Derfor tar Forsvars-Sap lang tid

På 90-tallet bestemte Forsvaret seg å konvertere de fleste systemene til Sap.

Beslutningen fikk ikke jubel fra alle hold, men organisasjonen har fra 2003 utviklet seg til å bli en av de fremste forbrukerne av Sap-lisenser i Norge. Alle ansatte i Forsvaret benytter seg på en eller annen måte av Sap, om det så bare er for å logge ferien sin. I tillegg er det flere tusener såkalte "tunge brukere" med mer sentrale oppgaver innenfor økonomi og materiellforvaltning.

- Det har vært en stor jobb å konvertere både dataene, systemer og kompetansen til Sap, sier Jan Morten Solhaug, fungerende sjef i DVU.

Drift og videreutvikling (DVU) er Forsvarets forvaltningsorganisasjon for produksjonssatt Fif (Felles integrert forvaltningssystem), det vil si Sap og tilknyttede forvaltningssystemer. Avdelingen har 140 ansatte, de fleste i Oslo, tillegg til små avdelinger på Lillehammer og i Bergen.

It som styringsverktøy

Omorganiseringen har tatt tid og krefter. Langt fra alle var, og er fortsatt, fornøyde med løsningene som har blitt innført. Det handler om Forsvarets kompleksitet.

- Vi kommer fra en verden der alle avdelinger hadde styringsmakt til innkjøp og valg av systemer. Vi startet på 90-tallet med et sterk fragmentert bilde, hvor alle hadde sine løsninger. Samspillet mellom løsningene var dårlig. På toppen var det veldig vanskelig å trekke ut enhetlig styringsinformasjon, sier Solhaug.

Los-programmet fikk ansvar for utvikling og innføring av et Felles integrert forvaltningssystem (Fif) i Forsvaret. Innføringen av Fif skulle bidra til å støtte utviklingen av Forsvaret i retning av et moderne og fleksibelt innsatsforsvar.

Los-programmets oppgaver omfatter innføring av felles integrerte prosesser understøttet av erp-systemet Sap. Los-programmet består av flere enkeltstående prosjekter som trinnvis innfører Fif i Forsvaret. Det siste som ble ferdigstilt er økonomisystemet.

At Sap ble valgt som leverandør av erp-systemene fikk ikke udelt medhold av de ansatte i it-avdelingen rundt omkring. Særlig personer med annen kompetanse, som Oracle og IFS, følte at de ble satt ut av spill.

- Det har vært en utfordrende oppgave å bygge nødvendig Sap-kompetanse. Organisasjonen består av alt fra unge 25-åringer til de som har jobbet her lenge. Sap er karrieremessig interessant for personellet i organisasjonen. De som ønsket å jobbe med noe annet har stukket av i prosessen, sier Solhaug.

Lønn og regnskap

Sap-løsningen som DVU drifter og videreutvikler håndterer styring og ledelse, økonomi, lønn og regnskap, HMS og deler av Forsvarets forsyning - i tillegg til forvaltning av 100 tilknyttede systemer. Forvaltningssystemene skal i hovedsak erstattes av ny funksjonalitet i Sap.

- En utfordring er å bli kvitt de gamle systemene. Sap kan overta mye, men om og når vi klarer å få skrudd av alle øvrige forvaltningssystemer gjenstår å se. Det vil uansett være behov for å bygge grensesnitt og etablere samspill med resten av it-systemene i Forsvaret.

Ifølge Solhaug var det få som jobber i avdelingene som var tilhengere av Sap da de startet arbeidet.

- Vedtak om Sap tas sjelden på avdelingsnivå, men av toppledelse, som ønsker oversikt.

Fra forsvarspølse til forsvarsburger. Les mer på neste side!