Krav om digitalisering av papirhaugen

Krav om digitalisering av papirhaugen

For ofte har dokumentasjon gått tapt på grunn av manglende forståelse for innholdet, på grunn av slurv i bruken eller tekniske feil.
Du har jobbet deg gjennom det automatiske kontaktsenteret med gjentatte svar for at kontaktsenterets applikasjon skal klare å tolke uttalelsene. Du har ventet i evigheter med musak i øret mens du stadig har rykket fremover i køen.

Nedturen kommer når kontakten er oppnådd, når den ansatte sier at du må gjenta alle opplysningene fordi det automatiske kontaktsenteret ikke gir fra seg mottatt informasjon.

Velvillig svarer du igjen, for du ønsker å få ryddet opp i et sakskompleks.

Saksbehandlerens svar, om bare et øyeblikk, skaper ny uro. Har de ikke oversikt? Uttalelsen "det må jeg komme tilbake til" fjerner all tvil. Bedriften har ikke gode nok systemer.

Behovet for å ta vare på informasjon er stort. For ofte har dokumentasjon gått tapt på grunn av manglende forståelse for innholdet, på grunn av slurv i bruken og på grunn av tekniske feil.

Mer og mer informasjon er lagret elektronisk. Mye finnes i løpet av sekunder, men mye er fortsatt bare på papirdokumenter.

Å måtte komme tilbake med svar på en forespørsel koster, kanskje så mye at en mulig kunde forsvinner. Innsparingspotensialet er stort ved å kunne svare direkte. Tiden og kostnaden ved å lete unngås.

Avanserte søkesystemer og digitale dokumenter er naturlig nok det enkle svaret. Derfor er pc-søk en av de viktige funksjonene i neste generasjon av Microsoft Windows.

For å oppnå innsparing må dokumentene digitaliseres. Derfor er multifunksjonsmaskiner med skanning, kopiering, faksing og skriving blitt populære. De gir løfter om økt produktivitet i dokumentbehandlingen.

Nærmest alle dokumenter i dag lages på datamaskiner, men ofte tar det ikke lang tid før man ikke lenger har tilgang til originalen. Da må man enkelt kunne få lest inn dokumentet igjen.

Men også eldre dokumenter trengs i forbindelse med prosjekter, i forbindelse med saksbehandling. Det gjelder å få dem inn i arkivene, i applikasjonene.

Skannere avleser dokumenter, men gjør lite mer. Programvaren er for enkel. Derfor har alle de japanske produsentene inngått et samarbeid med et amerikansk spesialistfirma på skanning og lagring av dokumenter.

Det gjør avlesning av dokumentene mer brukervennlig. En tilkoblet pc med applikasjon gjør det enkelt å lagre dokumenter i forhåndsdefinerte arkiver.

Applikasjonen gir mulighet for tolkning slik at dokumentets innhold kan bearbeides. I fremtiden vil det være et behov for avansert analyse slik at en faktura gjenkjennes som en faktura.

Hensikten er å styre dokumentene dit de gjør nytte for seg. I større organisasjoner er det mange dokumenter som vil kunne gjøre nytte for seg, men det krever en bevisst holdning til behov og manglende dokumenter.

I en rekke industrisegmenter skal data tas vare på. I finansnæringen kreves det evne til å dokumentere hva som skjedde ved aksjekjøp.

I telebransjen må alle samtaler tas vare på. Hvor lenge er et stridstema. EU er i ferd med å innføre strengere regler. Striden gjelder hvem som skal betale. Sjelden gjør den registrerte informasjonen noen nytte.

Tilsvarende gjelder dokumenter. Utfordringen er å avgjøre hva vi ikke trenger. Det er alltid kjekt å finne dokumenter vedrørende et sakskompleks som er flere år gamle, men er det virkelig et behov, er det virkelig et krav?

For mange er det et krav. Det gir en helt annen sikkerhet i saksbehandlingen å kunne se et originaldokument fremfor å bare få gjengitt forretningsdataene.

Gamle dokumenter vil dermed kunne være en utløsende faktor for å se på virksomhetens saksgang, hvordan den praktiske arbeidsflyten kan forbedres.

I første omgang er det viktig å forstå datafangsten av dokumenter i kombinasjon med elektronisk genererte, enten de er rene tekstdokumenter eller de er forretningsformularer med data. Kombinasjonen påvirker saksbehandlingen.

Siden er det et spørsmål om hvordan de skal presenteres siden de er relatert til hverandre, men det er en semantisk utfordring.