It-sjef for 40.000

It-sjef for 40.000

Når 40.000 blåruss logger seg på nettet kan det fort gå galt. It-sjef Knut Jørgensrud holder jerngrep.

PÅ ARBEIDSPLASS: De er som maur. I den store sentrale hallen på Handelshøyskolen BI i Nydalen, Oslo, kryper de langs trappene opp og ned etasjene, følger arkitektens struktur inn og ut de mange vinger og undervisningsrom, og hviler sammen med andre, ved bordene som er plassert på alle nivåer.

Her klekkes Norges neste generasjon finansmeglere og økonomisjefer ut.

Å jobbe i et studentmiljø kan være like plagsomt som oppløftende. Småarrogante bedrevitere kan de være, men også snille og interessante mennesker. For en it-avdeling innebærer en stor undervisnings- organisasjon flere utfordringer. Hvert år får de tusenvis av nye ivrige brukere, som skal lære seg skolenes retningslinjene. I tillegg ønsker hundrevis av ansatte å ta i bruk egne systemer.

Lite synergi

It-avdelingen på BI består av 34 ansatte, fordelt over tre avdelinger. Størstedelen av tiden holder de seg i lyse lokaler i sjette etasje, langt over serverrommet i kjelleren.

- Ingen ønsker å sitte der. Selvfølgelig er vi ofte rundt omkring i bygningen, men alle har fast kontor i sjette etasje, forteller it-direktøren Knut Jørgensrud.

Jørgensrud var med da Bi flyttet inn i den nye bygningen høsten 2005. Det var ikke en udelt fornøyelse. Å slå sammen flere brukermiljøer gikk ikke så enkelt som tenkt.

- Man tror at det blir synergier, men i praksis er det nesten like mye jobb. Det er stort her, og det er mye vi må holde styr på, forteller han.

Fast ansatte

Antall brukere bekymrer ikke Jørgensrud. Etter en kort sjekk sier han at BI har mellom 40.000 og 45.000 brukerkontoer. Av dem er 750 til de fast ansatte. En slik mengde, med mange skiftende brukere, krever god planlegging og ikke minst god oppfølging.

- Alle får en epostkonto, tilgang til internett, tilgang til undervisningssystemet Blackboard og tilgang til bibliotekdatabasene. Bibioteksystemet er svært avansert. I tillegg beholder alle studenter kontoen sin to år etter de har sluttet, sier Jørgensrud.

NESTE GENERASJON: På Nydalen klekkes Norges neste generasjon finansspesialister ut. It-avdelingen støtter dem med teknologi i alle kanaler. (Foto: Nard Schreurs)

Blackboard-systemet er nerven i kommunikasjonen mellom BI, foredragsholdere og studentene. Alle får opp en egen innloggingsside som viser kurs man følger, notater fra lærerne, agenda, oversikt over artikler og bøker som skal leses, og skannede artikler i pdf-format. Systemet er det samme som brukes av de fleste amerikanske universiteter, og er også populært i Europa. Funksjonaliteten er bra, men brukergrensesnittet virker gammeldags.

- Ja, det ser litt gammelmodig ut. Vi har også utviklet noe selv, men det er ressurskrevende å drive med slikt. Det norske selskapet Fronter har utviklet et system som er mye mer tiltrekkende og moderne satt opp, men i grunn er vi fornøyde med kvaliteten på det vi har, sier it-direktøren.

Shanghai

It-avdelingen må også forholde seg til en rekke fagsystemer som forleserne ønsker å bruke. Det er ikke opp til it-sjefen å bestemme hvordan undervisningen foregår, og de ansatte står fritt til å velge etter sine egne ønsker.

- I praksis betyr det at vi må teste programvare som en av de ansatte ønsker å ta i bruk. Hvis den fungerer og er prismessig innenfor rammene, må vi kjøpe det og drifte det, sier Jørgensrud.

I praksis dreier det om to-tre nye applikasjoner per studieår. I alt har BI over hundre ulike applikasjoner. I tillegg drifts systemer på BIs andre avdelingene, blant annet i Stavanger, Kristiansand, Bergen og Trondheim, fra Nydalen. Nylig har dessuten BI begynt arbeidet med å koble opp en avdeling i Kina, Fudan universitet i Shanghai, på samme plattform. Det gir ekstra utfordringer, fordi tilgang til informasjon er mer følsomt i Kina enn i Norge.

- Vi har registrert at det er utfordringer der, sier Jørgensrud ordknapt om saken.

Tynne klienter

It-systemene i Nydalen er tilgjengelig for alle som har med seg en bærbar pc. Ifølge Jørgensrud har rundt 90 prosent av alle studentene en egen pc, hvor av de fleste er bærbare. I kjelleren står 140 servere. I tillegg er Citrix-baserte 450-tynne klienter fordelt rundt om kring i bygningen. Disse er fritt tilgjengelige for studenter, så lenge de har innloggingskode.

- Når en ny klasse begynner gir vi ofte introduksjonskurs. Disse organiseres rundt en oppgave, hvor studentene må bruke de ulike systemer. Oppgaven ligger på Blackboard, man må bruke biblioteket, og ta i bruk de kommunikasjonsformer som ligger i systemene, forteller Jørgensrud.

IKKE IMPONERT: Studenthjelpene Fredrik Ianssen Lundh og Tanju Uysal er ikke alltid like imponerte over studentenes it-kompetanse. - Av og til lurer du på hvordan de greide å unngå å få med mer, ler de. (Foto: Nard Schreurs)

Ifølge it-direktøren kunne det har vært mer funksjonalitet i systemene, hvis bare studentene hadde holdt seg til reglene.

- Det var mye rart i starten. For eksempel brukte studenter internkommunikasjonen for å selge varer. I andre tilfeller har vi opplevd at studenter bruker svært uhøflig språk i debatt med utenlandske professorer. Det er dessverre en del studenter som bruker det til ting som ikke har noe med studiene å gjøre, sier Jørgensrud.

Brukerstøtte

Med så mange brukere er opplæring og støtte kanskje it-avdelingens viktigste oppgave. Nye brukerne må tilpasse seg ny it-omgivelser, uansett hvor flinke de er fra før. Men er dagens unge mennesker, som har vokset opp med data, egentlig så datakyndige?

- Vi gir mye opplæring og har fast it-service hver dag og i helgene. Men studenter er ikke bare gode og erfarne it-brukere, sier Jørgensrud.

Det bekrefter Fredrik Ianssen Lundh og Tanju Uysal, begge studenter, som jobber på it-service. Lundh har jobbet der siden BI åpnet i Nydalen i 2005, Uysal er relativ fersk.

- Man skulle forvente et høyt nivå blant folk som er vokst opp med datamaskiner. Men jeg er overrasket hvor mange som har greid å unngå å opparbeide datakompetanse, ler Lundh.

Minnepinne

Det er særlig i starten av semesteret det er mye behov for støtte. Så dabber det av, mens det tar seg opp igjen når eksamentiden starter.

- Da har vi kø her, sier Uysal.

De mest vanlige problemene er knyttet til oppkobling til BIs trådløse nettverk, og med virus. I tillegg sliter studentene med BIs printersystem.

- Her er det slik at du kan printe ut med vårt "Follow me"-system. Det betyr at du får utskriften der du identifiserer deg med studentkortet ditt. Utskriften følger deg, forklarer Lundh.

Vi spør Lundh og Uysal om noen gode support-anekdoter. Da forteller de om en foreleser som ikke kunne skjønne at informasjonen på en usb-pinne ikke var overført til pc-en hans. Det viste seg at han hadde plugget den inn i en annen pc, som i tillegg var avslått.

- Generell kompetanse utover vanlig Windows og Office er ikke veldig stor, ler de.

Artikkelen er hentet fra Computerworlds bilag It-karriere.