Bedre oversikt på børsen

Bedre oversikt på børsen

Avansert dokumenthåndtering gjør at Oslo Børs sparer tid og rom til arkivering.

Ifølge analysefirmaet Gartners rapport E-Discovery Project Planning and Budgeting 2008 – 2011, vil effektiv administrasjon av informasjon føre til redusert behov for arkivering. Samtidig vil et godt arkiveringssystem sørge for at informasjonen er sikret med fornuftig håndtering av dokumentene.

Skal man tro Gartner vil selskaper uten en strategi for håndtering av dokumenter ved hjelp av et arkiveringssystem, bruke 33 prosent mer på gjenfinning.

På grunn av den enorme veksten i arkivert materiale, vil et begrep som Single Instant Storage, kun én kopi, få stadig større betydning i strategisk sammenheng. Det hevdes at opptil 90 prosent av tekst som arkiveres er unødvendige kopier eller foreldet.

Oslo Børs har mange års erfaring med arkivering. Tidligere var det først og fremst et arkivsystem. Men det forrige systemet manglet funksjoner. Det endret seg med innføringen av arkiveringssystemet Documentum i 2002.

Mange rom

- Tidligere hadde vi mange rom for arkiv. Disse er tatt i bruk til andre formål, sier Anne Kristine Hildrum, lederassistent for Børsdirektøren.

Grunnen er bruk av EMC Documentum som sørger for å administrere de viktige områdene til Oslo Børs. Områder er aksjer, derivater og renter. Disse deles inn i skap og mapper med dokumenter. Nærmere 400 GB er arkivert.

I utgangspunktet er tilgang til arkiveringssystemet åpent, men det skal gis tilgang. Alle ansatte skal ikke se alt.

- Den ansvarlige for hvert område deler inn i skap og mapper. Eier av et dokument definerer hvem som har tilgang, forklarer Anne Kristine Hildrum.

I tillegg til områdene tar arkiveringssystemet seg av salg og markedsføring, it og virksomhetsstyringen.

- Jeg bruker Documentum hver dag, sier Harald Næss, it-direktør ved Oslo Børs.

I det ene skapet ligger dokumenter som omhandler administrasjonen av it-seksjonen på 40 ansatte, eksempelvis ledermøter. I det andre skapet ligger det mapper som omhandler alle systemer, all dokumentasjon om prosesser, system og drift.

All inngående og utgående post som ikke er av privat karakter, skal knyttes til et dokument. Les videre på neste side!

Les om: