Kunnskap på nett - taus eller raus?

Portal er navnet på den nye it-bruden. Å installere teknologi er en ting, å skape en effektiv delingskultur noe ganske annet! Her må lederne på banen!

Innføring av ny teknologi og nye løsninger bør knyttes tett mot organisasjonsutviklingen i virksomheten. Selv om dette muligens er gammelt nytt, er det dessverre fremdeles et stort gap mellom teori og praksis.

Portal er navnet på den nye it-bruden. Teknologien er svært anvendelig og er som skapt for kunnskapsdeling. Å installere teknologi er en ting, å skape en effektiv delingskultur noe ganske annet! Her må lederne på banen!

Endringsvillighet og portaler

Verdiene av portalen må kommuniseres til alle som skal gi og få kunnskap. Forankring både på leder- og brukernivå er absolutt nødvendig. Informasjon om prosessen og involvering av menneskene er essensielt, likeså å legge kunnskapen på en godt tilgjengelig (web-)server. Satsinger innenfor Knowledge Management (KM) blir kun KretsMesterskap i floskelbruk hvis kun et fåtall av de involverte forstår verdien av kunnskapsnettverk. Undertegnede har litt for ofte observert portaler der 10-15 prosent av kunnskapstilbyderne (ansatte, partnere etc.) deltar aktivt og byr på seg selv. Dermed forblir kunnskapen i hodene på folket (taus kunnskap), og ikke tilgjengelig der den burde være; nemlig i portalen. Der er den synlig og dessuten personifisert.

Økt bruk av portal- og gruppevare-løsninger krever ny innsikt samt modning. Drivkrefter og reelle behov må identifiseres. Mennesker er generelt lite villige til å gjennomføre forandringer, og det er essensielt at de involverte føler et klart

eierskap til prosessene. Videre må ledere kunne nok om teknologi for å kunne bidra effektivt til de gevinstene organisasjonen søker. Lederen må sørge for at den enkelte bringer frem sin kunnskap til glede for andre, ikke minst for kunder og partnere. Lederen må sørge for at medarbeiderne overholder reglene for bruk av portalen. Disse reglene bør neppe defineres av it-sjefen alene, men av et tverrfaglig team. Dette betyr omstilling på flere plan, ikke minst på det mentale plan. Portaler må bygge på både formelle og uformelle strukturer i virksomheten. Enkelte portalsatsinger har vært godt forankret strategisk i ledelse og planer, men ikke nødvendigvis tilpasset brukerne. Portaler som oppstår som sub-systemer innenfor avdelinger, faggrupper og lignende vil ofte møte problemer grunnet manglende strategisk forankring.

Fra taus til raus

Portalsatsinger krever mye av lederne - ikke minst tett oppfølging med henhold til avtalt "portal-adferd", særlig i startfasen. Å gjennomføre frekvente besøk på en web-møteplass (community, mikrosamfunn, faggruppe, kunnskapsnettverk etc.) man tidligere ikke har benyttet seg av, er faktisk en radikal endring i den enkeltes daglige adferd. Man må derfor virkelig orientere løsningene direkte mot brukernes behov. Et godt regelverk for "samfunnet" er nødvendig. Dernest må man påvirke lyst og motivasjon.

Når tjenestene er nyttige og innholdet er godt og tidsriktig, er det større sjanse for at den enkelte deltar aktivt og bidrar med sin kunnskap. Dermed blir dette en typisk høna-og-egget-problemstilling. Et bibliotek uten bøker er noe man oppsøker kun en gang. En alliansebygger er ikke redd for å frigjøre sin intellektuelle kapital ) tvert imot kan han/hun leve av det. Andre tviholder på sin kunnskap og vil holde den for seg selv (f.eks. for å beskytte en maktposisjon). Hvis alle erkjenner at kunnskap er ferskvare og at man aktivt må ta ansvar for å fornye sin kompetanse, er mye gjort. Kunnskapsaktivisten viser vei. Et interaktivt web-sted kan i så måte tilby en mer dynamisk kunnskapsdeling enn tidligere, og ikke minst tilgjengeliggjøre kunnskapen "anywhere, anytime on any device". En "web-master" eller innholds-ansvarlig har sjelden tid eller kompetanse til å servere all relevant kunnskap til rett målgruppe. Man må sørge for et kollektivt løft. Noen ildsjeler må nok dra litt mer av lasset enn andre og bidra til at menigmann og menigheten møter opp. Utfordringen er å gjøre den tause medarbeider til den rause medarbeider. Ikke lett, men absolutt mulig!

Regler, motivasjon og innhold

Hvordan klarer vi så å mobilisere kunnskapsaktivistene? Det er naivt å tro at gode rutiner er nok. Men; regler må defineres og overholdes. Vi ser at Content Management og Knowledge Management er nært beslektede områder. Man kan for eksempel etablere en innholdsregel som går ut på at alle må publisere minst en nyhet/artikkel, innenfor de (nyhets-)kanaler disse har skrive-rettigheter i, i måneden. Videre bør det etableres regelverk for responstid på f.eks. diskusjonsinnlegg eller em sak i en

workflow. Videre kan portalen sørge for at det sendes mail og/eller SMS-melding til de som ikke leser eller responderer på innhold innenfor det tidsrommet som regelen setter. En melding må også sendes til den som er ansvarlig for at innhold publiseres - på rett sted til rett tid til rett målgruppe. En møteplass, innhold, valgmuligheter og attraksjon er vesentlig knyttet til antall interaktive brukere og mangfoldet blant disse. Et kroneksempel på en virkelig aktiv, nyttig og effektiv møteplass er www.morpheus-os.com der enkeltindivider tilbyr det man selv har på hjertet (egne filer) og forsyner seg av det andre har på hjertet. Denne type peer-to-peer-teknologi, eller Per-til-Pål-teknologi @:-), er interessant i.f.t. kunnskapsdeling. Mangfold av brukere og mye innhold betyr at man som bruker finner det aller meste av det man er ute etter ) gitt at folk er delingsvillige selvsagt. Limewire og Morpheus er kron-eksempler på vinn-vinn-situasjoner preget av råsterk gi-og-få-kultur.

I tillegg til gode it-løsninger og fornuftige regler for bruken av disse, må altså de organisasjonsmessige, personlige og kulturelle faktorene spille på lag.

Vertikaler/communities/kunnskapsnettverk

Ulike type fag-samfunn (communities) etableres med ønske om å styrke hverandre innad. Finn likesinnede, motivér dem og sørg for at de blir gode, interaktive bidragsytere.

Sørg for at den som er nærmest kunnskapen, den som vet mye om noe, har redaktøransvaret for sitt område! I praksis gir dette dynamisk innhold og lærende organisasjoner.

Du trenger ikke svart belte i Knowledge Management for å være en god deltaker. En god deltaker byr på seg selv og forventer at andre gjør det samme. Teknologien må tilpasses menneskene - som ofte er "enklere" enn it-folk flest forstår.

Under- og overformynderi

Funksjoner og innhold må tildeles den enkelte bruker (av en administrator) samtidig som den enkelte bør kunne velge, innenfor gitte rammer, det som er mest interessant å benytte (egenadministrasjon). Man bør sikre brukerens følelse av at dette er hans/hennes portal ved å ta individuelle hensyn. Portalen tilbyr innhold og funksjoner ut fra brukerens behov (personifisering). Dette er også ledelsens oppgave.

Lyst, motivasjon og kunnskapsdeling

Hvordan skal man så sikre vedvarende motivasjon for at mennesker vil gi av sin kompetanse? Vel, alt dreier seg til slutt om lyst og nytte. Opplever brukeren nytte, kommer han / hun tilbake til kunnskapsnettverkene. Uavhengig av organisasjonsform må hverdagshelter skapes og dyrkes. Det må etableres premieringsordninger for kunnskapsdeling. Kåringer av ukens, eller månedens kunnskapsaktivist med beskrivelse av innsatsen kan være en vei å gå. Overføringer av kompetanse fra et prosjekt til et annet, med påfølgende belønning for synlig overført kompetanse, vil bidra til en lønnsom kunnskapsutveksling. Lederen må definere og synliggjøre innsparinger knyttet til bruk av portaler i kunnskaps-sammenheng. F.eks kan erfaring fra en bruker gi en til to timers innsparing et annet sted i virksomheten. Internt i en virksomhet bør brukernes aktiviteter og bidrag til portalen etter min mening være parametere i ros- og belønningssystemene.

Med stadig mer fjernarbeid og virtuelle treff (mobilt kontor, hjemmekontor etc.), kreves en type ledelse som i større grad enn tidligere bygger på tillit og frihet under ansvar. Virtuelle "mikrosamfunn" vil gå på tvers av avdelingsstrukturer og linjeledelse.

Sist men ikke minst: Ikke glem kunden/"kunden" din! Sørg for at han/hun som betaler lønna di både får påvirke portalen og dernest forsyne seg av tjenester og kunnskap! Ved intelligent bruk av web kan du jo "ansette" kunder og samarbeidspartnere til å gjøre en god del av jobben selv, f.eks. innen saksbehandling eller møteplasser som Morpheus! Da ser vi at kunnskapsnettverk, formelt eller uformelt, virkelig lønner seg.