Advarer mot Visma-arkivering

Advarer mot Visma-arkivering

Software Innovation er bekymret for mangel på samhandling mellom aktørene innen kommunal arkivering. Visma tar til motmæle.

Nylig kunne Visma melde at tjenesten Visma Samhandling Arkiv er godgjent til bruk i for offentlige arkiver, i henhold til Noark5-standarden.

Les mer:

Godkjent som arkivar

Bekymret for mangel på samhandling

Software Innovation, som har lang erfaring på fagområdet digitalt arkiv, ønsker en seriøs og tung aktør som Visma velkommen i klubben. Likevel er selskapet bekymret for potensiell mangel på samhandling mellom det personsensitive underlaget fra fagsystemene og øvrig informasjon og dokumenter som oppstår i saksbehandlingen.

- Altfor mange kommuner har gammeldagse systemer som ikke legger til rette for at alt saksbehandlingsunderlag blir arkivert sikkert, enten det er innskanning av dokumenter, eposter eller beslutningsunderlag fra saksbehandling i fagsystemene, sier Halvor Walla, konserndirektør i Software Innovation.

Han forteller at det forekommer manglende arkivering på alle områder i norske kommuner i dag, men at det er positiv utvikling på området.

- Bør samles i en "kommune-hukommelse"

Software Innovation er bekymret for at Vismas fagsystemer ikke samarbeider nok med de ulike leverandørene av arkivsystemer, og at saksbehandlingsunderlaget fra de ulike fagsystemene bør samles i en "kommune-hukommelse".

- Å etablere arkivet som en levende hukommelse for kommunen er det sentrale, sier Walla.

Software Innovations bekymring rundt Vismas initiativ er at det etablerer en "silo" for kommunene hvor det personsensitive underlaget fra fagsystemene arkiveres riktig og autorisert i henhold til krav fra Riksarkivet, men at den ørvige informasjonen og dokumenter som oppstår i saksbehandlingen fortsatt ikke er arkivert.

Det store volumet av arkivverdig materiale er i kommunene som i samfunnet forøvrig, med store mengder epost. Et moderne system for saksbehandling og arkivering vil etablere en virksomhetshukommelse for alt arkivverdig materiale på en sikker måte, også for det personsensitive materialet i fagsystemene i sikker sone, ifølge Software Innovation.

- For kommunene ville det nok vært bedre om Visma med sine fagsystemer samarbeidet tettere med de ulike leverandørene av arkivsystemer slik at saksbehandlingsunderlaget fra de ulike fagsystemene ble samlet i en "kommune-hukommelse", sier Walla.

Han fortsetter med at kommunene da ville slippe unna med et system som er enklere å administrere og drifte. Moderne saksbehandlings- og arkivsystemer må kommunene uansett anskaffe for å kunne arkivere epost korrespondansen fra all kommunens saksbehandling på en sikker måte.

- En "silo" for det arkivverdige materialet som ligger i fagsystemene i sikker sone løser bare delvis de problemene som Riksrevisjonen har påpekt, påpeker Walla.

Han avslutter med å si at dette vil gjøre det enklere for saksbehandlere å benytte kommunens digitale hukommelse.

- Visma tror på åpenhet

Nils Vold, produktdirektør i Visma Unique, er enig i mange av Wallas synspunkter, men deler ikke alle hans bekymringer.

Han ønsker for det første å understreke at alle leverandører til norsk kommunesektor vet at nedriving av "siloer" er sentralt for å understøtte kommunens fremtidige arkitektur.

- For oss er nettopp etablering av Visma Samhandling Arkiv med åpent integrasjonsgrensesnitt et viktig element i dette arbeidet. Parallelt jobber vi med mange andre større tiltak sammen med kommunene, for å rive ned siloer, sier Vold.

Han mener de tradisjonelle sak- og arkivløsningene er silobaserte og for tett koblet til saksbehandlingen.

Løsningene har heller ikke vært egnet for arkivering av sensitive data, og er i tillegg kostbare og kompliserte for kommunene å integrere seg mot.

- Derfor tror Visma på åpenhet, og at saksbehandlingen må utføres i de spesialiserte produksjonssystemene. Det er her verdiskapningen i kommunen skjer, sier Vold.

Arkivering skal ifølge Vold være en naturlig forlengelse av selve saksbehandlingen,

- Det må skilles på arkivering og saksbehandling, og som ledende leverandør i kommunal sektor mener vi dette er fremtiden, legger Vold til.

Enig i manglende samhandling

Visma er enige med Software Innovation: Sikker arkivering av dokumenter, informasjon og saksbehandlingsunderlag i kommunene er viktig for samfunnet og for rettsikkerheten til både innbyggere og virksomheter.

Det er derfor, sier Vold, at Visma Samhandling Arkiv er lansert som frittstående Noark5-arkivkjerne mot fagsystem i kommunens sikre sone, med tilhørende åpent integrasjonsgrensesnitt.

- Alle fagsystemleverandører er velkommen til å integrere seg mot kjernen. Vi leverer løsninger ferdig integrert mot egne fagløsninger, sier Vold.

Han fortsetter med å si at fagsystemer som driftes i sikker sone er fullstendig dokumentbærende. Dette vil si at all saksbehandling og underlag for denne skjer innenfor den sikre sonen.

- Slik må det være for å opprettholde rettsikkerheten for behandling av personsensitiv informasjon, og arkivering av denne. Software Innovations bekymring for mangel på samhandling mellom personsensitivt underlag i fagsystem og øvrig informasjon som oppstår i saksbehandlingen virker derfor unødvendig, sier Vold.

Manglende hukommelse

Software Innovation er bekymret for mangel på "kommune-hukommelse". Vold påpeker at moderne tjenesteorienterte arkitektur støtter behovet for informasjonsdeling uavhengig av hvor informasjonen lagres.

- Visma har denne arkitekturen som en helt sentral pilar i vår kommunesatsing, sier Vold.

Som nevnt har kommuner helt frem til nå nylig hatt utfordringer med å lagre informasjon digitalt i sikker sone.

- Med Visma Samhandling Arkiv får kommunene endelig mulighet for å lagre informasjon fra produksjonssystemer som driftes i sikker sone, og et verktøy til å oppfylle myndighetskrav knyttet til arkivering i henhold til de mangler som riksrevisjonens rapport påpekte i fjor høst, sier Vold.

Han avslutter med å si at signaler fra markedet sier at dette har vært svært etterlengtet.

Noark5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Standarden skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Noark5 er den siste utgaven av Noark-standarden. Den ble publisert i 2008, og ble Noark5 versjon 3 er gjeldende fra og med 1. mars 2011.

Computerworld presiserer:

Denne artikkelen ble først publisert under tittelen "Advarer mot Vismas fagsystemer". Halvor Walla i Software Innovation har etter dette tatt kontakt med redaksjonen for å presisere enkelte sider ved saken. Han skriver i en epost til Computerworld at Visma lager utmerkede fagsystemer for ulike fagområder i kommunal sektor, men at strategien med å tilby en egen løsning for Noark5-arkivering i sikker sone bekymrer Software Innovation. "Kjernen i debatten mellom oss og Visma er at Visma tilbyr en løsning som dekker kun en andel av de arkiveringsutfordringer som Riksrevisjonen har påpekt." Han skriver også at en kommune som anskaffer Vismas løsning må anskaffe to systemer for tilfredsstille Riksrevisjonen og Riksarkivet sine krav, mens de kunne klart seg med ett.

Vi har valgt å endre overskriften til "Advarer mot Visma-arkivering", i tråd med dette.