Illustrasjon: iStock

OMFAVNE OG FORSTÅ: Ved innføring av nye it-systemer og prosesser uteblir ofte gevinsten fordi man ikke greier å få de involverte til å omfavne tjenesten, skriver kronikkforfatter. Illustrasjon: iStock

Gevinstrealisering i samhandlingsprosjekter

KRONIKK: Gevinsten i samhandlingsløsninger uteblir når bare en fjerdedel av de ansatte tar i bruk den nye teknologien. Endringsledelse og gode adopsjonsmodeller er nøkkelen. Her får du seks konkrete tiltak.

En konkret utfordring mange kjenner seg igjen i, er å søke og finne det riktige dokumentet. Hvem har ikke opplevd å lagre utallige versjoner? På toppen av det hele blir det liggende på egen disk, slik at ingen i virksomheten finner det. Dette er en frustrerende tidstyv.

Når bedriften velger å investere i en samhandlingsløsning er det, ifølge en global undersøkelse gjort av AIIM, kun 26 prosent av brukerne som velger å ta den i bruk. Er det på grunn av dårlig brukervennlighet og manglende motivasjon, eller er det de ansattes evne til å endre seg det skorter på? Hvordan skal man få de ansatte med seg til å omfavne den nye teknologien?

Tallenes tale er klar, det skjer ikke av seg selv. Lav brukeradopsjon er primærårsaken til fiasko i 70 prosent av mislykkede teknologiprosjekter.

Gjennom erfaring fra flere samhandlingsprosjekter, har jeg sett det er flere forhold som spiller inn når det gjelder at brukere vegrer seg mot å ta i bruk nye løsninger.

Overgang til ny funksjonalitet er en terskel fra hvordan de er vant med å jobbe. Å tilegne seg nye måter å jobbe på er forbundet med å overkomme barrierer som både er psykologisk betinget og praktisk betinget. Det har også å gjøre med at daglige oppgaver prioriteres fremfor å tilegne seg ny kunnskap.

Man må sikre at alle aktiviteter blir gjort i riktig rekkefølge.

Brukeradopsjon krever mer enn bare ny teknologi. Det trengs en langvarig og målrettet innsats. Man må sikre at alle aktiviteter blir gjort i riktig rekkefølge når ny teknologi implementeres. En adopsjonsmodell driver endring og realiserer gevinst. Innføring av ny teknologi gjør at brukere må endre vaner, rutiner og arbeidsmønster. En adopsjonsmodell har konkrete aktiviteter for å sikre at løsningen anvendes for å sikre gevinst for virksomheten og den enkelte bruker.

I denne adopsjonsmodellen har Sopra Steria seks tiltak som skal gjennomføres for bedre adopsjon:

1. Sett klare mål, både for bedriften og den enkelte medarbeider.

Et eksempel kan være:

  • «Gjennomsnittstiden for å finne et dokument skal synke med 40 prosent.»
  • «Deling av dokumenter skal redusere diskplass med 50 prosent.»
  • «Brukertilfredshet skal øke med 20 prosent.»

2. Ledelsen må gå foran med gode eksempler.

Ledelsen bør fortelle virksomheten hvor viktig dette er og selv delta aktivt.

3. Fang interesse og gi opplæring.

Bygg forventninger og engasjement ved å si hvorfor bedriften har skaffet det nye systemet, og hvilke gevinster det vil gi selskapet og den enkelte bruker. Vis verdien for de enkelte brukergruppene gjennom opplæring og innføring.

4. Sørg for hjelp og støtte med en gang brukerne trenger det.

I en adopsjonsprosess er det viktig å opprettholde brukernes interesse. Vær tilstede når hjelp behøves. Benytt kanaler som finnes i den nye løsningen til å involvere brukerne.

5. Allianse med superbrukere og ambassadører.

Alle virksomheter har medarbeidere som er interesserte i og ønsker å benytte ny teknologi. Bruk disse både til å beskrive behov, som ressurser til å hjelpe andre brukere og i interessefellesskap

6. Belønne brukere som benytter ny løsning.

Vi mennesker liker å bli sett. Belønningen kan være så mangt; et diplom, en bok om temaet, en kul «gadget», honnør på fellesmøter eller deltakelse i fora som gir både ansvar og økt kunnskap.

Ved innføring av nye it-systemer og prosesser uteblir ofte gevinsten fordi man ikke greier å få de involverte til å omfavne eller forstå tjenesten. Bare en brorpart av investeringen og gevinsten ligger i selve teknologien. Det er først når man får menneskene i organisasjonen med seg at virksomheten får ut det fulle potensialet av sin digitale reise.

Gevinstrealisering skjer når organisasjonen har tatt i bruk teknologien.

Eystein Vigerust er infrastruktur-ingeniør i Sopra Steria.

05.05.2017: I denne kronikken har det oppstått usikkerhet rundt bruk av en forskningskilde. Kilden er derfor fjernet (McKinsey) og teksten omformulert.