Møtes i chatrom, over pultene og ståbord

Ny teknologi endrer informasjonsspredningen i bedriftene. I it-bedrifter vi har snakket med opplever de at flere og flere saker løses "der og da" og at møtebehovet er redusert.
Åpne landskap, sms, epost og tasteprat. Teknologiskapte endringer som har gjort informasjonsspredningen i bedriftene annerledes. Med dette endres også bedriftenes egen møtekultur.

-- Her hos IBM har vi gått bort fra våre gamle cellekontorer og etablert avdelingsvise landskap. Dette gir mange fordeler blant annet den at de som jobber i team i større grad er informert om det de andre driver med. Dette gir flere uformelle møter over pultene, og jeg opplever at flere saker enn tidligere blir løst "der og da" uten formelle møteinnkallinger, uttaler personalsjef hos IBM, Jostein Hegreberg.

Han forteller også at dette også gjør at mens man tidligere måtte kalle sammen folk, eller gå inn på et kontor for å møtes, snakker de ansatte mer direkte sammen.

Epost som det største

Hegreberg forteller at den største endringen han i sin arbeidskarriere har opplevd på dette med informasjonsflyt i en bedrift var da han begynte i IBM for 16 år siden. Den gangen hadde IBM allerede epost, og han opplevd informasjonsutvekslingen i IBM som en stor endring fra det han var vant til tidligere.

-- I dag har vi også et eget slags "chatrom" innebygd i våre systemer. Jeg kan til enhver tid se hvem som er pålogget og ta kontakt. Dermed kan vi også på denne måten ta avgjørelser "der og da", i steden for epostutveksling som vil kunne gjøre at det tar lengre tid å foreta en beslutning, forteller Hegreberg.

Hos IBM kjenner de seg imidlertid ikke igjen i beskrivelsen av at det er problematisk å få folk til å møte på de formelle møter som faktisk blir avholdt.

Bookingsystem

Hos Software Innovation har det ikke skjedd endringer i møtekulturen de siste årene, men de har selv tatt i bruk sitt eget growBusiness Solutions, som de mener nettopp også handler om å strukturere informasjon og møtekultur i bedriften.

-- Vi har siden mars benyttet dette, og i dette systemet er det automatisk innebygget innkalling og booking systemer. Dette har gjort det enormt lettvint og oversiktlig å innkalle til og avholde møter, og også sikre seg at alle nødvendige får beskjed, sier markedsdirektør i Software Innovation Jan Kirkerud.

Kirkerud kan godt tenke seg at mange bedrifter i dag sliter med å få system i informasjonsflyten, og at behovet for raske beslutninger gjør at møtesystemene blir satt på prøve.

-- Vårt system gir etter vårt syn en helt unik mulighet til å får til en ryddig og oversiktlig møtestruktur.

Software Innovation flyttet inn i sitt nye bygg på Lysaker for et par år siden. Det er 400 ansatte som jobber der, og de har blanda kontorløsninger, med både landskap og cellekontorer.

Folk møter

Ergo Group startet sin prosess med å etablere åpne kontorlandskap i 1997. Ledergruppen "gjorde det" først og i 1998 og 1999 fulgte resten av staben etter. I dag sitter alle de 1100 hos Ergo i Nydalen i ulike typer åpne landskap.

-- Vi har i tillegg ordnet med kaffebarer og ståbord og uformelle møteplasser for de ansatte. Vi opplever at de åpne løsningene og de ulike former for møterom de ansatte har å boltre seg på, gjør at møtekulturen har blitt mer strukturert, forteller informasjonssjef hos Ergo, Vibeke Brusdahl.

Brusdahl forteller at heller ikke hos Ergo kjenner de seg igjen i en beskrivelse om at folk skyr møtene.

-- Det kan hende det skyldes at de mange nye treffpunktene de ansatte har, gjør at møtene i dag i større grad er nødvendige, og at de ansatte føler det enklere å ta direkte beslutninger i saker der et møte egentlig er unødvendig.

Hos Ergo bruker de Outlook som innkallings-, kalender- og bookingsystem.

-- Det er i stor grad opp til den enkelte ansatte på hvilken måte dette verktøyet taes i bruk. Selv bruker jeg det aktivt og unngår dobbeltbookinger og lignende på den måten, sier Brusdahl.