De vanskelige prosessene

Selv om et it-prosjekt gjennomføres både på tid og til kost, behøver ikke prosjektet være vellykket av den grunn. Mange prosjekter feiler, på tross av god gjennomføring, fordi arbeidsprosessene likevel ikke lot seg endre som planlagt. Konsekvensen blir da at de planlagte (og ikke planlagte) gevinstene uteblir.

Vi har tidligere skrevet om rapporten Mckinsey laget i våres for Legeforeningen. Konsulentselskapet evaluerte ikt-tilstanden i den norske spesialisthelsetjenesten. I rapporten skriver konsulentselskapet blant annet at det i intervjuer har kommet frem at prosjekteiere oppfatter det som så vanskelig å endre arbeidsprosesser på norske sykehus og at de heller tilpasser ikt-løsningene.

Det riktige kan i en del tilfeller være å endre it-verktøyet til eksisterende arbeidsprosesser. Det forutsetter imidlertid at arbeidsprosessen det gjelder er optimalisert og sammenlignet med "best practise". I de tilfeller hvor it-verktøyet er tilpasset den optimale arbeidsprosessen, bør den aktuelle arbeidsprosessen tilpasses it-verktøyet.

Men det er ikke alltid like lett.

Da Computerworld arrangerte it-helsekonferansen Healthworld tidligere i høst, var rapporten tema for en diskusjon mellom ikt-toppen Thomas Bagley i Helse sørøst, Erik M. Hansen i Helse vest ikt og Petter Hurlen fra Legeforeningens it-utvalg.

Deltakerne var enige om at rapporten tegnet et bilde av situasjonen, men at mange riktige grep var tatt. Det vil imidlertid ta tid å se effekten.

Jeg mener det bør være muligheter for å standardisere flere arbeidsprosesser på norske sykehus. Det bør ikke være særlige forskjeller på hvordan man jobber innenfor det samme fagområdet i medisinen. Men denne uttalelsen skapte reaksjoner fra salen.

En lege i salen reagerte kraftig på ytterligere standardisering av behandlingen av pasienter. Argumentet var at hver enkelt pasient har individuelle behov.

Det er lett å være enig i det. Diskusjonen som fulgte illustrerte nok litt av utfordringene med digitaliseringen av det norske helsevesenet, ved at deler av medisinske fagmiljøet og administrasjon/ikt ikke helt snakker samme språk.

Legene kan hevde at prosjekteier har begrenset kjennskap til og forståelse for arbeidsprosessene. Petter Hurlen har for eksempel tidligere uttalt til Computerworld: "For prosjekteier er gjerne innføringen av teknologien målet i seg selv. Enhver tilpasning oppleves som en kostbar og unødvendig forsinkelse, og individuelle tilpasninger på sykehus ses på som kilde til økte driftsutgifter".

Fra prosjekteiers side ser man kanskje denne uenigheten som liten vilje eller evne til å endre egne arbeidsprosesser.

Det er ikke bare innen helse at endringsprosesser og digitaliseringen tar tid, det gjelder i alle bransjer og organisasjoner. Alle er for endring bare det ikke gjelder en selv.

Det opplagte spørsmålet er om det norske helsevesenet er optimalt organisert i dag? Svaret på det er for de fleste et nei.

Mckinsey-rapporten avdekker da også at det i de siste to årene har tiden legene bruker på pasientene gått ned. Det bør være en pekepinn på at ikke alt er som burde.

Paradokset er at effektivitetstapet kanskje både skyldes digitaliseringen og at løsningen ligger i digitale verktøy.

Ikt har på den ene siden muliggjort økt rapportering og dokumentering – som nødvendigvis må ta tid. På den andre siden har digitale verktøy gjort arbeidsprosessene mer effektive, noe som burde frigjort mer tid til pasientene.

Her ligger det enkle ting som påminnelse på sms om at pasienten snart har time eller at rekvirering til MR ikke krever papirskjemaer frem og tilbake – for å nevne noe.

Norge bruker nå milliarder på ikt i helsevesenet. Det er for tidlig å si om investeringen kaster av. Dette er prosesser som tar tid. Men Mckinsey-rapporten peker på en del utfordringer penger alene ikke vil løse.

Det kan se ut som om virkelighetsforståelsen er noe forskjellig mellom de som jobber i førstelinjen ut mot pasientene og administrasjonen og Ikt. Det beste it-verktøy i verden har ingen verdi om ikke brukerne ser nytten. Skal vi lykkes med digitaliseringen må arbeidsprosessene også endres (med mindre den allerede er optimal). Og det må skapes en gjensidig forståelse av behovene og målene. I bunn og grunn handler dette om kultur. Man kan ha så mange overordnede strategier man bare vil, men kulturer endres ikke med et nytt målbilde.

Kulturer endres gjennom k-en i ikt. Kommunikasjon (og dialog). Jeg tror den leverandøren som satte 100 av sine brukere av it-verktøyet i en sal, var inne på noe. Utstyrt med røde og grønne kort fikk de lov til å stemme over hvilke funksjoner de skulle ha og hvilke som måtte ut. I en god kultur har man en forståelse for at man ikke kan få et verktøy som har alt. Det blir for komplisert.