Bytter post-it lapper med berøringsskjerm

Mattias Hällström har forsket på rollen det sosiale aspektet spiller i arbeidslivet i mange, mange år - spesielt er det sosial prosjektledelse, eller Social Project Managment, som interesserer Hällström mest.

Når man skal jobbe sosialt er det viktig å velge det rette arbeidsverktøyet som kan fange energien mennesker får når de samarbeider, mener han.

For å bidra på feltet, grunnla Hällström bedriften Projektplace, hvor han i dag er leder for forskning- og utvikling.

Nå har samhandlingsprogramvaren til Projectplace nylig vært igjennom en fullstendig overhaling, hvor gammel kode er erstattet med ny, og nye funksjoner er lagt til.

Blant annet Action Board - Hällströms digitale visjon av prosjekttavlen.

Visualisering gir åpenhet

Visualisering har mange fordeler slik det brukes i de forskjellige Lean-metodene som Scrum og programvare-orienterte Kanban.

Blant annet bidrar visualisering til å enkelt finne områder som bør prioriteres. samtidig som prosjektledelsen ikke bør være nødt til å forstyrre medlemmene for å beholde oversikt over fremgangen.

- Grunnlaget er at alt som gjøres, skal vises. Det er det som gjør at sjefene opplever at de har kontrollen, og kan se det som skjer uten å ta de ansattes tid med rapporter og lignende, sier Hällström.

Også prosjektdeltakere nyter godt av denne åpenheten, for visualisering gjør det enkelt for alle medlemmene å se hva andre arbeider med, og hvilke oppgaver som bør prioriteres.

Samtidig er det enkelt å komme med individuelle initiativer uten at prosjektledere føler at de mister kontrollen over prosjektet når alle oppgavene er synlige for alle prosjektmedlemmene.

- Som en del av arbeidet må de fleste berørte planlegge hva som skal gjøres, og derfor er det viktig med god planleggingsfunksjonalitet, ettersom det samtidig øker både engasjement og ansvarliggjøring, bemerker Hällström.

- Det viktigste er jo å involvere alle de involverte i prosjektet, legger han til.

Generell tilnærming

De forskjellige Lean-inspirerte metodene er i grunnen veldig like, og visualiseringstavlen dekket i post-it lapper er felles for alle.

- Jeg tror man trenger både spesialiserte og generelle løsninger. Vi satser på den generelle, det passer oss bra. Kanskje blir det spesialisering etter hvert, sier Hällström.

I stedet for å prioritere én av metodene har Hällström og Projectplace altså valgt en generell løsning med Action Board.

- Vi kaller vår løsning Action Board for å tydliggjøre at det handler om å koordinere arbeid, sier Hällström.

Han legger til at han slett ikke ser bort i fra spesifikke moduler i Action Board for de forskjellige metodene i fremtiden, men at selskapet vil se tiden litt an, og finne ut om det er ønskelig med slike utvidelser eller ei.

Prosjektstyring på nettbrett

Prosjektplace installerte nylig en enorm berøringsskjerm på selskapets kontor i Stockholm, som skal brukes med Action Board.

- Vi bruker en 70-tommers tv fra en Ipad via Airplay, sier Hällström.

- Det er veldig lekkert, legger han til med et smil.

Han innrømmer at funksjonen ikke er unik for Projectplace, men han synes Action Board er elegant.

- Dette med digital prosjektavle er fremtiden, og kommer nok til å bli vanlig ut i løpet av to til fem år, mener Hällström.

Han tror prosjektmøtene vil komme til å bli mer og mer digitale, og man etter hvert vil komme til å samles rundt berøringsskjermen på møterommet istedet for å henge opp en masse lapper, som både krever fysisk tilstedeværelse og orden.

- I tillegg vil vi på den måten ha gode forutsetninger for å digitalisere og sosialisere prosjektsamhandlingen ved at nettbaserte verktøy, som Projectplace, samler informasjonen og sikrer tilgang overalt - hele tiden, selv når du ikke sitter på møterommet og har fysisk tilgang til lappene på veggen, sier Hällström.

Da gjenstår det bare å overbevise skandinaviske prosjektmedlemmer å droppe post-it lappene og heller skaffe seg netbrett og berøringsskjerm.

- Når man ser det i drift, så forstår man, avslutter Hällström.

Se video: Mattias Hällström demonstrerer Action Board på berøringsskjerm