeg interessert meg for de administrative systemene innen områder som økonomi, logistikk, salg og innkjøp. Vi kaller ofte disse systemene for transaksjonssystemene, fordi de har som sitt hovedformål å formalisere og lagre forretningshendelser (Business events) som reflekterer virksomhetens verdiskapning.

Det er derfor riktig å si at økonomisystemet representerer selve kjernen i systemlandskapet. Alle forretningshendelser med økonomiske konsekvenser avleires i regnskapet. Begrepet transaksjon er kanskje et av de mest sentrale når vi snakker om forretningssystemer. Transaksjonsvariantene og deres datainnhold danner nemlig selve fundamentet for analyse og automatisering av administrative prosesser.

Brukeropplevelse

Det er også på dette punkt systemene skiller seg fra hverandre. I store og modne systemer fra for eksempel SAP, IFS og Lawson har bedriftene en betydelig mulighet til å påvirke transaksjonsformatet, både med hensyn til variasjon og datainnhold. I småsystemene er det ofte motsatt, i den forstand at transaksjonsformatet er predefinert, det vil si standardisert.

Jeg pleier ofte å si at transaksjonsformatene er systemets genprofil, med andre ord selve grunnstrukturen. Jeg tar opp dette temaet, som for noen kanskje kan virke litt ”tørt”, fordi jeg merker at vi i økende grad har fokus på systemenes overflate og brukergrensesnitt.

Vi snakker stadig mer om brukeropplevelsen, om farger, fonter og symboler. Om knapper og menylinjer. Dette er også viktige egenskaper, og henger nøye sammen med våre krav til intuitive og selvinstruerende systemer. Men overflatekvalitet må ikke telle mer enn de indre kvaliteter.

Ikke enkelt

I utgangspunktet består et forretningssystem av 3 lag, nemlig brukeropplevelsen (brukergrensesnittet), funksjonene (programmene) og datamodellen (databasen). Vi må evne å se sammenhengen mellom disse tre lagene. La meg ta et lite eksempel. Det er et økende krav både fra marked og myndigheter at vi skal ha en bærekraftig produksjon, det vil si grønne verdikjeder. Det betyr at våre forretningssystemer, i tillegg til å produsere et monetært regnskap, også må kunne bygge et miljøregnskap.

Det er ingen enkel sak, og har innvirkning på alle de tre nevnte nivåer. For det første må datamodellen inkludere en rekke nye dataelementer som beskiver råvarenes miljøegenskaper og produksjonsprosessenes miljøbelastning både med hensyn til utslipp og energiforbruk. Det må utvikles programmer som kan optimalisere en produksjonslinje med utgangspunkt i bærekraftdimensjonen. Til sist må resultatene, selve miljøregnskapet, presenteres for brukeren i et skjermbilde. Våre nye og ofte utfordrende krav til forretningssystemene kan ha dyptgripende konsekvenser, også for systemets genprofil.

In-house

Det er ingen tvil om at erp-systemene får en stadigere rikere funksjonalitet. Det er ikke uvanlig at innovasjon ofte skjer i små og dedikerte utviklingsmiljøer. Dette kan resultere i lansering av spennende nisjeløsninger (best-of-breed) som integreres mot erp-systemene. Etter noe tid vil erp-systemet utvides til å omfatte nisjesystemets egenskaper. Allikevel registrerer jeg at selve erp-begrepet er under et visst press. Det argumenteres med at integrasjonsteknologien gjør det unødvendig å anskaffe store og ofte mastodonte erp-systemer som man ofte bare utnytter en brøkdel av.

Noen blander inn skybaserte tjenester, og mener denne leveransemodellen bryter ned erp-begrepet. Jeg tror ikke det. For de fleste bedrifter vil det være både økonomisk og brukervennlig å samle brorparten av de funksjoner man trenger innenfor én systemløsning (erp-systemet) uansett om denne leveres som en nettbasert tjeneste eller som en tradisjonell in-house installasjon.

Det vil uansett være nok av integrasjonsutfordringer både mot eventuelle fagsystemer og eventuelle nisjesystemer internt, og ikke minst mot våre forretningspartnere. erp-systemet vil derfor i overskuelig fremtid være en foretrukket plattform, det vil si en obligatorisk infrastruktur.