Doku-kaos. Istock

DOKUMENT-KAOS: I en ideell verden ville ikke ansatte måtte bruke timevis på å lete etter informasjon, skriver Magnus Blegen. (Illustrasjonsfoto: Istock)

En suksess-strategi - og prosessen bak

Mange organisasjoner sliter med papirmøller, som senker farten på beslutningstakingen. Et sterkt dokumenthåndteringssystem kan bedre arbeidsflyten.

I enhver organisasjon, uansett størrelse, har hvert team en rolle å spille for den helhetlige suksessen for organisasjonen. Det forventes i økende grad av dagens toppledelse at de arbeider sammen og i ulike team med å samle inn relevant data fra alle forretningsenhetene for å foreta avgjørelser om ressursallokering, budsjett og investeringer. Det betyr at innsamling av riktig informasjon, i riktig format og til riktig tid, er kritisk for arbeidet deres.

Mange organisasjoner sliter med papirmøller, som senker farten på beslutningstakingen. Og i dagens stadig mer konkurransepregede bedriftsmiljø, er raskere beslutningstaking en sikker måte for selskapene å skaffe seg en fordel over konkurrentene på. Forsinkelser kan være til hinder for produktivitet og tappe de ansatte for motivasjon, og dermed et stort problem for bedriften.

Men hva er grunnen til slike forsinkelser? Dårlig datahåndtering er ett problem. I mange tilfeller, når man trenger informasjon raskt, kan de ansatte bli for fokusert på prosessen med å hente den fram. For eksempel kan det hende at en faktura som leveres til økonomiavdelingen på papir, startet med en elektronisk ordre (som beholdes i e-utgave i regnskapssystemet) og inkluderer en signert papirkontrakt (som arkiveres i selskapets juridiske avdeling). Vi har da tre relaterte dokumenter, alle i ulike formater og lagret på ulike steder. Hvis det var et problem med ordren eller kunden hadde et spørsmål, kunne det ta flere dager å løse dette, ettersom de ansatte ville bli tvunget til å lete etter et antall isolerte dokumenter på ulike steder.

Men i en ideell verden ville ikke ansatte måtte bruke timevis på å lete etter informasjon, særlig dersom den informasjonen kreves for å løse et mulig problem eller svare på et spørsmål. Fokuset bør ikke være på å finne data - men på å bruke det.

For avdelingsledere er nøkkelen til å ta raske, nøyaktige og strategiske valg, å kunne samle og organisere all relatert informasjon i elektroniske dokumenter som er lette å finne. Løsninger slik som Document Capture kan knytte avdelinger sammen ved å skanne dokumenter på ett sikkert, sentralt elektronisk oppbevaringssted som holdes oppdatert og nøyaktig på tvers av en rekke forretningsfunksjoner. Document Capture har også en funksjon for indeksering av dokumentene etter ethvert kriterium som gir forretningsmessig mening, og gir brukerne mulighet til å søke og hente fram dokumenter basert på ulike kriterier.

Teknologier slik som bokstavgjenkjenning og metadata-tagging er også nøkler til riktig klassifisering av aktiva, og gjør søk og identifisering nesten øyeblikkelig.
Alt dette gjør ikke bare de ansatte mer produktive, men sørger også for at framhenting av dokumenter bare er ett steg i prosessen med å samordne data, og ikke en prosess i seg selv.

Etter hvert som vi blir mer avhengig av data i jobbsammenheng, blir datanøyaktighet og effektiv informasjonshåndtering på tvers av forretningsavdelinger også viktigere. Et sterkt dokumenthåndterings- og oppfangingssystem har ikke bare evnen til å forbedre arbeidsflyt, men også til å forbedre beslutningsevnen til de som leder prosessen. Det er avgjørende for å øke innflytelsen i styrerommet. Man bør derfor se på en slik løsning ikke bare som noe som øker effektivitet, men også som et viktig strategisk verktøy.

Magnus Blegen er markedsdirektør for bedriftsløsninger i Canon Norge.