Den nye elektroniske hverdagen for småbedriftene i Norge

Staten tar mange grep for å redusere papirflommen og effektivisere handel for offentlige virksomheter. Men nye løsninger skaper fort ny forvirring for mange små bedrifter. Vi gir deg en veiledning for hvordan din bedrift kan ta i bruk de nye løsningene.
Elektronisk innrapportering (Alt-Inn prosjektet)

Skattedirektoratet, Brønnøysund og Statistisk sentralbyrå har samarbeidet i to år om en felles elektronisk innrapporteringsløsning for næringslivet. Hensikten er å overføre store deler av dagens pålagte og frivillige papirbaserte skjemaer til internett. I første omgang vil 84 av dagens papirbaserte skjemaer bli gjort tilgjengelig elektronisk.

Eksempler på slike skjemaer er innrapporteringsoppgave av merverdiavgift til Skatteetaten, sykefraværsstatestikk til Statistisk sentralbyrå og innrapportering av årsregnskap til Brønnøysund.

Løsningen skal være tilgjengelig i november i 2003.

Dette må du gjøre:

For å bruke løsningen trenger du i utgangspunktet ikke annet enn en internettilkopling. Men mange av opplysningene som du må taste inn, finnes allerede i dine egne datasystemer. Hvis du ikke ønsker å gjøre inntastingen manuelt, kreves det en integrasjon til dine regnskaps-, lønns-, og personalsystemer.

Hvis dine dataløsninger støtter programmeringsspråket xml og web-tjenester er det enkelt å kople interne systemer mot automatisk innrapportering til Alt-Inn. Etterhvert vil leverandørene av blant annet regnskapssystemer implementere Alt-Inn rapporteringer som en del av selve løsningen. Men det kan ta flere år før disse blir tilgjengelig hos deg. Ønsker du imidlertid å integrere dine løsninger før programvareleverandøren tilbyr det, må du betale for det. Det kan fort koste 20.000 til 30.000 kroner.

Hvis dine løsninger ikke støtter xml og web-tjenester, vil en integrasjon bli adskillig dyrere.

Handel via ehandel.no

Den offentlige markedsplassen ehandel.no ble etablert i 2002. Målet er at offentlige virksomheter skal kunne utføre sine innkjøp mer effektivt ved å handle elektronisk. Til nå har 16 kommuner og offentlige virksomheter knyttet seg til markedsplassen. Mange av disse er store og kjøper inn varer og tjenester for mangfoldige millioner hvert år. Til nå tilbyr 110 leverandører sine varer og tjenester via markedsplassen.

Dette må du gjøre:

For å bli tatt opp som leverandør må du først bli anbefalt av en kjøpende kommune eller annen offentlig virksomhet. Deretter avtaler du artikkelutvalg og priser med kjøper. Da kan eieren av markedsplassen, it-leverandøren IBX, legge dette inn på markedsplassen. Du står fritt til å velge elektronisk format på din varekatalog. For eksempel kan du lage katalogen i excel.

De fleste velger å motta ordrene via epost. I så fall trenger du ikke å bruke penger på dyre konsulenter for en integrasjon av løsningen. Det betinger at du selv klarer å lage din egen varekatalog. Men hvis du ikke ønsker å få ordrene på epost, og heller direkte inn i ditt salgssystem, løper tusenlappene fort. En slik jobb kan fort koste 50.000 til 100.000 kroner.

Å handle via denne markedsplassen er ikke gratis, men inngangsbilletten til ehandel er adskillig billigere enn det var tidligere. For småbedrifter med kun 15 ulike varelinjer, koster det 5.000 kroner i året. Har du opptil 50 varelinjer, må du ut med 10.000 kroner per år.

For leverandører med behov for flere varelinjer enn dette, vil det koste fra 12.000 kroner per år for de enkleste epost ordrene og opptil 80.000 kroner for de mest avanserte integrerte løsningene. Da tar også IBX en transaksjonsavgift på 0,4 til 0,5 prosent av ordrebeløpet. Hvis du for eksempel selger for fem millioner kroner gjennom markedsplassen i året, må du ut med en transaksjonsavgift på minst 20.000 kroner.

Rikstrygdeverket

Trygdeetaten har flere prosjekter som tar sikte på elektronisk innsending av skjemaer som etaten behandler daglig. I hovedsak er det to løsninger som får omfattende betydning for bedrifter.

Den ene løsningen omfatter legekontorer, sykehus og helseinstitusjoner. Nå har man lagt opp til en elektronisk innsendelse av blant annet sykemeldingsattester legeerklæringer og resepter. Tanken er at dette skal erstatte de 3,5 millioner papirblanketter som Trygdeetaten mottar hvert år. Løsningen bygger på sikkerhetssystemet pki (public key infrastructure).

Dette må du gjøre:

Du må ha en elektronisk pasientjournal (det har stort sett alle de 1.840 legekontorene i Norge). I tillegg må du være tilknyttet et sikkert nettverk der meldingene sendes til. Det nye nasjonale helsenettet ivaretar sikkerhetskravene til helsesektoren for digital informasjonsutveksling. Oppkoplingen til dette nettet, med de nødvendige sikkerhetsbarrierer lokalt, koster rundt 25.000 kroner for hvert legekontor. I tillegg løper det driftsutgifter på cirka 35.000 kroner per år.

I 2002 betalte sosial- og helsedirektoratet oppkoplingskostnadene for rundt 500 legekontorer, og for ytterligere 350 i 2003. Etter 2003 er det usikkert om direktoratet har midler til å finansiere slik oppkopling.

For å kunne sende sykemeldinger, resepter, legeerklæringer og andre elektroniske helsedokumenter, trenger legekontorene også en pki med elektroniske sertifikater for digital signatur. Det er for at hver lege skal kunne gi sin unike digitale signatur på dokumentene og at forsendelsen av informasjonen skal gå så sikkert som mulig. En slik smartkort-pakke koster mellom 3.000 og 4.500 kroner for ett legekontor med tre leger.

Men for at du skal slippe å taste inn informasjonen manuelt, bør den integreres med den elektroniske pasientjournalen. Da kan du automatisk hente informasjon som er nødvendig for forsendelse av blant annet sykemeldinger fra pasientjournalen.

Integrasjonsjobben og installasjon av en transportløsning for elektroniske forsendelser, utføres av pasienjournalleverandøren og vil koste rundt 15.000 kroner. I tillegg kommer det vedlikehold på løsningen som vil koste mellom 5.000 og 10.000 kroner per legekontor. Pki-sertifikatene må også oppgraderes annenhvert år. Det er ikke kjent hva det vil koste.

Arbeidsgiverregister

Den andre løsningen til Trygdeetaten er et arbeidsgiverregister (såkalte AA-registeret). Tanken er at alle bedrifter skal melde inn elektronisk hver gang en person blir ansatt eller slutter. Dette skal erstatte et papirskjema som er nødvendig for å sikre de ansattes trygderettigheter.

Denne løsningen er foreløpig ikke helt klar. Men tanken er at dette også er opplysninger som skal gå over internett.