Illustrasjon: iStock

USIKKER: Det er mye usikkerhet og tvil rundt håndtering av lisenser, mener kronikkforfatter. Illustrasjon: iStock

Forenkling av lisensavtaler en nødvendighet

KRONIKK: God og effektiv lisenshåndtering reduserer kostnadene ved å avverge over- og underinvestering i lisenser, hevder kronikkforfatter.

I dag betaler mange selskaper for mye for sine lisenser på grunn av usikkerhet knyttet til lisensregler generelt, samt ikke tilstrekkelig kjennskap til alle alternative muligheter som man faktisk har til å skaffe seg produktene. Det er imidlertid fullt mulig å få assistanse slik at du får kontroll på både lisensene og kostnadsbildet.

Mange føler frustrasjon, usikkerhet og tvil om hva som er korrekt i håndtering av lisensregler ved kjøp av programvare. Flere bedrifter innenfor SMB markedet har lisensansvarlig som utfører denne jobben som et ”venstrehåndsarbeid” ved siden av mange andre viktige gjøremål.  Som oftest er det samme lisensregler for SMB bedrifter som for større bedrifter med flere interne ressurser som håndterer lisenser.

I tillegg har de store internasjonale programvareleverandørene volumlisensieringsavtaler der det ofte er en klausul som gir leverandøren rett til å kreve en lisensrevisjon i avtaleperioden. Gjennomføring av dette bidrar ofte til ytterligere frustrasjon, merarbeid og usikkerhet.

Det anslås at bare én av ti bedrifter innenfor SMB markedet har kontroll eller oversikt over sine lisenser og bruken av produktene. Ofte har også mange bedrifter kjøpt lisenser de ikke har behov for, og de store it-selskapene driver ikke billigsalg av lisenser. 

Når man skal gå til anskaffelse av software produkter så føler mange bedrifter at det er vanskelig å gjøre korrekte valg. Dette gjelder både hvilke løsninger, samt hvordan man skal kjøpe disse. For de fleste bedriftene innenfor SMB markedet er dette noe man gjør sjelden, og det investeres verken i tid eller ressurser i å sette seg inn i alt rundt dette. Det er imidlertid fullt mulig og oppnå store besparelser og fremtidig fleksibilitet for de fleste.

Dersom du nedbemanner er det selvsagt viktig at lisensavtalen er dynamisk.

Det er en viktig å ha en lisensavtale som er tilpasset din bedrifts reelle behov for programvare. I dag sitter mange bedrifter med lisensavtaler som ikke er tilpasset dagens behov. Dersom du nedbemanner er det selvsagt viktig at lisensavtalen er dynamisk slik at du ikke betaler for lisenser du ikke bruker.

Samtidig er det viktig å kartlegge hvilken type lisens man har behov for. Det finnes utallige type lisenser og mange virksomheter har ikke den nødvendige interne kompetansen som er nødvendig for å vite nok om dette. Det er blant annet store forskjeller på det totale kostnadsbildet basert på de forskjellige alternativene man kan velge å anskaffe programvaren på.

Med andre ord: Det er viktig å velge en partner som bryr seg om din bedrift.

Programvare skal enten dekke nødvendige behov eller gi bedriften konkurransefortrinn. Et stadig viktigere virkemiddel blir god lisensrådgivning der du slipper å bruke ressurser og tid på noe som du ikke behersker eller ønsker å bruke tid på.

Da slipper du å betale for lisenser som du ikke bruker og du frigjør tid og ressurser på kjernevirksomheten. Ikke minst er oppdateringer og support viktig å ha kontroll på i avtaleperioden.

Tommy Steen og Lars-Otto Ruud er henholdsvis salgssjef og salgsspesialist i Imento Norge.