- Epost-reglene må følges opp

- Epost-reglene må følges opp

KRONIKK: Reglene om innsyn i ansattes epost må suppleres med en instruks i bedriftene.

Nye regler om innsyn i ansattes elektroniske kommunikasjon er vedtatt og trådte i kraft 1. mars.

Adgangen til innsyn vil basere seg på en avveining mellom interessene til den ansatte og interessene til arbeidsgiveren.

Forskriften gir tre alternative grunnlag for at en arbeidsgiver kan foreta innsyn.

1) Arbeidsgiver kan foreta innsyn når det er nødvendig for daglig drift av virksomheten.

Arbeidsgiver må foreta en interesseavveining av bedriftens behov mot den ansattes rett til personvern. Bedriftens behov omfatter ethvert hensyn til bedriftens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift. Vurderingen må foretas konkret på det tidspunkt hvor behovet for innsyn oppstår. Videre må alternative, mindre inngripende, tiltak vurderes.

Et slik mindre inngripende tiltak kunne være å innhente samtykke fra den ansatte til å foreta innsyn. Samtykke fra en ansatt i et arbeidsforhold anses ifølge veiledningen ikke som frivillig avgitt, fordi det er et avhengighetsforhold. Samtidig foreslås at i stedet for innsyn fra arbeidsgiver, kan den ansatte bes om å videresende sin elektroniske kommunikasjon. Slik videresending må vel basere seg på samtykke (eller?).

2) Innsyn kan foretas når det er nødvendig ut fra en annen berettiget interesse.

Dette er en "rettslig standard" - som vil utvikle seg i praksis. En nyttig og fleksibel sikkerhetsventil, som kan fange opp forhold man ikke hadde oversikt over da forskriften ble vedtatt.

3) Videre vil innsyn kunne foretas når arbeidsgiver har en begrunnet mistanke om at den aktuelle bruk (av elektronisk kommunikasjonsmiddel) kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

At mistanken er begrunnet, innebærer at den må være forankret i en faktisk opplysning. Såkalt sannsynlighetsovervekt er ikke nødvendig. Det er tilstrekkelig at det foreligger en mulighet.

Kvaliteten på opplysningen avveies mot alvorlighetsgraden. Det kan bare foretas et konkret innsyn i enkeltstående tilfeller. Kontinuerlig overvåking, er ikke tillatt annet enn for visse administrative formål.

Reglene inneholder flere skjønnsmessige avveininger, som kan skape usikkerhet. Min anbefaling er derfor at bedriftene bør klargjøre dem i en ikt-instruks, og lage rutiner som skal følges, og informere de ansatte om instruks og rutiner!

Arve Føyen, Føyen Advokatfirma

Les om: