Null kontroll på papirkostnadene

Null kontroll på papirkostnadene

Store pengesummer kunne vært spart om bedriftene hadde hatt bedre styring på bruken av skrivere og kopimaskiner.

I september 2005 kom Gartner med en rapport om såkalt MPS (Managed Printer Services). I denne rapporten råder de mellomstore og store bedrifter til å vurdere strategien på printere, fakser og kopimaskiner. Det kan nemlig være store penger å spare.

Et av de selskapene som tilbyr MPS er Xerox. Bjørn Huseby, selskapets direktør for global services i Norge, forteller at han ser mange eksempler på bedrifter som ikke tar kostnadene med printer, fax og kopimaskiner på alvor.

Skriver-rot

-- Om man ikke har en policy på området vil kostnadene raskt løpe på. Vi gjorde en analysejobb for et større norsk selskap med over et par tusen ansatte. Vi fant ut at de hadde én utstyrsenhet per 1,8 ansatte. Ikke nok med det, disse var også fra en rekke forskjellige leverandører. Bare det å administrere innkjøp av rekvisitter til disse enhetene krever store ressurser, sier Huseby.

Garter ser det største potensialet blant de organisasjonene som gjør sine innkjøp ad hoc. Om innkjøpene også er desentralisert, bedriften har en aldrende maskinpark og de har mye utstyr som ikke er koblet til nettverket - er det på høy tid å gå gjennom mulighetene for besparelser.

Analyseselskapet mener det er mulig å få kontroll og kutte i kostnadene, uten å standardisere. De mener også at en god gjennomgang av mulighetene rundt MPS vil kunne frigjøre it-personell for andre oppgaver og bedre effektiviteten blant de ansatte.

Kuttet 40 prosent

Accenture har i dag en person som de populært kaller "Oljekanna". Det er en Xerox-ansatt som rett og slett går rundt og klapper og godsnakker med alle fakser, printere og kopimaskiner for å sørge for at de virker.

Konsulentselskapet har nemlig satt ut printerløsningene og overlevert eierskapet av enhetene sine til Xerox. De betaler nå for bruken, og leverandøren ordner alt det praktiske.

Hans Otto Hilsen i Accenture mener det er relativt enkelt å oppnå besparelser på dette området.

-- Mange selskaper har en rotete park med alle mulige greier, som egentlig ingen har full oversikt hvor mye koster, sier han.

Når man har en mengde forskjellig utstyr blir også innkjøpene mer kompliserte. I mange tilfeller kjøper de ulike avdelingene inn utstyr uavhengig av hverandre. Samtidig dekkes den enkeltes behov som patroner og papir av rekvisita-budsjettet.

-- Her må man klargjøre ansvaret og standardisere. Å sette ut ansvaret kan være en løsning - slik vi har gjort, sier Hilsen.

Enklere løsninger

Hilsen sier videre at teknologien har jobbet for en standardisering. Multifunksjonsenheter løser både kopi, fax og print. -- Dette har gjort det enklere. I Accenture deler i dag mellom 20 til 50 personer en printer. Printerne samles i et rom for å gjøre vedlikehold enklere.

Også i Accenture var det slik at mange ville ha egne fargeprintere. Selv om de koster lite på eksempelvis Elkjøp, blir regningen høy når selskapet må kjøpe inn blekk til flere hundre forskjellige enheter.

-- Vi har vært fornøyd med å sette dette ut og har kuttet kostnadene med 40 prosent. Men det viktigste er å få en oversikt og å foreta kostnadskalkyler. Da vil man raskt finne ut at innkjøp må sentraliseres og utstyr standardiseres, mener Hilsen.