Lav pris gir lav kvalitet

Hvor smart er det å velge it-leverandør ut fra laveste pris? I en undersøkelse utført ved Simula Research Laboratory fant vi sammenhengen: "jo mindre erfaring og kunnskap, desto lavere pristilbud".

Når kravspesifikasjonen er vag og ufullstendig, er kombinasjonen av fastpris og valg av billigste leverandør særlig risikofull. Denne sammenhengen kan være en av forklaringene på hvorfor prosjekter med offentlige kunder i gjennomsnitt synes å ha tre ganger så høye overskridelser som prosjekter med kunder fra det private næringsliv.

Vi anbefaler at valg av it-leverandør i størst mulig grad gjøres på bakgrunn av leverandørens dokumentert kompetanse og resultater og at samarbeidsformer bygges på gjensidig tillit og risikodeling.

Store avvik

I 2003 skulle vi ved Simula Research Laboratory skaffe oss et databasesystem for lagring og gjenfinning av forskningsstudier. Flere mulige leverandørene ble bedt om å dokumentere erfaring med lignende programvare og gi fastpristilbud basert på samme kravspesifikasjon. Overraskende nok fant vi at leverandørene som kunne dokumentere erfaring med lignende applikasjoner i gjennomsnitt hadde hele 60 % høyere pristilbud enn de som ikke hadde slik erfaring.

Selv når vi justerte for størrelse på firmaet og andre forhold var forskjellen stor. Tilsvarende sammenheng fant vi når vi sammenlignet pristilbud fra leverandørene som var med i prosjektets analysefase og de som ble involvert først når kravspesifikasjonen var ferdig.

De som hadde vært med i analysefasen, og dermed hadde brukt mer tid på å forstå våre behov og konsekvenser av ulike løsninger, hadde i gjennomsnitt 67 prosent høyere pristilbud enn de som først ble involvert når kravspesifikasjonen var ferdig utarbeidet.

Med andre ord: Dersom vi valgte leverandør ut fra laveste pris var sannsynligheten høy for at vi fikk en leverandør med relativt lavt erfarings- og kunnskapsnivå!

Offentlig og privat

Tidligere har vi ved Simula Research Laboratory publisert en undersøkelse av estimeringsprosesser hos norske it-leverandører. Et av hovedfunnene der var at prosjekter med det offentlige som oppdragsgiver hadde i gjennomsnitt tre ganger så høye overskridelser som prosjekter med private oppdragsgivere.

Sammenhengen "jo lavere erfarings og kunnskapsnivå, jo lavere pristilbud" er en mulig forklaring på deler av denne forskjellen mellom offentlig og private kunder. Offentlige kunder kan synes å ha et større fokus på laveste pris når leverandør blir valgt og dermed en sterkere tendens til å velge leverandører med mindre relevant erfaring. Mindre relevant erfaring fører til større sannsynlighet for overskridelser, dårligere it-løsninger, og større vedlikeholdskostnader.

For optimistisk

En annen effekt av sterkt prisfokus er 8vinnerens forbannelse8. Denne effekten har vi observert i flere prosjekter og den er også dokumentert i forskning på tilbudsprosesser. I de fleste store budrunder er det minst én leverandør som er sterkt optimistisk med hensyn til hvor mye arbeid som kreves for å lage et it-system, for eksempel fordi det ikke er brukt nok tid på å forstå kravene som stilles til it-systemet.

Når pris blir det viktigste kriteriet blir gjerne nettopp denne leverandøren valgt. Så snart leverandøren oppdager at prosjektet er et tapsprosjekt ("vinnerens forbannelse") begynner kampen for å redusere tapet.

Dette innebærer for eksempel reduksjon i funksjonalitet, reduksjon i kvalitet, dårligere tid til kommunikasjon med oppdragsgiver, overskridelser i tid, og at større deler av testarbeidet overlates til kunden. Valg av billigste leverandør er dermed særdeles risikofylt for oppdragsgivere som mangler kompetanse i it-utvikling eller ikke har mye ressurser til oppfølging av leverandørene. Ikke umulig at dette ofte gjelder offentlige instanser.

Aldri komplett

Det eksisterer neppe en komplett kravspesifikasjon i programvareutvikling, og behov endres ofte underveis. Når leveransen ikke er veldefinert, vil selv ikke de mest omfattende kontrakter kunne regulere alle forhold.

Av den grunn er det ideelle valg av it-leverandør basert på kunnskap om og tillit til at it-leverandøren er effektiv, kvalitetsbevisst og opptatt av kundens reelle behov. I tillegg er det viktig å forsikre seg om at leverandøren setter kompetente utviklere på oppdraget og at leverandøren er villig til å dele risiko i høyrisikoprosjekter.

Problemet med denne, ideelle, måten å velge leverandør på er at man som oppdragsgiver ofte ikke har god nok kunnskap på disse essensielle punktene og at det koster å skaffe seg den. Pristilbudet kan dermed oppleves som den mest konkrete og relevante informasjonen i tilbudsdokumentasjonen. Dette til tross for at fast pris i situasjoner med ufullstendige og ustabile kravspesifikasjoner, i realiteten er verken særlig konkret eller særlig relevant informasjon.

Vår anbefaling er at valg av it-leverandør er for viktig til å reduseres til et spørsmål om laveste pris i en anbudsrunde. Oppdragsgivere bør så langt som mulig skaffe seg uavhengig informasjon og leverandørens kompetanse og erfaring fra lignende prosjekter.