Nordmenn mangler e-postskikk

Nordmenn mangler e-postskikk

Nordmenn bruker årlig omtrent 500 timer på e-post. - Vi bombarderer venner og kolleger med unødvendig informasjon, sier Anders Lindgren i Steria.

En stadig større del av både arbeidsdagen og fritiden går med til å lese og svare på e-post. En fersk undersøkelse fra det amerikanske analyseselskapet Information Mapping viser at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag. Én av ti bruker opp mot fem timer daglig på e-post, ifølge en melding fra Pressekontoret.

- Dette er en vanvittig form for tidssløseri. Folk flest ville både øke produktiviteten og få mer fritid hvis de brukte e-post på en mer effektiv og meningsfull måte, sier markeds- og kommunikasjonsdirektør Anders Lindgren i Steria.

En undersøkelse fra Steria bekrefter at norske arbeidstakere ikke er særlig mye flinkere enn sine amerikanske kolleger. Seks av ti norske arbeidstakere oppgir nemlig at de bruker mellom en og to timer på behandling av intern e-post hver dag.

På barnenivå

Anders Lindgren påpeker at elektronisk post som kommunikasjonsform relativt sett befinner seg på spedbarnstadiet. Gjennom årtusener kommuniserte mennesker kun muntlig med hverandre, før utviklingen av skriftspråk etter hvert gjorde det mulig å sende hverandre skriftlige beskjeder over store avstander. Siden dette var både ressurs- og tidkrevende, var det viktig at informasjonen var konsentrert og at hvert ord ble veid på gullvekt.

- Med e-posten har vi fått en kommunikasjonsform som er lynrask, tilnærmet kostnadsfri og uten grenser for lengde og innhold. Uten slike naturlige bremser, har vi fått en informasjonsoversvømmelse uten like. Vi trykker på "svar alle", sender kopier til sjefen og kolleger, skriver ustrukturerte meldinger og legger ved tunge filer, sier Lindgren.

– Lær e-postbudene

Ifølge seniorrådgiver Bjørn Christian Hannestad må norske arbeidsgivere i større grad investere i skikkelig intranettverktøy, slik at informasjon om prosjekter, budsjetter, kunder og lignende ligger tilgjengelig for alle som trenger det. For det andre må hver enkelt av oss både lære oss å etterleve 11 konkrete e-postbud.

- Det finnes ingen vei utenom. Vi må lære oss vanlig skikk og bruk for e-postkommunikasjon, sier han.

Ved å følge e-postbudene, anslår Lindgren at folk flest kan halvere sin tidsbruk på e-post. Tid som kan brukes på å løse andre arbeidsoppgaver.

De 11 e-postbudene:

1. Du skal vite hva du vil. Din e-postmelding bør ha et klart definert mål. Spør deg selv: "Hva er det jeg vil oppnå, og hvordan vil jeg at mottakerne av budskapet skal reagere?". En god teknikk er å sjekke at meldingen gir svar på følgende spørsmål: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?

2. Du skal lage en informativ overskrift. En god overskrift sørger for at mottakeren oppfatter og forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast. Er budskapet veldig kort, prøv å skrive alt du vil si i overskriften, for eksempel "Allmøte for alle ansatte i kantinen 14. mai 2005 kl. 8.30 - 9.30."

3. Du skal si det viktigste først. Har du flere ting på hjertet, så si en ting om gangen, sier språkprofessor Finn-Erik Vinje. Presenter den viktigste informasjonen i den første setningen, og fortsett med de mindre viktige punktene. Prøv å begrense lengden og antall budskap du ønsker å formidle.

4. Du skal vurdere sirkulasjonslisten nøye. Tenk deg godt om før du klikker på "svar alle". Sender du beskjed til store grupper, bør du alltid vurdere sirkulasjonslisten nøye. De er ofte unødvendig lange. Junkmail og kjedebrev er forbuden frukt.

5. Du skal ikke sende kopi av alt til sjefen. Send ikke beskjeder og notater til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater. Det virker mot sin hensikt å sende kopi av alt til sjefen.

6. Du skal ikke sende vedlegg i utide. Vedlegg tar masse plass, spesielt når de sendes til mange personer. Gi heller mottaker beskjed om hvor informasjonen kan finnes på for eksempel et intranett. Gjennom linker kan materialet gjøres tilgjengelig for de berørte når de trenger det. Vanlige brev hører ikke hjemme som vedlegg. Legg i stedet teksten direkte inn i selve e-posten

7. Du skal slette mer enn du lagrer. Husk - det er forbløffende mye du mottar som du aldri senere får bruk for. Anslag viser at 75 til 85 prosent av materialet som lagres i arkivskap og -hyller, aldri blir tatt fram igjen.

8. Du skal utvikle gode rutiner for saksbehandling. Når du mottar informasjon, skal du vite hvordan den skal behandles: 1. Kastes 2. Behandles 3. Utsettes 4. Distribueres 5. Lagres. Opprett gjerne mapper for ulike håndteringsmåter. En mer rasjonell og effektiv lagringsstrategi er verdt å overveie.

9. Du skal ikke skjelle ut din neste. Tenk deg godt om før du sender følelsesladde beskjeder. Et par ramsalte muntlige uttrykk glemmes fort. Men det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten, videresendes til andre og bli brukt mot deg senere. Send ikke e-post når du er sint eller utslitt. La sinnet roe seg ned en dag eller to.

10. Du skal si viktige ting ansikt til ansikt. En god, gammeldags samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post, fordi du kan spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon.

11. Du skal holde hviledagen hellig. Når du har ferie, fortjener du fri fra flommen av e-post på jobben.

(Kilde: Steria)