Jakten på de tapte data

Jakten på de tapte data

I mange bedrifter lagres det mye data og informasjon. Alt for få vet å utnytte denne informasjonen. Men er det lønnsomt å bruke to millioner kroner på analyseverktøy for å hente frem datene?
Analyseselskapet Gartner har estimert at bare syv prosent av dataene i en bedrift faktisk blir brukt. Slagordet "Få mer ut av ditt forretningssystem - kjøp analyseverktøy" kunne ikke være mer treffende. Det eneste som ikke treffer, er at nitti prosent av bedriftens innsamlede informasjonen kan fås fram med enkle rapporteringsløsninger ved å komplettere ditt allerede innkjøpte ERP-system (enterprise resource planning), altså forretningssystemet.

Gartner mener egne analyseverktøy bare trengs for de siste 10 prosentene med informasjon. Spørsmålet er om det lønner seg for din bedrift å bruke to millioner på analyseverktøy som bare henter ut disse prosentene?

BI og analyseverktøy

Business Intelligence (BI), datavarehus, og datamining (data-utvinning) er begreper som dukker opp når man snakker om forretningsanalyse. Hva som er mest dekkende strides de lærde om, men for en bedrift handler det om dataverktøy som på ulike måter analysere informasjonen som sirkulerer rundt i organisasjonen.

-- BI-begrepet inneholder alle typer verktøy og metoder knyttet til analyse av forretningsvirksomhet. De forskjellige begrepene som dukker opp når man snakker om analyseverktøy er ofte knyttet til hvilken metode de bruker, sier Bo Hjort Christensen, studierektor ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

Lasse Backe-Mathiesen er Technology Manager hos Component Software AS som er en av Norges mest profilerte BI og datavarehusaktører. Han mener at analyse handler om verktøy til å sette sammen data.

-- Bedriften kan ha masse data liggende rundt omkring, men for å få fram mer enn standardrapporter trengs det bedre verktøy enn det et ERP-system kan gi. Dataene må samles og analyseres for å kunne gi den nødvendige oversikten. Det handler om å få vite hvordan bedriften går til enhver tid. Hva er virksomheten dårlig på og hva er den god til? Analyseverktøy kan gi gode sanntidsrapporter som kan vise hvordan ressursene i virksomheten forvaltes, sier Lasse Backe-Mathisen.

Analysèr behovet for analyse

Det er mange tilbydere i markedet og Bo Hjort Christensen mener det etter hvert vil vise seg at noen ikke vil ha livets rett. Derfor må bedriften bestemme seg på forhånd hva man vil ha, og rett og slett analysere situasjonen før man bestiller analyseverktøy.

-- Det finnes enkle verktøy til avanserte metoder, og dessverre enkle metoder med alt for avansert verktøy. I ERP-systemene finnes det enkle rapportgeneratorer som kan få fram mange viktige tall, og det finnes sofistikerte og kostbare analyseverktøy som bruker svært avanserte vitenskapelig verktøy og metoder. Derfor er det viktig å vite hva bedriften er ute etter å analysere, og gjerne også hvilke metoder som skal anvendes.

Innenfor økonomifaget er det forhåndsbestemte metoder som avgjør hvilke tall som kommer fram, og er det økonomiske nøkkeltall man er ute etter, mener Bo Hjort Christensen at det for mange bedrifter finnes gode nok metoder og verktøy innenfor ERP-systemet.

-- Standardrapporter i de økonomiske systemene er til tider overlegne analyseverktøyene for å få fram viktige nøkkeltall basert på tradisjonelle økonomiske prinsipper. Et dataanalyseverktøy kan være et Excel regneark med en bestemt matematisk metode for å få fram visse tall og variabler. Evne til tallknusing, valg av metoder og datavolum er faktorer som skiller ulike verktøy og løsninger. Her må bedriften finne en balansegang eller arbeidsdeling mellom standardvarer og spesialtilpassede analyseverktøy, sier Hjort Christensen.

Stort potensial

Det er imidlertid ikke tvil om at det ofte kan ligge et stort uutnyttet potensial i de mengder data som bedriften ikke har benyttet. Hjort Christensen mener spørsmålet ikke er i hvor stor grad bedriften utnytter informasjon, men på hvilken måte man vil benytte den.

-- Jeg tror at en liten bedrift gjerne vil ha et behov for analyseverktøy, men at dette kan i stor grad dekkes av det som allerede er en del av ERP-systemene. Her vil de fleste komme langt innenfor Microsofts tekniske plattform av relativt enkle standardkomponenter, sier Christensen.

Men selv om du har få ansatte og lite ERP-system mener Backe-Mathisen at behovet er like stort for å analysere det bedriften driver med.

-- Motivasjonen er kanskje ikke like stor hvis bedriften går bra, men for å kunne møte eventuelle nedgangstider er det viktig å vite hva det er som gjør at bedriften går bra. Grensen for å skaffe seg et analyseverktøy, kan være når du ikke lenger greier å sitte med viktig informasjon i hodet og med det har mistet oversikten over hva som gjør bedriften lønnsom, sier Backe-Mathisen.

Vekst gir behov

Hjort Christensen mener det er vanskelig å sette en nøyaktig grense og at behovet for analyse varierer ut i fra de forskjellige faser og situasjoner bedriften befinner seg i.

-- I det øyeblikk du skal gjøre analyser på data fra ulike tekniske miljøer og kilder, og hvor man trenger å rense og formalisere dataene for så putte dem inn i regnemodeller, trenger man et mer avansert analyseverktøy. Også bedrifter som ligger i en hard og uforutsigbar konkurransesituasjon kan ha større behov. Likeledes bedrifter som er i en betydelig vekstfase og hvor det er vanskelig å vite hvor veien videre skal gå, sier Hjort Christensen.

Analyse er viktigst for bedriftene som genererer mye informasjon, men bedrifter vil uavhengig av bransje ha behov for å vite hvor skoen trykker, mener Lasse Back-Mathisen.

-- Skal man for eksempel flytte varer fra sted til sted, er det sentralt å vite hvor man bruker mye tid, hva som krever mye ressurser og hvorfor det skjer. Dette er like viktig for den lille som den store bedriften. Ja, kanskje i større grad for den lille bedriften som er i vekst. Hvis man ser bort informasjonsintensive bedrifter som genererer mye data og lever av å analysere kunder og forbruksmønstre, er det særlig bedrifter som er interessert i å utvikle seg som har det største behovet, sier Backe-Mathisen.

Dyre og krevende løsninger

Backe-Mathisen forteller at SMBere sliter når man snakker om skreddersøm og tilpasning av programvare for akkurat sin særegne virksomhet. Han mener analysesystemer gjerne koster to millioner kroner uansett hvordan bedriften gjør det.

-- Vi er klar over at det høres dyrt ut når du har brukt 400 000 på ERP, og så skal analyseverktøyet koste fem ganger så mye. Det finnes konkurrenter som leverer billigere verktøy enn oss, men selv om inngangsbilletten er lavere kan totalkostnaden øke når bedriften setter i gang med implementering, tilpasninger og vedlikehold, sier Backe-Mathisen.

Grunnen til de store kostnadene er at produktet i seg selv hjelper ingenting. Det må lages en rapporteringsløsning rundt produktet. Her må bedriften sette av mennesker som skjønner hva som er kritiske prosesser, slik at bedriften kan systematisere essensiell informasjon.

-- Selv om bedriften ikke har en egen it-sjef eller it-avdeling, finnes det mennesker i organisasjonen som har IKT-ansvar, og disse må bruke mye tid. Andre i nøkkelstillinger forvalter allerede stor mengder informasjon, og de vil straks se nytten ved å etablere automatiserte rapporteringsmuligheter. Dermed frigjør de tid og kan bruke denne tiden til å jobbe fram nye rapporteringsløsninger, forteller Backe-Mathisen.

En kontinuerlig prosess

Denne type analyse er ikke en ferdiganalyse. Du kan ikke kjøpe et nytt og komplett system og så være ferdig med det.

-- Vi som tilbydere av BI-løsninger må jobbe gjennom bedriften og bli kjent med bedriftskulturen og se nærmere på hvorfor forretningen går rundt. Vi overfører vår kompetanse om produktets muligheter til kunden. BI og datavarehus er ikke noe du kan sette ut. Bedriften må ha interne ressurser som hele tiden videreutvikler bedriften gjennom analyseverktøyene. Det er forskjellige svar til forskjellige faser i en bedrifts utviklingshistorie. Analyseprosessen stopper aldri opp, og systemene må utvikle seg i takt med endringer i marked og omgivelser, sier Backe-Mathisen.

Selv om analyseprosessen er kontinuerlig og langsiktig, mener Hjort Christensen at det er viktig å ha noen stabile modeller som kan gi informasjon over tid.

- Er slikt verktøy kan bare gi ekstraverdi når regnemodellene repeteres over tid. Hvis man til forskjellige tider svinger mellom ulike spennende måter å analysere bedriftens tallmateriale, kan det forvirre mer en opplyse, sier han.