Klart budskap

Klart budskap

Skal en leder få sine undersåtter til å gjøre jobben slik han eller hun ønsker, må budskapet være tydelig.

Av Ragnar Løken, Rådgiver, Bedriftsrådgivning RLB. Medlem i Faggruppen Service Management

Jeg er som rådgiver mange steder og møter mange mennesker i ulike roller. En av mine erfaringer er mangelen på klare budskap, spesielt fra ledere. Alle ledere ønsker jo at medarbeiderne skal gjøre jobben som lederen ønsker, men da er forutsetningen at budskapet er klart, blir forstått og ikke minst akseptert. Denne lille «trappen» hopper mange for raskt og lett over. Vi sjekker ikke nøye nok ut om budskapet har fulgt «trinnene», og dermed blir etterlevelsen, ofte opplevd som medarbeidernes adferd, ikke slik lederen ønsker.

Forutsetninger for riktig adferd begynner altså med et klart budskap, og da må vi også formulere oss tydelig. Ord som «hvis», «på en måte», «prøve å», «så snart som mulig», og til og med«jeg skal prøve å gjøre dette så snart som mulig», gjør at budskapet blir vagt, for å si det forsiktig. Og når blir mottakerne usikre, kommer egne tolkninger inn.

Et annet element i denne sammenheng er definisjoner. Jeg hører mange ulike måter vi bruker ord på, noen ganger betyr ett ord flere ting, og andre ganger blir flere ord brukt om det samme, uten at alle er godt nok klar over dette. En anbefaling er derfor en definisjonsliste med klare definisjoner av alle begrep og betegnelser, og at denne er godt kjent, lett tilgjengelig og hyppig brukt.

Alle parter i en kommunikasjon har ansvaret for avgivelse og mottakelse av budskapet, men det må være avgivende part, og da ofte lederen,som må ta hovedansvaret og sjekke ut. Dette er jo egentlig enkle forhold som de fleste er godt klar over, men som vi i en hektisk hverdag lett glemmer. Vi får derfor, hver for oss, minne oss om dette ansvaret hele tiden, både når vi er avgivende og mottakende part.

Lykke til med god kommunikasjon!