Microsoft følger i Google Drives fotspor
Redmond-selskapet ønsker at epost-brukere vedlegger færre filer og heller utveksler dokumenter via lenker.
- Vi kan med glede annonsere nye måter å dele filer på ved å bruke Outlook Web App (OWA) og OneDrive for Business. Dette skal gjøre det enklere å dele og samarbeide, skriver Outlooks OWA-leder Rebecca Lawler, i et blogginnlegg .
Microsoft mener det er vanskelig å jobbe med vedlagt filer, og vil derfor gi OWA-brukere nye muligheter for å dele filer via epost.
- Når du sender en epost i OWA kan du legge inn en link til filen på OneDrive for Business cloud drive uten å måtte legge ved selve filen, skriver Lawler.
Hun forklarer at man automatisk kan laste opp en fil fra pc-ens harddisk til OneDrive når man legger den inn i en epost, og at man på den måten mottar en link til filen og ikke selve filen.
Tjenesten fungerer omtrent på samme måte som Google Drive. Man velger filen fra harddisken og deretter «Share with OneDrive.» Herfra lastes filen opp til OneDrive for Business og til en mappe ved navn «Email Attachments».
- Hvis man sender filer til andre slipper man å åpne et dokument og redigere eller gjøre endringer, for deretter å sende dokumentet tilbake. Ved å sende dokumentet som en link kan du enkelt åpne dette direkte fra linken og gjøre korrigeringer. Dette betyr at alle du jobber med alltid kan se de siste endringene og dermed unngå frustrasjon over forskjellige versjoner. Det gir også flere personer mulighet til å gjøre endringer på ett dokument på samme tid, skriver Lawler på Office Blogs.
Mottakeren av eposten vil fortsatt se filen som en tradisjonell vedheftet fil, men det er føyet til et lite cloud-ikon som signaliserer at filen er oppbevart i skyen.
Man kan også sende filer via OneDrive for Business til personer utenfor en organisasjon. Personen utenfor organisasjoen vil da motta to eposter: emailen som ble sendt med OneDrive for Business, og en gjesteinvitasjon hvis dette er første gangen personen har fått invitasjon fra noen i organisasjon. Personen må deretter klikke på linken med gjesteinvitasjonen og logge inn med en Microsoft-konto (eller lage en).
Tjenesten fungerer foreløpig for enkelte Office 365 kunder, og er kun tilgjengelig for OWA, OWA for Iphone og Ipad og Android. Lawler skriver på bloggen at de jobber med å få tjenesten til Outlook desktop client i en senere versjon.
