Outlook rydder postboksen din
Microsoft vil ordne eposten etter hva du ikke leser, med en litt norsk søk i bunn.
Epost er ofte ansett å være mer gamlis enn Facebook, men er fortsatt en helt sentral del av profesjonell kommunikasjon.
I går lanserte Microsoft tre nyheter for å fjerne støyen som gjør epost så slitsom og uoversiktlig.
Nyhetene kom under relanserte Exchange Conference i Austin. Etter at Exchange og Outlook sendte Domino og Notes tilbake inn i obskuriteten, har Microsoft meldingstjenestetronen alene uten nevneverdige trusler.
Epost uten kontroll
Utfordringen er at mengdene av epost gjør at brukere mister oversikten, eller kort og godt blir så lei at de tar i bruk andre kommunikasjonsformer for det som oppfattes som viktig. Ulempen er at søkbarhet og sporbarhet, viktige elementer i virksomheter, forsvinner.
Løsninger basert på behandlingsregler, eller bruk av virtuelle søkemapper (Favorittmapper) blir fort omfattende og komplekst.
En annen utfordring er at når epost brukes for å samarbeide om dokumenter, kan versjonering og omfang bli så ille at sluttredigeringsjobben tar uhorvelig lang tid og viktige momenter forsvinner.
Automatisk rydding
Project Clutter, eller «Prosjekt uryddighet», skal bidra til å løse problemet med støy uten omfattende regeloppsett. Målet er at mest mulig irrelevant epost skal fjernes fra Innboksen til Outlook-brukeren slik at det som er igjen er hva brukeren trenger og har bruk for.
Teknikken Microsoft vil bruke for å gjøre dette mulig, er å se hvordan brukeren faktisk bruker epostkassa si i løpet av dagen. Denne automatisk genererte brukerprofilen blir en mal for automatisk håndtering av epost.
Dermed blir epost som leses med det samme prioritert, mens epost som ignoreres, eller slettes, flyttes unna. Innboksen framstår som din egen og rotet er automatisk ryddet unna.
Dette skriver Steve Chew, senior produktsjef i Exchange-gruppa hos Microsoft, i en bloggartikkel.
Litt mer Oslo
Teknologien bruker Office Graph, som er en type avansert søketeknologi som ble introdusert for en måned siden. Den gang var front-app-en «Project Oslo», og årsaken er at søketeknologien blant annet har røtter i Fast-teknologi.
En egen, ny app for Android skal sørge for at også meldinger til det mest brukte mobiltelefonsystemet skal på stell.
Prosjekt-navnet innebærer at funksjonen fortsatt ikke er helt ferdig, men den kommer til Exchange og Outlook i løpet av året.
Mindre samarbeidssurr
Også samarbeidsfunksjonene er moden for en oppdatering senere i år. Utstrakt bruk av nettskylagringstjenesten Onedrive for Business skal sørge for at dokumenter som det samarbeides med ikke endre opp i versjonsrot og bidragskaos.
Tanken er at brukerne skal sende dokumenter for kommentarer og tillegg til kolleger og partnere som lenker til et felles dokument lagret i Onedrive. Dermed blir alle endringer og kommentarer lagret i et dokument på et sted, og revisjonsverktøyene i Office brukes til å sammenfatte og samkjøre endringer.
Hvilke endringer og kommentarer hver deltaker i en slik samarbeidsdeling settes enten i Onedrive, eller i eposten som sendes ut til arbeidsgruppen.
Utprøvd hjemme
Teknologien er allerede tatt i bruk som et salgsargument i Office 365 for hjemmemarkedet. Denne løsningen som brukte konsumentvarianten Skydrive, nå Onedrive, ble introdusert i fjor.
Samarbeidstråden i form av å følge selve meldingskommunikasjonen, det vil si hva som skrives i epostene og ikke nødvendigvis inn i felles dokumenter, får også et samlingssted. Yammer, gruppe- og direktemeldingstjenesten Microsoft kjøpte for et par år siden, får et tillegg i gruppefunksjonaliteten der all dialog knyttet til et prosjekt samles og vises på et sted. Det forutsetter riktignok at Sharepoint er en del av løsningen virksomheten leier fra Microsoft.
